2026年共享办公空间运营公司发票管理制度

2026年共享办公空间运营公司发票管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司发票管理行为，防范发票管理风险，确保发票开具、取得、保管、传递、归档全流程合法合规，保障公司税收权益，降低税务风险，结合共享办公空间运营（含租户租金收取、场地租赁支出、设备维保采购、多站点运营等）业务特点，依据《中华人民共和国发票管理办法》《增值税专用发票使用规定》《中华人民共和国税收征收管理法》等相关法律法规及公司财务管理制度，制定本制度。第二条定义界定本制度所称“发票”，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证，包括增值税专用发票、增值税普通发票（电子发票、纸质发票）、定额发票、通用机打发票等法定合规票据；本制度所称“发票管理”，是指公司针对发票申领、保管、开具、取得、认证、传递、归档、作废、红冲等全环节实施的管控措施。第三条适用范围本制度适用于公司及旗下各共享办公空间站点、全资/控股子公司的所有发票管理活动；公司财务部、运营部、行政部、各站点运营岗等涉及发票开具、取得、传递的部门及人员，均须严格遵守本制度规定。第四条基本原则（一）合法合规原则：发票管理全流程严格遵守国家税收法律法规、发票管理相关规定，确保发票开具、取得、使用行为符合税务机关监管要求；（二）全流程管控原则：覆盖发票从申领到归档的全生命周期，针对共享办公多站点、多租户、多支出类型的特点，无管理盲区；（三）权责分离原则：发票开具岗与审核岗分离、发票保管岗与使用岗分离、进项发票认证岗与报销审核岗分离，严禁一人包办发票管理全流程；（四）风险防控原则：重点防范虚开发票、发票丢失、不合规发票入账、电子发票重复报销等风险，保障公司税务安全；（五）效率适配原则：在保障合规的前提下，简化多租户发票开具、多站点发票传递流程，适配共享办公行业高频次、多笔数的发票管理需求；（六）真实完整原则：发票开具、取得须与实际经营业务相符，票面信息真实、完整、准确，确保“资金流、发票流、业务流”三流一致。第五条归口管理公司财务部是发票管理的归口管理部门，负责发票的申领、保管、开具审核、认证抵扣、归档管理，制定发票管理操作细则，开展发票管理培训及监督检查；各共享办公站点设置发票对接岗（由站点财务对接岗兼任），负责收集租户开票需求、传递开票资料、交付已开具发票，各业务部门指定专人负责本部门成本费用类发票的收集、初审及传递工作。第二章发票申领与保管第六条发票申领流程（一）发票申领由财务部指定专人负责，申领前须填写《发票申领申请表》，注明申领发票种类、数量、申领理由，经财务负责人审核批准后，向主管税务机关办理申领手续；（二）申领数量结合公司经营实际（如租户开票需求、月度业务量）确定，原则上单次申领增值税专用发票不超过公司核定的最高持票量，增值税普通发票不超过1个月的使用量；（三）发票申领后，领票人须当场核对发票代码、号码、数量是否与申领信息一致，检查发票票面是否清晰、无破损、无缺联，确认无误后签字确认，方可带回公司。第七条发票保管要求（一）空白发票须存放于财务部专用保险柜中，由专人保管，保险柜钥匙与密码分离保管，保管人须每日核对空白发票库存，确保账实相符；（二）建立《空白发票管理台账》，详细登记发票种类、代码、起始号码、终止号码、申领日期、保管人、领用日期、领用部门/人员、领用数量等信息，做到领用有记录、核销有凭证；（三）空白发票不得转借、转让、代开，不得擅自携带空白发票外出，确因经营需要（如上门为租户开具发票）携带的，须填写《空白发票外出使用申请》，经财务负责人审批，注明携带发票种类、数量、使用范围，返回后当日核销；（四）发票保管人发生岗位变动的，须办理空白发票、发票管理台账、保险柜钥匙/密码的交接手续，由财务负责人监交，交接双方签字确认，确保交接无遗漏。第八条发票安全管控（一）存放发票的保险柜须设置双重密码，定期更换，存放区域安装监控设备，确保发票存储安全；（二）如发生空白发票丢失、被盗情形，保管人须立即向财务负责人报告，在24小时内上报主管税务机关，并按税务机关要求刊登遗失声明，配合税务机关调查处理；（三）禁止在空白发票上预先加盖发票专用章，发票专用章由财务部指定专人保管，与空白发票分离存放，使用时须经审核批准。