2026年共享办公空间运营公司档案综合管理制度

2026年共享办公空间运营公司档案综合管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司档案管理工作，保障档案的完整性、安全性、可用性，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等各环节管理要求，充分发挥档案在共享办公空间运营决策、风险管控、合规经营等工作中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合共享办公行业运营特点及公司实际经营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间运营全流程产生的各类档案的管理工作，涵盖档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁及电子档案管理等全部环节，公司各部门及全体参与档案形成、管理的人员均需严格遵守。第三条基本原则全程管控原则：档案管理覆盖从形成到销毁的全生命周期，确保每一份档案均有明确的管理轨迹，无遗漏、无失控环节。真实完整原则：档案内容需如实反映共享办公运营实际情况，不得篡改、伪造、缺失关键信息，确保档案的原始性和完整性。安全保密原则：建立分级保密机制，对涉及租户隐私、公司财务数据、商业机密的档案严格管控，防止信息泄露、丢失、损毁。规范统一原则：档案的分类、编号、整理、归档格式等执行统一标准，确保不同部门、不同办公空间的档案管理规范一致。便捷利用原则：在保障安全的前提下，优化档案借阅、查询流程，提高档案利用效率，为运营决策、问题核查、合规审计提供有效支撑。动态更新原则：结合共享办公业务拓展、政策调整等情况，及时补充完善档案管理范围和标准，适配公司运营发展需求。第四条管理职责行政部：作为档案管理的归口部门，负责制定并修订档案管理制度，统筹公司档案管理工作，配备专职档案管理员，监督各部门档案管理执行情况，组织档案保管、鉴定、销毁等工作。各业务部门：负责本部门职责范围内档案的形成、收集、初步整理，指定兼职档案员，按要求向行政部移交归档材料，配合行政部开展档案核查、利用等工作。档案管理员：负责档案的接收、分类、编号、归档、保管，建立档案管理台账，办理档案借阅、归还手续，定期检查档案保存状况，及时处理档案损坏、丢失等异常情况。管理层：审批档案管理制度修订、重要档案销毁、档案保密等级调整等重大事项，保障档案管理所需人力、物力、财力投入。第二章档案分类与归档范围第五条档案分类运营管理档案：指共享办公日常运营产生的档案，包括租户档案（入驻申请、资质审核材料、租赁合同、退租手续等）、工位租赁档案（工位分配记录、租金收缴记录、空置率统计等）、物业服务档案（保洁记录、设施维修记录、租户投诉处理记录等）、运营决策档案（招商方案、定价策略、运营分析报告等）。安全管理档案：指安全管控相关档案，包括消防档案（消防设施巡检记录、消防验收材料、消防演练记录等）、治安档案（人员进出登记、监控记录、安全隐患排查整改记录等）、应急档案（应急预案、突发事故处置记录、安全培训记录等）。财务管理档案：指财务收支、核算相关档案，包括租金收入凭证、成本支出票据、财务报表、税务申报材料、押金管理记录、审计报告、财务分析报告等。合规管理档案：指合规经营相关档案，包括房屋租赁备案材料、资质证照（营业执照、消防许可证等）、合同审核记录、劳动用工档案、合规审计记录、行政处罚（如有）及整改材料等。品牌管理档案：指品牌建设相关档案，包括品牌宣传材料、舆情监测记录、租户满意度调查结果、合作方协议、品牌活动策划及执行记录等。人事管理档案：指员工管理相关档案，包括员工入职材料、劳动合同、薪酬记录、培训档案、绩效考核记录、离职手续等。基建与资产档案：指办公空间基建、资产相关档案，包括场地装修合同、竣工验收材料、固定资产台账、设备采购及维保记录、资产盘点报告等。