2026年共享办公空间运营公司开放工位动态分配管理制度

2026年共享办公空间运营公司开放工位动态分配管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间开放工位动态分配管理工作，优化工位资源配置效率，保障工位分配公平、透明、高效，适配租户短期、灵活的办公需求，避免工位闲置浪费，同时维护开放工位区的办公秩序，结合公司共享办公空间运营特点及租户实际需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间开放工位的分配、调整、回收、使用监管等全流程管理工作，涵盖固定周期租赁工位、临时使用工位、共享轮换工位等所有开放工位类型；公司运营部、门店管理部、各共享办公空间店长、工位管理员及使用开放工位的租户，均需遵守本制度相关规定；工位申请、审批、分配、考核追责等环节，亦需遵循本制度要求。第三条核心定义开放工位：指共享办公空间内无固定归属、可动态分配给不同租户使用的办公工位，包含基础办公设施（桌椅、电源、网络接口），适配短期办公、灵活办公的租户需求。动态分配：指根据租户需求、工位使用状态、空间运营效率等因素，对开放工位进行实时或定期调整分配的管理方式，包含按需分配、轮换分配、临时调配等形式。固定周期租赁工位：指租户以周/月/季度为周期租赁的开放工位，租赁期内享有该工位的专属使用权，租赁期满后纳入动态分配池重新分配。临时使用工位：指租户当日/当次临时申请使用的开放工位，使用结束后即时归还，纳入动态分配池。工位使用率：指一定周期内开放工位实际使用时长占总可使用时长的比例，是开放工位管理核心考核指标。第四条基本原则公平公正原则：所有租户享有平等的工位申请与分配权利，分配过程无歧视、无特殊优待，分配结果公开可查。高效利用原则：优先保障高使用率、长周期租赁需求，严控工位闲置，闲置超过4小时的工位需重新纳入分配池，整体工位使用率需保持≥85%。灵活适配原则：支持租户短期、临时、紧急等多元需求，提供即时申请、快速分配的通道，适配共享办公灵活办公的核心特点。秩序优先原则：工位分配需兼顾办公秩序，避免同一区域租户频繁变动、人员过度密集，保障整体办公环境的稳定性。成本可控原则：工位动态分配过程中需控制管理成本，优先通过数字化工具（如工位管理系统）实现分配流程自动化，减少人工干预。第五条职责分工运营部：作为开放工位管理的牵头部门，负责制定工位分配标准、统筹工位资源规划、优化分配流程、监督工位使用率、处理租户工位相关投诉。门店管理部：负责各门店开放工位的日常管理、工位管理员培训、分配数据统计分析，协助运营部优化分配规则。共享办公空间店长：作为现场工位管理第一责任人，负责审批租户工位申请、协调工位临时调配、处理现场工位使用纠纷、每日巡检工位使用状态。工位管理员：负责录入工位信息、执行分配指令、更新工位使用状态、整理维护工位设施、解答租户工位使用咨询。租户：按申请流程获取工位使用权，遵守工位使用规范，不得私自占用、转租工位，配合工位动态调整，爱护工位设施。第二章开放工位动态分配基础规则第六条工位分类与分配优先级工位分类：开放工位按功能分为基础办公工位（仅配备桌椅、电源、网络）、增强型工位（额外配备储物柜、显示器支架）、特色工位（靠窗、采光好、安静区工位）。分配优先级：第一优先级为长期租赁租户（租赁周期≥3个月），优先分配增强型、特色工位；第二优先级为中期租赁租户（1-3个月），分配基础办公工位或剩余特色/增强型工位；第三优先级为短期租赁租户（1周-1个月），分配基础办公工位；第四优先级为临时使用租户，分配当日闲置的基础办公工位。