第三章发票开具第九条发票开具范围公司仅针对实际发生的经营业务开具发票，具体包括：向租户收取的工位租金、场地租赁费、配套服务费（打印、保洁、会议服务、网络服务等）、押金违约金收入、资产处置收入等；严禁为未发生的业务开具发票，严禁为非本公司经营业务开具发票。第十条发票开具要求（一）票面信息要求：发票抬头、税号、地址电话、开户行及账号等信息须与租户提供的开票信息一致，商品和服务税收分类编码须准确匹配（如“不动产经营租赁服务-办公用房租赁”“现代服务-会议展览服务”等），金额、税率、税额计算准确，大小写金额一致；（二）开具时限要求：按增值税纳税义务发生时间开具发票，针对租户预缴纳的跨年租金，按租赁期分期开具或根据租户需求在收款时一次性开具（须备注租赁期间），不得提前或延后开具；（三）备注栏要求：开具不动产租赁发票时，须在备注栏注明共享办公站点具体地址；开具会议服务费发票时，须注明会议名称、时间、地点；（四）发票专用章要求：开具的发票须加盖公司发票专用章，加盖位置为发票右下角“销售方（章）”处，印章清晰、完整，不得压线、错格；（五）电子发票要求：电子发票开具后须通过官方渠道交付租户，确保电子发票版式文件未被篡改，同时留存电子发票源文件，建立电子发票开具台账。第十一条发票开具流程（一）开票申请：租户提出开票需求时，站点发票对接岗收集租户开票信息（抬头、税号、开票金额、开票类型等）及收款凭证，填写《发票开具申请表》，附租赁合同、收款单据等佐证材料，经站点负责人初审；（二）审核确认：财务部开票审核岗核对《发票开具申请表》与实际收款情况、租赁合同约定是否一致，确认业务真实、信息准确后，签字批准开票；（三）发票开具：开票岗根据审核通过的申请表，在增值税发票管理系统中准确录入开票信息，打印纸质发票或开具电子发票，开具后再次核对票面信息，确保无错误；（四）发票交付：纸质发票由站点发票对接岗当面交付租户，租户签收确认；电子发票通过邮箱、微信等渠道发送给租户，同时留存发送记录；交付发票时须附发票联、抵扣联（专用发票），记账联留存公司入账。第十二条特殊情形发票处理（一）发票作废：开具当月发现发票开具错误、应税服务中止、销货退回等情形，且发票联、抵扣联尚未交付租户的，可作废发票；作废时须收回全部联次，在发票管理系统中标记“作废”，并在纸质发票各联次加盖“作废”章，留存备查；（二）红字发票开具：发票开具跨月或已交付租户无法作废的，按税务机关规定开具红字增值税专用发票/普通发票；开具红字发票前，须收回原发票抵扣联、发票联（专用发票）或取得租户出具的红字发票信息表，经财务负责人审批后开具；（三）代开发票：公司无开票权限的特殊业务（如零星不动产租赁），须由财务部向主管税务机关申请代开发票，申请时提供真实的业务合同、收款凭证等材料，确保代开信息与实际业务一致。第十三条多站点开票管理（一）各共享办公站点不得擅自开具发票，统一由公司财务部集中开具，站点仅负责收集开票需求、传递开票资料、交付发票；（二）财务部按月统计各站点开票数据，编制《各站点发票开具明细表》，与站点核对开票金额、租户信息，确保开票数据与站点收款数据一致；（三）针对同一租户在多个站点有租赁业务的，可根据租户需求合并开具发票，备注栏注明各站点租赁金额及地址，确保发票信息完整。第四章发票取得与认证第十四条发票取得范围公司在采购商品、接受服务过程中，须按规定取得合法合规发票，包括但不限于：场地租赁发票、设备采购/维保发票、水电能耗发票、办公用品采购发票、差旅费发票、营销服务费发票、物业费发票、人员薪酬相关完税凭证等。第十五条发票取得要求（一）基本要求：取得的发票须为税务机关认可的合法有效票据，票面信息完整、清晰，不得有涂改、挖补、压线、错格等情形，发票专用章加盖规范；（二）信息匹配要求：发票抬头须为公司全称及统一社会信用代码，商品或服务名称与实际采购/接受的服务一致，金额与合同约定、付款金额一致，做到“资金流、发票流、业务流”三流一致；（三）时效性要求：成本费用类发票须在业务发生后及时取得，原则上须在业务发生当年入账，确因特殊原因跨年取得的，须说明原因并经财务负责人审批；（四）特殊要求：取得增值税专用发票的，须在开具之日起规定时限内办理认证抵扣；取得电子发票的，须验证发票真伪，确保未被篡改，且不重复报销。