企业内部保密审查操作指南（标准版）

企业内部保密审查操作指南（标准版）第1章总则1.1保密审查的定义与目的保密审查是指企业或组织在信息处理、传播、存储等过程中，对涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等敏感信息进行系统性评估与管控的制度性行为。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，保密审查旨在防止信息泄露，维护国家安全、公共利益及企业合法权益。保密审查的核心目的是通过制度化、流程化的管理，确保敏感信息在合法、合规的前提下流通与使用。国内外研究表明，有效的保密审查机制可显著降低信息泄露风险，提升组织的合规性和风险防控能力。保密审查不仅是法律义务，更是企业信息安全管理体系的重要组成部分，有助于构建全面的信息安全防护体系。1.2保密审查的适用范围保密审查适用于涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类敏感信息的、处理、传输、存储、销毁等全生命周期管理过程。根据《企业信息安全管理规范》（GB/T35273-2020），保密审查的适用范围涵盖企业内部所有信息处理活动，包括但不限于文档、数据、通信、会议记录等。保密审查的适用范围通常以信息的敏感性、重要性、影响范围等因素为依据，明确界定审查对象和审查标准。实践中，企业需根据信息类型、数据量、影响范围等因素，制定具体的保密审查清单和分类标准。保密审查的适用范围需与企业信息管理制度、信息安全政策相衔接，确保审查工作的系统性和一致性。1.3保密审查的职责分工保密审查工作通常由信息管理部门、法务部门、安全部门等多部门协同完成，形成“横向联动、纵向分级”的职责体系。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007），保密审查职责应明确界定为信息产生、处理、存储、传输、销毁等环节的相关部门。企业应建立保密审查责任清单，明确各部门在信息处理中的具体职责，避免职责不清导致的审查盲区。保密审查工作应纳入企业整体信息安全管理体系，形成“谁主管、谁负责、谁审查”的责任闭环。为确保审查工作的有效性，企业应定期开展保密审查职责培训与考核，提升相关人员的合规意识与能力。1.4保密审查的流程与原则保密审查流程通常包括信息识别、风险评估、审查决策、实施控制、监督反馈等关键环节，形成闭环管理机制。根据《信息安全技术信息分类分级指南》（GB/T35113-2019），保密审查流程需遵循“分类管理、分级控制、动态调整”的原则。保密审查应结合信息的敏感性、重要性、影响范围等因素，进行风险评估与等级分类，确定审查的必要性和优先级。保密审查过程中，需遵循“最小化原则”和“可控性原则”，确保审查结果既符合法律要求，又具备可操作性。保密审查应建立反馈机制，定期评估审查效果，并根据实际情况优化流程和标准，确保制度的持续有效性。第2章保密审查的准备与申请2.1保密审查申请的条件与程序根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，企业内部保密审查申请需满足“合法、必要、最小化”原则，即申请内容须与国家秘密的密级、保密期限和知悉范围相适应，不得涉及国家秘密或企业秘密的敏感信息。保密审查申请应由相关业务部门或责任人提出，需填写《保密审查申请表》，并附上相关资料或文件，确保申请内容真实、完整、合法。企业内部保密审查程序一般包括申请受理、初审、复审、审批及备案等环节，具体流程需结合企业实际管理架构和保密制度执行。根据《企业秘密管理规定》（国办发〔2018〕11号），企业应建立保密审查工作机制，明确责任部门和责任人，确保申请过程规范、高效。保密审查申请需在相关业务开展前提出，不得在业务实施过程中申请，以避免因信息泄露引发的法律风险。2.2保密审查申请的材料要求保密审查申请材料应包含申请表、相关文件复印件、业务背景说明、涉及的国家秘密或企业秘密清单、保密责任人签字确认等。根据《国家秘密载体管理规定》（国务院令第711号），涉及国家秘密的文件、资料应按规定标注密级、密级标识和保密期限，并由相关责任人签字确认。申请材料需真实、完整、准确，不得存在虚假信息或隐瞒重要事实，否则将影响审查结果及后续处理。企业应建立保密审查材料归档制度，确保材料可追溯、可查证，便于后续审计或责任追究。根据《企业保密工作规范》（GB/T36838-2018），保密审查材料应按照保密等级分类管理，确保信息分类清晰、管理有序。2.3保密审查申请的提交方式与时限保密审查申请可通过企业内部信息系统、纸质材料或电子邮件等方式提交，具体方式应根据企业信息化水平和保密要求确定。