特殊优先级：残障人士租户、孕妇租户可申请优先分配便利工位（靠近电梯、卫生间、无障碍通道），不受上述优先级限制。第七条工位分配容量与密度规则容量控制：开放工位区按人均使用面积≥3㎡的标准设置最大容纳量，单区域工位数量不得超过容量上限，避免人员密集影响办公体验。密度规则：同一企业租户的工位需集中分配，避免分散在多个区域；临时使用租户与长期租赁租户需分区布置，减少相互干扰。轮换规则：特色工位（靠窗、安静区）实行轮换分配机制，短期租赁租户使用特色工位单次周期不超过1周，到期后纳入分配池重新分配。第八条工位定价与分配挂钩规则基础办公工位按统一标准定价，增强型工位、特色工位在基础价格上上浮10%-20%，价格差异需在租户申请前明确告知。闲置激励规则：租户若同意接受非高峰时段（如周末、晚间）的工位调整，可享受租金9折优惠；主动配合工位轮换的长期租户，可优先续约特色工位。第三章工位申请与审批流程第九条线上申请流程租户通过公司官方小程序/APP提交工位申请，填写租赁周期、工位类型需求、使用人数、特殊要求等信息，上传身份证明、企业资质（企业租户）等材料。工位管理员在1个工作日内审核材料完整性，材料齐全的提交店长审批；材料不齐全的，一次性告知租户需补充的材料。店长在1个工作日内完成审批，审批通过后系统自动分配工位并发送工位信息（编号、位置、使用规则）给租户；审批不通过的，说明具体原因并提供替代方案。租户确认工位信息后，完成租金支付，系统生成电子使用凭证，租户凭凭证即可使用工位。第十条线下紧急申请流程租户因紧急需求（如临时办公、系统故障）可到门店前台提交线下申请，填写《开放工位紧急申请单》，注明使用时长、工位需求。店长现场核查闲置工位，15分钟内完成审批，可直接分配临时工位，租户签署纸质使用确认单后即可使用，后续补充线上流程。线下申请仅适用于当日临时使用，最长使用时长不超过8小时，不可申请长期租赁工位。第十一条审批驳回与申诉规则审批驳回情形：无闲置工位、租户存在工位使用违规记录、申请材料虚假、超出容量控制标准，上述情形可驳回申请，并说明具体原因。申诉流程：租户对驳回结果有异议的，可在24小时内向运营部提交申诉，运营部在1个工作日内核查并回复，确属审批失误的，立即重新分配工位。第四章工位使用管理规范第十二条工位使用基本规范使用时长：固定周期租赁租户需在租赁期内每日9:00-18:00使用工位（可申请弹性时长），连续3个工作日未使用且未报备的，纳入工位调整范围；临时租户需在申请时长内使用，超时需按小时补缴费用。物品摆放：工位上仅可摆放办公必需品，私人物品需收纳至储物柜（如有），每日下班前需清理工位，不得遗留杂物，保持工位整洁。设施使用：不得私自改装工位设施（如拆卸桌椅、更换电源接口），不得超负荷使用电源，网络使用需遵守公司网络管理规定，禁止占用公共网络带宽。行为规范：工位使用期间需保持安静，禁止大声喧哗、播放音频，避免影响周边租户办公；禁止在工位区饮食（茶水、咖啡除外），禁止吸烟、乱扔垃圾。第十三条工位专属权与共享规则固定周期租赁租户在租赁期内享有工位专属使用权，其他租户不得占用；但租户因出差、休假等原因超过3天不使用的，需提前报备，门店可临时调配该工位给其他租户使用，原租户返回后恢复使用权。临时使用租户使用的工位为共享工位，使用结束后需即时归还，不得占用；多人共享同一工位的（如不同时段使用），需在管理员协调下明确使用时段，避免冲突。禁止转租规则：租户不得将分配的工位转租、转借他人使用，一经发现，立即收回工位使用权，扣除押金（如有），情节严重的纳入租户黑名单。