第十六条发票审核与拒收（一）各部门取得发票后，须先由部门负责人初审，再提交财务部审核，审核内容包括发票真伪、信息完整性、业务匹配性、合规性等；（二）发现以下情形的，须拒收发票并要求对方重新开具：发票信息与实际业务不符的、票面信息填写错误的、未加盖发票专用章的、发票代码/号码与税务机关备案信息不符的、属于虚开发票的；（三）财务部建立《不合规发票台账》，记录拒收发票的原因、金额、对方单位、处理结果等，跟踪整改情况，确保不合规发票不入账。第十七条进项发票认证抵扣（一）财务部指定专人负责增值税专用发票的认证抵扣工作，通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，认证时限符合税务机关规定；（二）认证前须核对专用发票票面信息与抵扣联是否一致，核对发票真伪，确认无误后再进行认证；（三）用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、服务取得的专用发票，不得认证抵扣，已认证的须做进项税额转出处理；（四）按月编制《进项发票认证抵扣明细表》，注明发票代码、号码、金额、税额、认证日期、抵扣状态等，确保抵扣数据准确。第五章发票传递与归档第十八条发票传递流程（一）销项发票传递：财务部开具发票后，当日传递至对应站点发票对接岗，对接岗在《发票交付台账》签字确认，交付租户后留存租户签收记录；（二）进项发票传递：各部门取得发票后，须在3个工作日内传递至财务部，传递时填写《发票交接单》，注明发票种类、数量、金额、业务类型等，交接双方签字确认；（三）传递过程中须妥善保管发票，避免发票丢失、破损，如发生传递丢失，须立即上报财务负责人，及时联系开票方补办相关证明。第十九条发票归档要求（一）销项发票归档：记账联按开具日期顺序整理，按月装订成册，封面注明发票所属月份、种类、起止号码、份数、总金额等信息；电子发票源文件按租户分类存储，备份至公司指定服务器；（二）进项发票归档：抵扣联认证后按月装订成册，发票联作为记账凭证附件入账，随会计凭证一并归档；（三）归档保管期限：发票归档后保管期限符合《会计档案管理办法》规定，保管期满按规定程序销毁，不得擅自销毁；（四）电子发票归档：建立电子发票台账，记录发票代码、号码、开具日期、金额、接收日期、报销状态等，电子发票版式文件与纸质发票同等保管，确保可查可验。第二十条发票查阅与复制（一）公司内部人员因工作需要查阅、复制发票的，须填写《发票查阅申请表》，注明查阅事由、发票信息、查阅范围，经财务负责人审批后，在财务部指定地点查阅，严禁带出；（二）外部单位（如税务机关、审计机构）查阅发票的，须提供单位介绍信、经办人身份证明，经总经理审批后，由财务部专人陪同查阅，并记录查阅情况；（三）查阅、复制发票须做好记录，注明查阅人、查阅时间、查阅内容、复制份数等，确保发票信息不泄露。第六章监督检查与责任追究第二十一条监督检查机制（一）日常自查：财务部每日核对发票开具、取得、认证数据，每周检查空白发票库存及保管情况，每月核对发票台账与实际使用情况；（二）定期检查：每季度由财务部组织发票管理专项检查，重点核查发票开具合规性、进项发票真实性、发票保管安全性、归档完整性等，出具《发票管理检查报告》；（三）专项稽核：每年结合税务自查、外部审计开展发票管理专项稽核，针对多站点开票、大额发票开具/取得、电子发票报销等重点环节进行核查，识别管理漏洞并整改。第二十二条违规行为认定（一）开具类违规：虚开发票、为未发生业务开具发票、发票开具信息错误未及时整改、擅自作废发票或开具红字发票、转借空白发票等；（二）取得类违规：取得虚开发票、不合规发票入账、电子发票重复报销、未按规定认证抵扣进项发票等；（三）保管类违规：空白发票丢失、被盗未及时上报、发票保管不当造成破损、擅自销毁发票、泄露发票信息等；（四）传递归档类违规：发票传递延迟造成认证超期、发票归档不规范、擅自查阅复制发票、丢失已开具/取得发票等；（五）其他违反发票管理规定的行为。第二十三条责任追究方式（一）情节较轻的（如票面信息轻微错误、发票传递延迟、归档不规范），给予批评教育、通报批评、扣发绩效奖金等处理，责令限期整改；（二）情节较重的（如取得不合规发票入账、擅自作废发票、空白发票丢失未上报），给予岗位调整、降职、赔偿公司损失（如税务罚款）等处理；（三）情节严重的（如虚开发票、故意取得虚开发票、造成公司重大税务风险或经济损失），解除劳动合同，依法追究赔偿责任；（四）涉嫌违法犯罪的（如虚开增值税专用