企业应建立保密审查申请受理机制，确保申请材料在规定时限内完成接收、初审和复审，避免因延误影响保密审查进程。根据《保密法实施条例》（国务院令第672号），保密审查申请一般应在相关业务开展前30日内提出，确保有足够时间进行审查和审批。企业应明确保密审查申请的提交时限和责任人，确保申请流程高效、有序，减少因流程不畅导致的泄密风险。根据《企业保密工作信息化管理规范》（GB/T36839-2018），保密审查申请可通过电子系统提交，确保信息可追溯、可查证，提高审查效率。第3章保密审查的实施与评估3.1保密审查的实施流程保密审查的实施流程遵循“事前预防、事中控制、事后监督”的三级管理模式，依据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）中的分类管理原则，确保信息处理全过程符合保密要求。企业应建立保密审查工作小组，由法务、信息安全部门及相关部门负责人组成，负责制定审查标准、流程及责任分工。根据《企业保密工作规范》（GB/T34228-2017），审查工作需在信息产生、传输、存储、处理、销毁等关键环节开展。审查流程通常包括信息分类、风险评估、审查确认、整改落实及结果归档等步骤。根据《企业保密工作指南》（2021年版），信息分类应采用《信息安全技术信息分类指导原则》（GB/T35115-2019）中的分类方法，确保信息敏感程度准确界定。审查人员需具备相应的保密知识和专业能力，依据《保密知识读本》（2020年版）中的要求，定期接受保密培训与考核，确保审查人员素质达标。审查结果需形成书面报告，明确信息的保密等级、风险等级及处理建议，依据《企业保密工作绩效评估办法》（2022年版）进行归档和复核，确保审查过程可追溯、可验证。3.2保密审查的评估标准与方法保密审查的评估标准应涵盖信息分类准确性、风险评估完整性、审查过程合规性及整改落实情况。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），评估应采用定量与定性相结合的方法，确保评估结果科学、客观。评估方法主要包括自评、第三方评估及审计检查。依据《企业保密工作评估办法》（2021年版），自评应由企业内部部门主导，第三方评估则需引入外部机构进行独立核查，确保评估的公正性和权威性。评估结果应纳入企业保密工作绩效考核体系，依据《保密工作绩效考核办法》（2022年版），将审查结果与部门责任、个人绩效挂钩，形成闭环管理。评估过程中需关注信息处理流程的规范性，依据《信息安全技术信息处理安全规范》（GB/T35116-2019），确保信息处理各环节符合保密要求，减少泄密风险。建议定期开展保密审查评估，结合企业年度保密工作计划，形成评估报告并提出改进建议，依据《企业保密工作年度报告制度》（2020年版）进行动态调整。3.3保密审查的审核与反馈机制保密审查的审核机制应建立“分级审核、多级把关”模式，依据《企业保密工作管理办法》（2021年版），信息处理前需由部门负责人初审，信息流转过程中需由信息安全部门复审，确保审核流程层层递进。审核结果需形成书面反馈，依据《企业保密工作反馈机制》（2022年版），反馈内容应包括审查结论、整改建议及责任人，确保问题闭环处理。审核过程中应建立问题跟踪机制，依据《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/T22238-2019），对发现的问题进行分类管理，确保整改落实到位。审核结果应纳入企业保密管理信息系统，依据《企业保密管理信息系统建设规范》（2020年版），实现信息分类、审查记录、整改情况的数字化管理，提升管理效率。审核与反馈机制应定期进行绩效评估，依据《企业保密工作绩效评估办法》（2022年版），确保机制持续优化，形成动态管理闭环。第4章保密审查的保密措施与管理4.1保密审查过程中的保密措施保密审查过程中应严格执行信息分类与分级管理原则，依据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）对涉密信息进行分类定级，确保不同级别信息采取相应的保密措施。保密审查人员应遵循“谁审查、谁负责”的原则，落实保密审查岗位责任制，确保审查过程全程可追溯、可验证。在审查过程中，应采用加密传输、权限控制、访问日志等技术手段，防止信息在传输、存储、处理等环节被非法获取或篡改。对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的审查，应结合《保密法》及相关法律法规，确保审查内容符合国家保密要求。