第六条归档范围具有保存价值的各类纸质文件、电子文件、声像资料、实物凭证等均需纳入归档范围；运营环节中形成的各类合同、协议、审批文件、记录表单等，需完整归档；外部单位出具的与公司运营相关的各类通知、批复、函件等，需及时归档；公司对外出具的正式文件、报告、函件等，需留存底稿归档；涉及公司重大决策、重要经营活动、合规审计、纠纷处理的各类材料，需全部归档。第七条归档时间要求日常运营档案：兼职档案员需在材料形成后5个工作日内完成初步整理，每月月底统一向行政部档案管理员移交归档；重大事项档案（如租户大规模退租、安全事故处置、合规审计等）：需在事项办结后3个工作日内完成归档；年度档案（如财务年报、年度运营分析报告等）：需在次年1月底前完成归档；电子档案：需与纸质档案同步归档，确保电子版本与纸质版本内容一致。第三章档案收集与整理第八条档案收集要求各部门兼职档案员需主动收集本部门形成的各类档案材料，确保收集全面，无遗漏关键文件；收集的档案材料需字迹清晰、签章完整、内容真实，复印件需注明原件存放位置并加盖公章确认；电子档案需确保格式规范（优先采用PDF、DOCX等通用格式）、内容可读取，无病毒、无损坏；声像类档案需标注形成时间、地点、事件、拍摄人等关键信息，确保可追溯。第九条档案整理规范分类整理：按照本制度第五条的档案分类标准，对收集的档案进行分类，同一类别下按形成时间或业务环节进一步细分；编号规则：档案编号采用“部门代码-档案类别代码-年份-顺序号”的格式，部门代码、档案类别代码由行政部统一制定并公示；装订要求：纸质档案采用线装或胶装，做到整齐牢固，不压字、不掉页，每份档案需附卷内目录，注明文件名称、形成时间、页数、编号等；电子档案整理：建立与纸质档案对应的电子档案目录，按分类存储在指定服务器，命名规则与纸质档案编号保持一致，便于检索。第十条档案移交验收各部门向行政部移交档案时，需填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、编号、形成时间等，移交人与接收人共同签字确认；档案管理员需对移交的档案进行验收，核查档案完整性、规范性，符合要求的予以接收，不符合要求的退回移交部门整改，整改完成后重新移交；《档案移交清单》一式两份，移交部门与行政部分别留存归档。第四章档案保管与保护第十一条档案保管条件纸质档案保管：档案存放区域需做到防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘，配备灭火器、除湿机、防虫药剂等防护设备，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；电子档案保管：存储在专用服务器或加密硬盘，定期备份（至少双份备份，异地存放一份），服务器配备防火墙、杀毒软件，设置访问权限，防止数据泄露或损坏；实物档案保管：贵重实物凭证需存放于保险柜，普通实物档案需分类存放并标注，防止丢失、损坏。第十二条档案保管期限永久保管档案：包括公司设立、变更相关证照及文件，重大经营决策档案，重要资产权属证明，涉及重大纠纷、行政处罚的档案，人事管理核心档案（员工劳动合同、离职证明等）；长期保管档案（保管期限20年）：包括财务档案、合规管理档案、安全管理核心档案（消防验收材料、应急预案等）、基建与资产档案；中期保管档案（保管期限10年）：包括运营管理档案、品牌管理档案、安全管理日常记录档案；短期保管档案（保管期限5年）：包括日常运营表单、临时性通知、非核心沟通函件等。第十三条档案日常保护档案管理员需每周检查一次档案存放环境，每月检查一次档案完好状况，发现档案霉变、破损、字迹褪色等情况，及时采取修复、复制等措施；电子档案需每季度进行一次可读性检测，发现文件损坏及时从备份中恢复；档案存放区域仅限档案管理员及授权人员进入，非授权人员禁止入内；严禁在档案存放区域吸烟、进食、使用明火，严禁存放易燃易爆、腐蚀性物品。第五章档案利用与借阅第十四条档案利用范围公司内部利用：为运营决策、业务核查、合规审计、纠纷处理、员工培训等工作提供档案支撑；外部利用：配合监管部门检查、司法机关调查、合作方核验等工作提供档案，外部单位需出具正式函件并经管理层审批后方可提供。