机关单位档案管理规范与执行制度

机关单位档案管理规范与执行制度机关单位档案作为机关工作活动的历史记录，承载着单位职能运行的原始凭证和智慧结晶，其管理水平直接关系到工作的连续性、规范性和历史传承。建立健全并严格执行档案管理规范与执行制度，是机关单位提升治理能力、保障高效履职的基础性工作。本文旨在从档案管理的重要性出发，系统阐述机关单位档案管理的核心规范、执行路径及保障措施，以期为提升机关档案工作科学化、规范化水平提供参考。一、机关单位档案管理的重要性与基本原则机关单位档案是机关在履行职能、开展各项工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是机关工作的真实反映和历史凭证，也是制定决策、指导工作、开展研究的重要依据。规范机关档案管理，对于维护机关历史真实面貌、保障工作有序开展、促进依法行政、服务经济社会发展具有不可替代的作用。机关单位档案管理应遵循以下基本原则：*统一领导，分级管理：坚持在单位统一领导下，明确档案工作的责任部门和岗位职责，形成一级抓一级、层层抓落实的管理格局，确保档案工作有序开展。*完整准确，真实可靠：档案材料的收集、整理、归档必须保证其完整性、准确性和真实性，杜绝虚假、残缺、涂改现象，确保档案的凭证价值和参考价值。*依法管理，安全保密：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，建立健全保密制度，落实保密措施，确保档案实体和信息安全。*规范有序，便于利用：按照标准化、规范化要求进行档案的收集、整理、保管和利用，优化检索体系，简化利用手续，最大限度地发挥档案的服务功能。二、机关单位档案管理的核心规范（一）文件材料的形成与收集文件材料的形成是档案管理的源头。机关单位应加强对日常工作中形成的各类文件材料的管理，确保应归档文件材料的及时、完整收集。1.形成规范：机关工作人员在公务活动中形成的文件材料，应符合国家及本单位关于公文处理的规定，做到格式规范、内容准确、手续完备。2.收集及时：各项工作完成后，承办人员应将办理完毕的文件材料及时整理，按照规定向本单位档案管理部门或档案工作人员移交，避免文件材料的散失。3.收集范围：明确文件材料的归档范围，既包括机关在行政管理、业务活动中形成的具有保存价值的各类正式文件，也包括重要的会议记录、调研材料、统计报表、合同协议等。临时性、事务性的通知、便条等无查考价值的材料，可不纳入归档范围。（二）档案的整理与归档整理与归档是档案管理的关键环节，直接影响档案的质量和利用效率。1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。通常按照年度、组织机构（或问题）、保管期限进行分类整理。2.分类方法：可采用年度为主，结合组织机构或问题的分类方法。对于专业性较强的业务档案，可按照业务性质进行分类。3.组卷（件）与排列：将经过分类的文件材料，按照一定的逻辑关系组成案卷或单件。卷内文件应按照其形成时间或重要程度进行有序排列。4.编目与装订：对整理好的案卷或单件，进行编号、填写卷内文件目录、备考表，并按照规定进行装订，做到结实整齐、便于翻阅。5.归档要求：归档文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合归档条件。电子文件的归档应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（三）档案的保管与保护档案的保管与保护是维护档案安全、延长档案寿命的重要保障。1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安防设施。2.日常管理：建立档案库房管理制度，严格执行入库登记、出库归还手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。3.保护措施：对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。重要档案可采取异质备份、异地备份等方式进行保护。积极采用先进的档案保护技术和设备。4.保密管理：严格执行国家保密法律法规，划定档案密级，明确保密期限。涉密档案的管理、传递、利用应严格遵守保密规定，防止泄密事件发生。（四）档案的利用与服务档案的利用与服务是档案工作的出发点和落脚点，旨在充分发挥档案的价值。1.利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、审批程序和利用要求。单位内部人员利用档案，应履行相应手续；外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经批准后方可查阅。2.利用方式：可提供档案原件查阅、复制件借阅、档案证明出具、信息咨询等服务。鼓励利用数字化档案，提高利用效率和便利性。3.利用纪律：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。4.服务优化：档案管理人员应树立服务意识，热情接待查阅者，积极提供帮助，努力提高服务质量和水平。（五）档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁是档案管理的最后环节，旨在剔除失去保存价值的档案，优化档案资源。1.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、业务部门代表及档案专业人员组成。2.鉴定标准：依据国家有关档案保管期限的规定和本单位档案的实际价值，对已到保管期限的档案进行价值鉴定，确定其存毁。3.销毁程序：对经鉴定确无保存价值的档案，应编造销毁清册，报单位领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。具有永久保存价值的档案，应按规定向同级国家综合档案馆移交。三、机关单位档案管理的执行保障（一）加强组织领导机关单位应将档案工作纳入重要议事日程，明确分管领导，确定档案管理部门（或指定专人负责），确保档案工作有人抓、有人管。定期研究档案工作中的重大问题，为档案工作开展提供必要的条件。（二）健全制度体系在国家法律法规框架下，结合本单位实际，制定和完善档案管理实施细则、归档范围和保管期限表、档案利用、保密、安全、鉴定销毁等一系列配套制度，形成覆盖档案管理全过程的制度体系，并确保制度的科学性和可操作性。（三）强化队伍建设配备政治素质高、业务能力强、责任心强的专（兼）职档案工作人员，并保持队伍相对稳定。加强对档案工作人员的业务培训和继续教育，学习档案法律法规、专业知识和技能，不断提升其综合素质和履职能力。（四）落实监督检查建立档案工作监督检查机制，定期对本单位及所属单位的档案管理工作进行检查和指导，及时发现和纠正存在的问题。将档案工作纳入年度考核和目标管理，确保各项制度落到实处。（五）保障经费投入合理安排档案工作经费，保障档案库房建设与维护、档案设备购置、档案整理、数字化建设、人员培训、档案保护与修复等工作的资金需求。（六）推进信息化建设积极适应信息化发展要求，将档案信息化建设纳入单位信息化总体规划，配备必要的软硬件设施，推进档案数字化加工和管理系统建设，实现档案资源的高效管理和共享利用，提升档案管理现代化水平。四、持续改进与发展机关单位档案管理是一项长期而系统的工作，需要与时俱进，持续改进。各单位应定期对档案管理工作进行总结评估，学习借鉴先进经验和做法，不断优化管理流程，创新服务方式。同时，要密切关注档案工作的新法规、新政策