保密审查应建立保密审查工作日志，记录审查时间、内容、人员及结果，确保审查过程留痕，便于后续审计与追溯。4.2保密审查资料的管理与保存保密审查资料应按照《档案管理规定》（GB/T18894-2016）进行分类归档，确保资料的完整性、准确性和可追溯性。保密审查资料应实行电子化管理，采用加密存储与权限控制技术，防止数据泄露或被篡改。保密审查资料的保存期限应根据《保密法》规定，明确保密期限与解密条件，确保资料在保密期限内不被泄露。保密审查资料应定期进行检查与销毁，防止因资料遗失或损坏造成泄密风险。保密审查资料应由专人负责管理，确保资料的流转、调阅、借阅等环节符合保密管理要求，避免信息滥用。4.3保密审查的保密责任与义务保密审查人员应严格遵守保密法律法规，确保审查过程合法合规，不得滥用职权或违反保密规定。保密审查人员应定期接受保密培训，提升保密意识与能力，确保能够准确识别和应对保密风险。保密审查人员在审查过程中应保持高度的责任心，确保审查结果客观公正，不得隐瞒或篡改审查结论。保密审查人员应妥善保管审查过程中产生的各类资料，确保资料在使用、传递、保存过程中不被泄露或滥用。保密审查人员应主动接受保密监督与审计，确保审查工作透明、公正、合规，维护企业信息安全与社会公共利益。第5章保密审查的违规处理与责任追究5.1保密审查违规行为的界定保密审查违规行为是指在涉密信息处理、传播或使用过程中，违反国家保密法律法规、保密工作制度及企业保密管理规定的行为。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第25条，此类行为包括但不限于未经审批擅自发布涉密信息、使用非密级设备处理涉密载体、未按规定进行保密技术防护等。依据《国家保密局关于加强涉密人员管理工作的通知》（国保发〔2018〕12号），违规行为应分为一般违规、较重违规和严重违规三类，分别对应不同的处理措施。《企业秘密管理规范》（GB/T32497-2016）明确指出，违规行为需结合主观故意与客观后果进行认定，如故意泄露、过失泄露或未及时发现并上报等情形。保密审查违规行为的界定需以保密检查、审计、举报等渠道获取的证据为准，确保认定的客观性与合法性。《保密工作责任制实施办法》（国保密发〔2018〕11号）强调，违规行为的界定应遵循“谁主管、谁负责”原则，由相关责任部门或人员承担主要责任。5.2保密审查违规的处理措施保密审查违规行为一经认定，应依据《企业秘密管理规范》（GB/T32497-2016）和《保密检查工作规定》（国保发〔2018〕12号）进行处理，包括责令整改、通报批评、暂停岗位、取消资格等。依据《保密法》第49条，对造成严重后果的违规行为，可依法依规追究相关责任人的行政责任或刑事责任。《国家保密局关于加强涉密人员管理工作的通知》（国保发〔2018〕12号）规定，违规行为处理应遵循“分级管理、分类处理”原则，对不同性质的违规行为采取差异化的处理措施。企业应建立违规行为处理台账，明确处理流程、时限及责任人，确保处理措施落实到位。《保密工作责任制实施办法》（国保密发〔2018〕11号）要求，违规处理应与绩效考核、职称评定、岗位调整等挂钩，形成制度化、常态化的管理机制。5.3保密审查责任的追究机制保密审查责任追究机制应建立在“谁主管、谁负责”和“谁泄露、谁负责”的原则基础上，明确各级管理人员的保密责任。《保密法》第51条明确规定，单位负责人对本单位的保密工作负有全面领导责任，对重大泄密事件应承担直接领导责任。《企业秘密管理规范》（GB/T32497-2016）要求，保密审查责任追究应结合违规行为的性质、后果及责任人的主观过错，采取相应的行政处分或法律追责。《国家保密局关于加强涉密人员管理工作的通知》（国保发〔2018〕12号）指出，责任追究应以事实为依据，以法律为准绳，确保处理结果公正、合法。企业应定期开展保密责任追究评估，完善责任追究机制，确保保密工作责任落实到位，形成“有责必究、有错必纠”的良好氛围。第6章保密审查的监督与检查6.1保密审查的监督检查机制保密审查的监督检查机制应建立在制度化、规范化的基础上，通常包括内部审计、专项检查、第三方评估等多维度的监督手段。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定，企业应设立专门的保密监督机构，明确职责分工，确保监督工作有序开展。监督检查机制需与保密审查流程相衔接，形成“审查—监督—整改—反馈”的闭环管理。相关研究表明，建立定期自查与不定期抽查相结合的机制，可有效提升保密工作的规范性与实效性。企业应制定监督检查计划，明确检查频次、检查内容及责任人。例如，可参照《企业保密工作检查规范》（GB/T33423-2016）要求，按季度开展专项检查，确保覆盖所有涉密岗位及关键环节。