2026年共享办公空间运营公司空间开业筹备项目组组建管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间开业筹备项目组组建管理制度第一章总则第一条为规范公司空间开业筹备项目组（以下简称“项目组”）的组建与管理，保障新站点/升级改造站点开业筹备工作高效、有序推进，确保开业后运营流程顺畅、客户体验达标，依据公司项目管理办法、人力资源管理制度，结合共享办公空间开业筹备涉及场地验收、设施配置、人员招聘、客户预售等多环节的业务特点，制定本制度。第二条本办法所称“项目组”指为完成特定共享办公站点开业筹备任务临时组建的跨部门协作单元；“开业筹备”涵盖新建站点从场地交付到正式营业、升级改造站点从闭店改造到重新营业的全流程工作；“责任主体”包括项目组发起人（运营管理部/区域负责人）、项目组组长、各职能协作部门（人力资源部、财务部、设施维护部、大客户服务部等）及项目组成员。第三条本制度适用于公司所有新建共享办公站点、升级改造站点的开业筹备项目组组建与管理；单站点日常运营调整不涉及开业筹备的，不适用本制度。运营管理部为项目组组建与运行的归口管理部门，对未按本制度组建项目组、筹备工作推进滞后导致开业延期的，按公司相关规定追究责任人责任。第四条项目组组建与管理遵循“目标导向、跨部协同、权责清晰、高效灵活、成本可控”的核心原则：目标导向指项目组所有工作围绕“按时开业、合规运营、客户达标”的核心目标开展；跨部协同指整合各职能部门资源，打破部门壁垒完成筹备任务；权责清晰指明确项目组及各成员的职责边界，避免推诿扯皮；高效灵活指根据筹备进度动态调整工作安排，简化非核心审批流程；成本可控指筹备费用需在公司核定预算范围内，避免资源浪费。第五条公司明确项目组管理职责分工：运营管理部负责项目组组建申请审核、筹备方案审批、进度监督、整体协调；项目组发起人负责提交组建申请、初步拟定筹备方案；项目组组长负责统筹筹备工作、分配成员任务、把控进度与质量、协调资源；各协作部门负责按要求提供人员、资金、物资等支持，配合完成本部门职责范围内的筹备工作；项目组成员负责落实具体筹备任务，及时反馈问题。第二章项目组组建条件与类型第六条项目组组建需满足以下核心条件，缺一不可：（一）站点筹备任务明确：新建站点需完成场地租赁合同签订、产权合规审核，升级改造站点需确定改造范围、闭店时间及重新开业目标；（二）筹备周期已核定：根据站点规模、改造难度明确从启动筹备到正式开业的总周期，且周期设定符合行业常规标准及公司运营规划；（三）资源保障已初步确认：财务部已核定筹备预算额度，设施维护部已确认核心设施采购/改造周期，人力资源部已明确人员招聘计划；（四）无替代执行路径：筹备任务涉及多部门协作，无法由单一部门独立完成，必须组建跨部门项目组推进。第七条公司开业筹备项目组按筹备类型划分，适配不同站点筹备需求：（一）新建站点筹备组：针对首次开业的共享办公站点组建，核心任务包括场地验收、消防备案、设施采购与安装、人员招聘与培训、客户预售、开业流程演练等，筹备周期按公司规定执行；（二）升级改造站点筹备组：针对已运营站点闭店升级改造后重新开业组建，核心任务包括改造方案落地、旧设施拆除、新设施安装、客户沟通与安置、改造验收、复业演练等，筹备周期需结合改造工程量核定；（三）大型综合站点筹备组：针对面积超过公司规定规模、业态复杂（含独立办公室、开放工位、会议中心等）的站点组建，在新建/改造筹备组基础上，增设专项模块（如大客户专属区域筹备、智能化系统调试），成员配置更丰富。第三章项目组组建审批流程第八条项目组组建需按以下步骤依次执行，不得跳过或简化核心环节：（一）提交申请：项目组发起人需提交《开业筹备项目组组建申请书》，内容包括站点基本信息、筹备目标、预计周期、拟配置成员、筹备预算测算、核心筹备任务清单等，需经发起人所在部门负责人签字确认；（二）材料初审：运营管理部在收到申请后2个工作日内完成初审，重点核查申请材料完整性、筹备目标合理性、预算测算合规性，材料不全的一次性告知需补充内容，初审不通过的书面说明理由并退回；（三）方案制定：初审通过后，运营管理部牵头组织发起人、财务部、人力资源部等召开筹备方案研讨会，明确筹备阶段划分（前期准备、中期落地、后期验收）、各阶段核心任务、时间节点、资源配置，形成《开业筹备项目实施方案》；（四）管理层审批：《开业筹备项目实施方案》提交公司管理层审议，重点审核筹备预算、开业时间、核心保障措施，管理层需在3个工作日内给出审批意见（同意/驳回/修改），驳回的需书面说明核心异议点；（五）组建启动：方案获批后，运营管理部在1个工作日内发布项目组组建通知，明确项目组组长、副组长及成员名单、正式启动时间，各协作部门需按通知要求安排人员加入项目组。第四章项目组人员配置与职责第九条项目组人员配置需结合站点规模、筹备复杂度确定，核心配置要求如下：（一）人员构成：项目组设组长1名，由运营管理部任命（优先选择有站点运营经验的区域主管/资深运营专员）；副组长1-2名（可选），分别负责行政统筹、现场执行；成员涵盖运营、客服、设施维护、财务、人力等模块专员，人数按公司规定的站点规模配比核定；（二）人员来源：项目组成员以内部抽调为主，优先选择有筹备/运营经验的员工；核心岗位（如设施调试、客户预售）暂无内部适配人员的，可申请临时招聘或外包，需经人力资源部审核；（三）任职要求：组长需具备跨部门协调能力、项目进度把控能力，熟悉共享办公开业全流程；成员需具备对应岗位专业能力，服从组长安排，能够适应筹备期高强度工作。