2026年共享办公空间运营公司活动照片视频拍摄与归档管理制度

2026年共享办公空间运营公司活动照片视频拍摄与归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间各类活动照片、视频素材的拍摄、处理、归档及使用行为，保障素材的真实性、完整性、合规性，提升素材管理效率与使用价值，保护租户隐私及公司商业信息安全，结合共享办公空间活动类型多元（租户沙龙、品牌推广、运营纪实、应急演练等）、拍摄场景分散的特点，依据《中华人民共和国民法典》《个人信息保护法》《著作权法》等相关法律法规及公司品牌管理、数据安全管理要求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点涉及活动拍摄的人员（含运营专员、市场专员、前台接待岗及临时指派拍摄人员）；公司运营部、市场部、行政部等涉及素材审核、归档、使用的部门及人员；覆盖租户活动、品牌宣传活动、安全演练、日常运营纪实等所有需拍摄照片/视频的场景，以及素材后期处理、存储、检索、使用、销毁全流程管理。第三条基本原则（一）合规优先原则：拍摄前明确告知拍摄对象并取得同意，严禁拍摄租户隐私信息、公司未公开商业信息，素材使用符合隐私保护、版权管理相关法规；（二）真实完整原则：素材需客观反映活动实际情况，不刻意篡改、删减关键内容，确保素材的真实性和场景完整性；（三）规范统一原则：拍摄标准、素材命名、归档分类、存储格式执行统一规范，确保各站点素材管理一致性；（四）安全可控原则：建立素材分级存储、备份机制，严禁泄露、倒卖素材，防止素材丢失、损坏或被不当使用；（五）高效实用原则：素材拍摄及归档流程适配运营实际需求，便于快速检索、调用，最大化发挥素材的宣传、复盘、存档价值；（六）分类管理原则：按素材用途、保密等级、活动类型分类管理，差异化制定存储、使用、销毁规则。第四条归口管理公司运营部为活动照片/视频素材管理的归口部门，负责制定拍摄归档标准、组织技能培训、监督素材管理执行、审核素材使用权限；各站点运营负责人为本站点素材管理第一责任人，统筹拍摄安排、素材初审及本地存储安全；市场部负责品牌宣传类素材的后期处理、对外传播审核；行政部负责拍摄设备的采购、维护及台账管理；数据安全部负责素材存储安全的监督与指导。第二章拍摄前期准备规范第五条拍摄计划制定（一）计划性活动：租户沙龙、品牌推广活动、安全演练等提前规划的活动，需在活动前1个工作日制定拍摄计划，明确拍摄负责人、拍摄重点（人物、场景、流程节点）、素材数量/时长要求、使用用途及保密等级；（二）临时性活动：突发运营纪实、租户临时活动等无提前规划的场景，拍摄人员需即时确认拍摄核心需求，记录活动背景信息，确保素材具备可追溯性；（三）计划报备：拍摄计划需报站点运营负责人确认，涉及对外传播的素材需同步报备市场部，明确传播渠道及合规要求。第六条设备与工具准备（一）设备检查：拍摄前需检查拍摄设备（公司统一配置的相机、手机、麦克风、三脚架等）电量、存储空间、镜头清洁度，确保设备正常运行；备用存储设备（U盘、移动硬盘）需提前格式化并确认可用；（二）参数设置：根据活动场景调整设备参数（如光线不足时开启补光、室内活动调整白平衡），视频拍摄需统一设置分辨率（1080P及以上）、帧率（25帧/秒），照片拍摄分辨率不低于300dpi；（三）工具备用：携带设备充电器、备用电池、镜头布等辅助工具，避免因设备故障导致拍摄中断。第七条人员与场景准备（一）拍摄人员准备：拍摄人员需提前熟悉活动流程、拍摄重点，了解租户隐私保护要求，掌握基础拍摄技巧（构图、光线、防抖）；多人拍摄需明确分工（主拍、补拍、收音）；（二）场景确认：提前勘察活动场地，确认最佳拍摄角度、光线条件，避开杂乱背景；如需拍摄租户特写，需提前与租户沟通并取得书面或口头同意；（三）隐私告知：活动开始前，需以现场公示、口头提醒等方式告知参与人员拍摄事宜，明确素材使用范围，对明确拒绝入镜的人员需做好避让安排。第三章拍摄执行规范第八条不同场景拍摄要求（一）租户活动类（沙龙、座谈会、团建）：重点拍摄活动流程完整性（签到、开场、互动、收尾）、租户参与状态，优先拍摄集体场景，拍摄个人特写需经本人同意；照片数量不少于30张/场，视频素材按关键节点分段拍摄，单段时长不超过10分钟；（二）品牌宣传类（空间展示、主题活动）：重点拍摄空间环境特色、品牌标识展示、活动主题氛围，画面需整洁、构图均衡，避免拍摄无关杂物；照片需覆盖全景、中景、特写，视频素材需保证画面稳定、无杂音，时长根据传播需求控制在1-3分钟；（三）安全运营类（消防演练、设施检查）：重点拍摄流程规范性（操作步骤、责任人员、整改结果），清晰记录关键细节（如消防设施压力值、设施故障位置），素材需客观反映实际情况，不得美化或删减问题场景；（四）日常运营纪实类（环境维护、租户服务）：拍摄内容需贴合运营实际，记录时间、地点、操作人员及成果，画面需清晰展示工作细节，便于运营复盘及考核佐证。