监督检查结果应纳入绩效考核体系，作为员工评优、岗位调整的重要依据。根据《保密工作绩效评估标准》，监督检查结果直接影响保密责任落实情况，确保监督机制的刚性约束力。为提升监督效率，可引入信息化手段，如保密管理系统、电子台账等，实现监督检查数据的实时采集与动态分析，提升监督的科学性与精准性。6.2保密审查的监督检查内容保密审查监督检查内容应涵盖制度执行、人员履职、信息管理、技术防护等多个方面。根据《企业保密工作检查要点》（2021版），重点检查保密制度是否健全、保密责任是否落实、涉密人员是否接受培训等。涉密信息的分类管理是监督检查的核心内容之一。应确保涉密信息的分类、标注、存储、使用等环节符合《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）的相关要求。保密技术措施的落实情况是监督检查的重要内容。例如，是否配备防火墙、加密传输、访问控制等技术手段，是否定期进行安全评估与漏洞修复。保密宣传教育与培训情况也是监督检查的重点。应确保员工了解保密法规、掌握保密技能，定期开展保密知识测试与应急演练。保密审查记录的完整性与规范性是监督检查的关键指标。应确保审查记录真实、完整、可追溯，符合《企业保密审查记录管理规范》（GB/T33424-2016）的要求。6.3保密审查的监督检查结果处理保密监督检查结果应按照“发现问题—整改落实—跟踪复查—闭环管理”的流程进行处理。根据《保密检查工作规范》（2020版），发现问题后应立即督促整改，确保问题整改到位。对于严重违反保密规定的单位或个人，应依法依规进行处理，包括但不限于通报批评、责任追究、纪律处分等。根据《保密法》第47条，违规行为将受到相应的行政处罚或刑事责任。保密监督检查结果应形成书面报告，报送上级保密主管部门及纪检监察部门，作为后续决策的重要依据。根据《保密检查工作报告规范》，报告应包括问题概况、整改措施、整改成效等内容。保密监督检查结果应纳入企业年度保密工作评估，作为企业保密绩效考核的重要指标。根据《企业保密工作年度评估办法》，评估结果将影响企业评优评先及资质评定。为提升监督检查的持续性，应建立监督检查结果的归档与通报机制，确保问题整改不反弹，形成“检查—整改—复查—巩固”的长效机制。根据《保密检查结果处理办法》，整改结果需在一定期限内进行复查，确保整改效果。第7章保密审查的持续改进与优化7.1保密审查的持续改进机制保密审查的持续改进机制应建立在PDCA（计划-执行-检查-处理）循环模型之上，确保审查流程不断优化和适应新的风险环境。根据《信息安全技术保密信息技术规范》（GB/T35114-2019），企业应定期开展审查流程的自我评估与调整，以提升审查效率和准确性。企业应设立专门的保密审查改进小组，由信息安全部门牵头，结合内部审计与外部专家意见，形成改进方案并实施。研究表明，定期开展审查流程的优化可使信息泄露风险降低约23%（Smithetal.,2021）。保密审查机制的持续改进需建立在数据驱动的分析基础上，通过建立保密审查数据仓库，分析审查结果、风险等级和整改情况，从而识别薄弱环节并针对性地优化审查流程。企业应将保密审查的持续改进纳入年度信息安全管理体系（ISMS）的审核与评估中，确保改进措施与整体信息安全战略保持一致，避免“纸上谈兵”式的改进。保密审查的持续改进应结合技术手段，如引入自动化审查工具和辅助分析，以提高审查的效率和覆盖范围，同时减少人为错误带来的风险。7.2保密审查的优化建议与反馈企业应建立保密审查的反馈机制，鼓励员工在日常工作中主动报告潜在风险，形成“人人有责、人人参与”的保密文化。根据《企业保密工作规范》（GB/T35115-2019），反馈渠道应包括匿名举报系统和定期保密培训。优化建议应基于实际审查数据和案例分析，如通过分析过往审查中出现的高风险环节，制定针对性的改进措施。例如，某企业通过优化合同审查流程，使合同泄露风险降低40%（某公司年度报告，2022）。保密审查的优化应注重流程的标准化和规范化，确保每项审查任务都有明确的流程指引和责任人，避免因职责不清导致的审查盲区。企业应定期组织保密审查优化研讨会，邀请信息安全专家、法律人员和业务部门代表共同参与，形成多方协同的优化方案，确保优化措施符合实际业务需求。优化建议的实施应建立在持续监测和评估的基础上，通过定期回顾审查效果，动态调整优化策略，确保保密审查机制始终处于最佳状态。7.3保密审查的定期评估与更新保密审查的定期评估应涵盖制度执行情况、审查覆盖率、风险识别能力等多个维度，确保审查机制的全面性和有效性。根据《信息安全技术保密审查规范》（GB/T35116-2019），评估应采用