第五章工位动态调整与回收机制第十四条工位调整触发条件主动调整：租户因办公需求变化（如人数增减、区域偏好变更）可申请调整工位，需提前3个工作日提交申请，门店在1个工作日内答复是否可调整。被动调整：因空间改造、设施维修、工位使用率过低（单工位连续7天使用率＜50%）、租户违规使用工位等情形，门店可主动调整租户工位，提前1个工作日告知租户调整原因及新工位信息。紧急调整：因突发故障（如工位电源故障、漏水）、安全隐患等紧急情形，可即时调整工位，事后补充告知租户调整原因。第十五条工位回收规则租赁期满回收：固定/中期/短期租赁租户租赁期满未续约的，工位在租赁期满当日收回，纳入动态分配池；租户需在期满当日18:00前清理工位物品，逾期未清理的，门店可代为保管，保管超过3天的收取保管费。违规回收：租户存在私自转租、长期闲置（无报备连续5天未使用）、严重违反工位使用规范、拖欠租金等情形的，门店可即时收回工位使用权，无需提前告知。协商回收：门店因运营调整需减少开放工位数量的，可与租户协商提前回收工位，按剩余租赁期退还租金，并给予10%租金补偿。第十六条调整与回收补偿规则被动调整补偿：因门店原因（如设施维修、空间改造）调整长期租赁租户工位的，给予租户3天租金减免；调整后新工位等级低于原工位的，按差价退还租金至租赁期满。紧急调整补偿：因紧急情形调整租户工位的，给予当日租金减免；造成租户办公损失的（需提供证明），按实际损失金额补偿，最高不超过当月租金的50%。协商回收补偿：除租金退还和10%补偿外，可优先为租户分配新的办公区域工位（如有），或提供1个月免费工位使用券（有效期3个月）。第六章工位资源监控与维护第十七条工位使用状态监控实时监控：工位管理员通过工位管理系统实时更新工位使用状态（空闲、已分配、维修中），每日核对系统状态与现场实际状态，确保一致。数据统计：门店管理部每周统计各门店工位使用率、闲置时长、调整频次等数据，每月形成分析报告，上报运营部。预警机制：当单区域工位使用率低于70%或高于90%时，系统自动预警，店长需在1个工作日内分析原因并采取措施（如调整分配规则、扩容/缩容工位数量）。第十八条工位设施维护规则日常维护：工位管理员每日巡检工位设施（桌椅、电源、网络），发现损坏立即报修，基础故障需在4小时内修复，复杂故障需在24小时内修复，修复期间为租户调配临时工位。定期维护：每月对所有工位进行一次全面检查，紧固桌椅连接件、检测电源稳定性、清理网络接口，确保设施正常使用。维护期间分配：工位设施维护需占用工位的，提前1个工作日告知租户，为受影响租户调配临时工位，维护完成后恢复原工位使用。第七章监督考核与责任追究第十九条考核指标与频次核心考核指标：开放工位整体使用率（≥85%）、租户工位投诉率（≤3%）、工位调整及时率（100%）、设施完好率（≥98%）。考核周期：每月由运营部联合门店管理部开展一次考核，覆盖所有共享办公空间，考核结果纳入店长、工位管理员的绩效考核；每季度开展一次全公司工位管理复盘，优化分配规则及流程。第二十条责任追究因工位管理员未及时更新工位状态、违规分配工位，导致租户纠纷或工位闲置的，追究工位管理员及店长责任，视情节给予警告、扣薪、调岗处理。店长未履行审批职责，违规审批工位申请、未及时处理工位投诉，导致租户满意度下降或工位使用率不达标，扣减当月绩效，情节严重的取消评优资格。租户私自占用、转租工位，或严重违反工位使用规范的，责令立即整改，承担设施损坏赔偿责任，情节严重的纳入租户黑名单，禁止后续租赁公司工位。运营部未及时优化分配规则，导致整体工位使用率持续低于85%的，追究运营部负责人责任，需提交整改方案并限期完成优化。第八