第九条拍摄行为规范（一）画面要求：照片需对焦清晰、曝光正常，避免模糊、过曝/欠曝；视频需画面稳定、收音清晰，避免频繁晃动、背景噪音过大；（二）隐私保护：严禁拍摄租户工位隐私（如电脑屏幕、文件内容）、个人信息（身份证、合同、联系方式），拍摄公共区域时避开租户不愿入镜的场景；（三）场景完整：拍摄需覆盖活动核心节点，避免遗漏关键流程；对突发场景（如租户互动亮点、应急处置）需及时抓拍，确保素材完整性；（四）即时检查：每拍摄10-15分钟需检查素材质量，删除模糊、重复、无价值的素材，预留足够存储空间。第十条应急拍摄处理（一）设备故障：拍摄中设备出现故障，需立即启用备用设备，无法继续拍摄的需记录中断原因及未拍摄的关键场景，书面上报站点运营负责人；（二）场景突发：活动流程变更、人员拒绝入镜等突发情况，需调整拍摄方案，优先保障核心素材拍摄，同时记录变更原因；（三）素材保护：拍摄完成后即时将素材备份至备用存储设备，避免因设备丢失、损坏导致素材丢失。第四章素材后期处理规范第十一条素材筛选与整理（一）筛选标准：活动结束后2小时内完成素材筛选，保留清晰、完整、符合拍摄要求的素材，删除模糊、重复、无关、涉及隐私的素材；（二）分类整理：按“照片/视频-场景-关键节点”分类整理素材，标注素材对应的活动环节、拍摄时间，对重点素材（如对外传播用、存档用）做特殊标记；（三）信息记录：填写《素材整理记录表》，记录活动名称、拍摄时间、拍摄人员、素材数量、筛选后留存数量及未通过原因。第十二条素材编辑处理（一）基础处理：照片可进行简单调色、裁剪、去水印（非公司水印），保持画面真实；视频可进行剪辑、降噪、添加字幕（仅标注活动名称、时间），不得篡改画面内容、伪造场景；（二）水印添加：对外传播的素材需添加公司统一品牌水印（位置为画面角落，不遮挡核心内容）；内部存档素材无需添加水印，但需标注素材来源；（三）规范要求：禁止过度修图、剪辑导致素材失真；涉及租户的素材，编辑时需确认未泄露租户隐私信息；所有编辑操作需保留原素材，不得覆盖删除。第十三条素材命名与格式规范（一）命名规则：统一采用“YYYYMMDD-站点-活动类型-素材类型-序号”格式（如20260520-XX站点-租户沙龙-照片-001），活动类型包括租户活动、品牌宣传、安全运营、运营纪实等，序号按拍摄顺序编排；（二）格式标准：照片统一保存为JPG格式，视频统一保存为MP4格式，禁止使用特殊格式导致无法读取；编辑后的素材需标注“编辑版”，与原素材区分存储；（三）大小限制：单张照片大小不超过10MB，单段视频大小不超过200MB，超过限制的视频需分段存储并标注分段序号。第五章素材归档管理流程第十四条归档时限与初审（一）归档时限：活动结束后24小时内完成素材筛选编辑，48小时内完成归档；临时性拍摄素材需在拍摄当日完成归档；（二）素材初审：站点运营负责人对素材进行初审，确认素材完整性、合规性（无隐私泄露、内容真实），审核通过后签字确认；审核不通过的需退回拍摄人员重新处理；（三）异常报备：因素材缺失、违规等无法归档的，需在《素材归档记录表》中注明原因，上报运营部备案。第十五条归档分类与存储（一）分类规则：按“年度-月份-活动类型-保密等级”分级分类归档，保密等级分为公开级（可对外传播）、内部级（仅公司内部使用）、机密级（仅指定人员查阅）；（二）存储方式：采用“本地+云端”双备份模式，本地存储于公司指定服务器/移动硬盘（专人保管），云端存储于公司授权的云盘系统；禁止将素材存储于私人设备、非授权云盘；（三）存储路径：统一设置存储路径为“/素材归档/年度/月份/活动类型/站点/”，每类素材建立《素材索引表》，标注素材名称、拍摄时间、用途、保密等级、存储位置；（四）定期备份：本地存储每月1次全量备份，云端存储开启自动备份，备份完成后验证素材可正常读取，避免备份失效。