第十条项目组核心职责划分，覆盖开业筹备全环节：（一）场地与合规筹备：完成场地竣工验收、消防备案、营业执照及经营许可办理、物业对接等，确保站点运营合规；（二）设施配置筹备：完成办公家具、智能化系统（门禁、计费、网络）、消防设施、保洁工具等采购与安装调试，组织设施验收，确保满足运营使用要求；（三）人员筹备：制定站点人员编制方案，完成招聘、入职培训、岗位实操演练，明确各岗位工作职责与流程；（四）客户筹备：制定开业预售方案，开展潜在客户拓展与签约，完成已签约客户（改造站点）的沟通安置，建立客户档案；（五）运营筹备：制定站点日常运营细则、应急预案，完成物料采购（办公用品、宣传物料）、费用结算体系搭建，组织开业前全流程演练；（六）验收与开业：组织内部验收，整改验收发现的问题，确定开业时间并完成开业宣传、流程落地，确保顺利开业。第五章项目组运行管理第十一条项目组日常运行需遵循以下管理规则：（一）例会制度：项目组需每日召开简短进度会（15-30分钟），通报当日工作完成情况、次日计划及需协调问题；每周召开跨部门协调会，邀请各协作部门负责人参会，解决重大资源协调、进度滞后问题；（二）进度管控：组长需按《开业筹备项目实施方案》制定周/日进度表，每日更新完成情况，进度滞后超过公司规定阈值的，需在24小时内提交《进度滞后整改方案》，报运营管理部审核；（三）沟通机制：建立项目组专属沟通渠道，所有筹备相关信息、决策、问题反馈均需留痕；成员遇到无法解决的问题需在2小时内上报组长，组长无法解决的需在4小时内上报运营管理部；（四）资源调配：项目组可根据筹备需求申请临时资源（如加急采购设施、增派人员），经运营管理部审核、管理层审批后，财务部/人力资源部需优先保障；（五）费用管控：筹备费用需按预算执行，单次超支金额超过公司规定标准的，需提交书面说明并重新报批；组长需每周核对费用支出，避免无预算支出。第十二条项目组运行保障措施：（一）权限保障：项目组组长在筹备期内拥有跨部门资源协调权、任务分配权，各协作部门需配合执行；（二）激励保障：项目组完成筹备目标、站点按时开业且运营达标后，按公司激励方案给予项目组整体奖励，成员奖励与个人贡献挂钩；（三）培训保障：筹备启动前，人力资源部需组织项目组成员开展开业筹备专项培训，涵盖合规要求、流程标准、应急处理等内容。第六章项目组解散与收尾第十三条项目组解散的触发条件，满足以下全部条件即可启动解散流程：（一）核心筹备目标达成：站点已正式开业，且开业后7日内运营指标（客户入驻率、设施完好率、投诉率）达到公司预设标准；（二）工作全部收尾：完成所有筹备资料归档、费用结算、供应商款项支付、客户问题清零；（三）职责完成移交：项目组的运营管理职责已完整移交至站点常规运营团队，无工作断层。第十四条项目组解散与收尾流程：（一）提交解散申请：项目组组长向运营管理部提交《项目组解散申请书》，附《开业筹备工作总结报告》（含目标完成情况、费用使用情况、经验教训等）；（二）验收审核：运营管理部联合财务部、站点运营团队对筹备工作完成情况、费用结算情况进行审核验收，验收周期不超过3个工作日；（三）资料归档：验收通过后，项目组组长需在2个工作日内将筹备方案、进度表、验收报告、合同协议等资料整理归档，交公司行政部保存，保存期限不少于3年；（四）人员安置：项目组成员按原归属部门返回岗位，临时招聘/外包人员按协议完成解约/结算，人力资源部需全程跟进人员安置；（五）正式解散：运营管理部发布项目组解散通知，明确解散时间，项目组正式终止运行。第七章监督与责任追究第十五条项目组筹备工作监督机制：（一）日常监督：运营管理部指定专人跟进项目组进度，每日核查进度表，对滞后环节及时提醒，每周向管理层汇报筹备进展；（二）合规监督：公司合规管理岗抽查筹备期合规文件（消防备案、营业执照等），确保无违规运营风险；（三）效果监督：站点开业后1个月内，运营管理部评估筹备效果（客户满意度、运营流畅度），形成《开业筹备效果评估报告》；（四）投诉反馈：设立筹备期问题反馈渠道，项目组成员、协作部门可反馈资源调配不公、进度管控不当等问题，运营管理部需在3个工作日内核查并处理。第十六条责任追究情形，针对筹备全流程中的违规行为：（一）发起人虚报筹备需求、瞒报场地/合规问题，导致项目组组建后无法推进的，给予发起人记过处分，扣减季度绩效奖金；（二）项目组组长未按要求把控进度、分配任务，导致开业延期的，取消项目奖励资格，扣减当月绩效奖金，情节严重的调整岗位；（三）协作部门无正当理由拒绝配合、拖延资源支持，影响筹备进度的，给予部门负责人口头警告，取消年度评优资格；（四）项目组成员消极怠工、未完成本职筹备任务，导致环节验收不通过的，给予警告处分，情节严重的按公司奖惩制度处理；（五）运营管理部监督不到位、未及时发现筹备风险，导致公司损失的，给予经办人警告处分，责令限期整改。第八章附则第十七条本制度未尽事宜，参照公司项目管理办法、人力资源管理制度执行；如遇相关法律