第十五条档案借阅规则内部借阅：借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限，经部门负责人审批后，到档案管理员处办理借阅手续；借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的需提前申请并经档案管理员同意；外部借阅：外部单位需出具加盖公章的借阅申请函，说明借阅用途、档案范围、借阅期限，经管理层审批后，由档案管理员监督查阅，原则上不允许带出公司，确需带出的需签订保密协议并收取押金；保密档案借阅：涉及公司商业机密、租户隐私的保密档案，借阅需经管理层审批，借阅人需签订《保密承诺书》，仅限在指定区域查阅，不得复制、拍照、摘抄。第十六条档案归还与核查借阅人需在规定期限内归还档案，档案管理员需核查档案完整性、完好性，无异常的在《档案借阅申请表》上标注归还时间；若档案出现破损、缺页、涂改等情况，档案管理员需立即上报行政部负责人，查明原因并按本制度第十九条追究相关人员责任；档案归还后，及时归位存放，更新档案借阅台账。第六章档案鉴定与销毁第十七条档案鉴定行政部牵头，每两年组织一次档案鉴定工作，成立由档案管理员、各部门负责人、管理层代表组成的鉴定小组；鉴定小组按照本制度第十二条的保管期限及档案实际使用价值，对已到保管期限的档案进行鉴定，区分需继续保管、需销毁的档案；鉴定完成后形成《档案鉴定报告》，注明鉴定结果、理由，经鉴定小组成员签字后上报管理层审批。第十八条档案销毁经审批同意销毁的档案，由档案管理员填写《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、形成时间、销毁原因等；档案销毁需由两人以上监督执行，纸质档案采用碎纸、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除并覆盖存储介质的方式销毁；销毁完成后，监督人员需在《档案销毁清单》上签字确认，《档案销毁清单》及《档案鉴定报告》需永久留存归档。第七章电子档案管理第十九条电子档案录入电子档案需与纸质档案同步录入档案管理系统，确保内容、编号、目录完全一致；扫描形成的电子档案需清晰可辨，分辨率不低于300DPI，彩色文件采用彩色扫描，重要文件需保留原件扫描件；电子档案录入后，档案管理员需核对录入信息，确保无错录、漏录。第二十条电子档案安全电子档案管理系统需设置分级访问权限，不同岗位人员仅可访问职责范围内的电子档案；定期对电子档案进行备份，每月一次全量备份，每周一次增量备份，备份介质需异地存放；严禁将电子档案存储在私人设备上，严禁通过非加密渠道传输保密电子档案；电子档案管理系统需定期更新安全补丁，防止黑客攻击、病毒感染。第八章监督考核与责任追究第二十一条监督检查行政部每季度开展一次档案管理专项检查，核查档案收集、整理、保管、借阅等环节的执行情况，形成《档案管理检查报告》上报管理层；管理层每年开展一次档案管理全面审计，评估制度执行效果、档案利用效率，提出优化建议；设立档案管理监督举报渠道，鼓励员工举报档案管理违规行为（如档案丢失、泄露、篡改等），对有效举报给予奖励。第二十二条考核机制档案管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核范围，对档案收集及时、整理规范、保管完好的部门和个人给予表彰或奖励；对档案管理混乱、多次出现材料遗漏、借阅逾期不还的部门和个人，扣减相应绩效分值。第二十三条责任追究未按要求收集、整理、移交档案，导致档案缺失、混乱的，对兼职档案员给予警告处分，扣减当月绩效10%-20%；对部门负责人给予通报批评，扣减季度绩效5%-10%；档案管理员未履行保管职责，导致档案损坏、丢失的，视情节给予警告至记过处分，扣减季度绩效20%-40%，造成重大损失的承担相应赔偿责任；借阅人逾期不归还档案、擅自涂改、复制保密档案，或泄露档案信息的，给予记过至降职处分，扣减季度绩效30%-50%，情节严重的解除劳动合同；擅自销毁档案、伪造档案材料的，除内部追