第十六条归档审核与检索（一）总部审核：运营部每月对各站点归档素材进行抽检（抽检比例不低于30%），检查归档规范性、素材合规性，形成《素材归档审核报告》；（二）检索管理：建立统一的素材检索目录，支持按时间、站点、活动类型、关键词检索；检索权限按保密等级设置，机密级素材需经运营部负责人审批后方可查阅；（三）归档留存：公开级素材留存不少于2年，内部级素材留存不少于3年，机密级素材留存不少于5年；留存期满需销毁的，按本制度第二十二条执行。第六章素材使用与保密规范第十七条素材使用审批（一）内部使用：用于运营复盘、内部培训、考核佐证的素材，由使用人填写《素材使用申请表》，经站点运营负责人审批后调取；（二）对外传播：用于公众号、短视频平台、合作媒体等对外传播的素材，需经市场部审核（确认无隐私泄露、符合品牌规范），运营部负责人审批后使用；涉及租户肖像的，需再次确认租户同意；（三）第三方使用：向合作方、监管部门提供素材的，需经总经理审批，签订素材使用授权协议，明确使用范围、期限及保密责任；（四）使用记录：所有素材使用需填写《素材使用记录表》，记录使用人、使用用途、使用时间、归还/下架时间，确保素材使用可追溯。第十八条隐私与版权保护（一）隐私保护：对外传播素材需对租户隐私信息（面部、姓名、工位）进行脱敏处理（打码、虚化），严禁泄露租户联系方式、商业信息；（二）版权管理：公司拍摄的素材版权归公司所有，拍摄人员不得私自对外发布、售卖素材；使用第三方素材（如背景音乐、配图）需取得版权授权，避免侵权；（三）违规追责：泄露素材导致租户隐私泄露、公司品牌受损的，按公司规定追究相关人员责任，情节严重的移交司法机关处理。第十九条素材回收与下架（一）回收管理：临时调取的素材使用完毕后需即时回收，删除私人设备中的副本，确保素材仅留存于指定存储设备；（二）下架处理：对外传播的素材如涉及租户投诉、信息变更等需下架的，使用部门需在12小时内完成下架，并上报运营部备案；下架后的素材标注“已下架”，禁止再次使用。第七章设备与素材安全管理第二十条拍摄设备管理（一）领用归还：拍摄设备实行专人领用制，领用前检查设备状态，归还时填写《设备领用归还记录表》，注明设备损耗、故障情况；（二）维护保养：行政部每季度对拍摄设备进行维护（清洁、检测、固件更新），建立《设备维护台账》；设备出现故障需即时报修，禁止私自拆解维修；（三）报废处理：设备达到使用年限或无法维修的，由行政部评估后按公司资产报废流程处理，报废前需清空设备内所有素材，确保数据安全。第二十一条素材安全保障（一）权限管控：云端存储设置账号密码+二次验证，本地存储设备由专人保管并设置加密密码，定期更换密码；（二）定期检查：运营部每季度检查素材存储安全（是否存在泄露、丢失风险），对高风险环节（如私人设备存储、弱密码）即时整改；（三）异常处置：发现素材丢失、泄露、被篡改的，需立即上报运营部及数据安全部，暂停相关素材使用，排查泄露渠道并采取补救措施，同时记录处置过程。第二十二条过期素材处理（一）处理审批：留存期满的素材，由站点运营负责人提出销毁申请，填写《素材销毁申请表》，经运营部审核、总经理审批后执行；（二）销毁方式：电子素材采用专业数据销毁软件彻底删除，存储设备销毁需物理损毁（如硬盘消磁、拆解），禁止简单删除或格式化；（三）销毁记录：销毁完成后填写《素材销毁记录表》，记录销毁素材清单、销毁方式、执行人、监销人，留存备查。第八章监督考核与奖惩第二十三条日常监督机制（一）站点自查：站点运营负责人每月自查素材拍摄、归档、使用流程执行情况，记录问题并制定整改计划；（二）总部检查：运营部每季度开展素材管理专项检查，通过查阅台账、抽查素材、访谈拍摄人员等方式评估管理效果；（三）租户反馈：定期收集租户关于素材拍摄的反馈，对违规拍摄、隐私泄露等问题即时整改。第二十四条考核指标体系（一）核心指标：素材归档及时率（≥98%）、素材合规率（100%）、设备完好率（≥95%）、素材使用审批率（100%）、隐私泄露事件发生率（0）；（二）考核周期：月度基础考核、季度综合考核、年度总评，考核结果与拍摄人员、站点运营负责人绩效奖金、评优晋升挂钩；（三）结果应用：考核优秀的人员给予绩效奖励、公开表彰；考核不达标者限期1周整改，整改后仍不达标者调岗或培训。第二十五条奖惩细则（一）奖励情形：素材拍摄质量高、归档规范、有效规避隐私风险的；提出素材管理优化建议并落地见效的；及时发现并处置素材泄露风险的，给予现金奖励、荣誉表彰；（二）处罚情形：未按要求拍摄导致素材缺失、失真的；未及时归档或违规存储素材的；未经审批使用/泄露素材的；导致租户隐私泄露、公司版权侵权的，视情节给予批评教育、扣减绩效、通报批评；造成经济损失的，追究赔偿责任。第九章附则第二十六条补充规则本制度未尽事宜，参