2026年共享办公空间运营公司临时活动场地租赁管理制度

2026年共享办公空间运营公司临时活动场地租赁管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间临时活动场地的租赁管理，建立标准化、规范化、可追溯的租赁流程，保障场地租赁双方的合法权益，维护场地使用安全与运营秩序，提升临时活动场地的使用效率与服务品质，结合《民法典》《消防法》《公共场所卫生管理条例》等法律法规及共享办公行业“场地功能复合、租赁需求多样、活动类型繁杂”的特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间临时活动场地的全流程租赁管理，包括会议室、多功能厅、露台共享空间、开放活动区、休闲洽谈区等可对外租赁的临时活动场地，覆盖租赁资质审核、预约申请、合同签订、场地使用、安全管控、费用结算、违约处理等全环节，涉及总部运营管理部、安全管理部、客户服务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有租赁临时活动场地的企业、社会组织、个体工商户等租赁方。第三条管理原则安全合规原则：租赁场地的使用需严格遵守消防安全、公共安全、环保等相关法规，禁止任何违法违规的活动类型，确保场地使用过程中无安全事故发生。公平透明原则：场地租赁定价、预约规则、审核标准、违约条款等均公开透明，对所有符合资质的租赁方一视同仁，无歧视性条款。有序使用原则：建立标准化的预约与排期机制，合理分配场地资源，避免租赁需求冲突，保障场地有序流转与高效利用。权责明确原则：清晰界定公司与租赁方的权利与义务，明确场地使用过程中的安全责任、设施维护责任、费用支付责任等，避免权责不清引发纠纷。服务保障原则：在合规与安全的前提下，为租赁方提供必要的场地配套服务，及时响应租赁过程中的合理诉求，提升租赁体验。风险可控原则：对租赁方资质、活动内容、人员规模等进行严格审核，提前识别潜在风险并制定应对措施，降低场地租赁运营风险。第四条管理职责总部运营管理部：作为临时活动场地租赁管理的归口部门，负责制定租赁标准、定价体系、审核细则；统筹各空间场地租赁资源的调配；监督租赁流程的合规性；每季度评估场地租赁的使用效率与收益情况，优化租赁政策。客户服务部：负责租赁咨询解答、租赁预约受理、租赁信息登记；协助租赁方完成场地勘察、需求确认；跟进租赁合同签订与费用催缴；收集租赁方的服务反馈并转交相关部门处理。安全管理部：负责审核租赁活动的安全合规性，重点核查活动类型、参与人数、物料进场等是否符合安全要求；制定场地租赁的安全管控细则；对租赁活动现场进行安全监督；处理租赁过程中的安全突发事件。财务部：负责制定场地租赁的定价标准与费用结算规则；审核租赁费用的收取与发票开具；核对租赁费用台账，确保资金收支准确。各空间运营团队：负责场地的日常维护与状态核查；配合租赁方进行场地布置与复原；监督租赁活动现场的使用行为，制止违规操作；及时处理场地设施损坏、环境脏乱等问题。第二章租赁资质与场地范围第五条可租赁场地类型基础类场地：小型会议室（容纳人数≤10人）、中型会议室（容纳人数10-30人）、大型会议室（容纳人数30-50人），适用于商务洽谈、小型培训、内部会议等活动。综合类场地：多功能厅（容纳人数50-100人）、开放活动区（容纳人数≤80人），适用于产品发布会、行业交流会、小型市集等活动。特色类场地：露台共享空间（容纳人数≤30人）、休闲洽谈区（容纳人数≤20人），适用于轻社交活动、茶歇交流、小型沙龙等活动。第六条租赁方资质要求企业类租赁方：需提供营业执照复印件、法定代表人身份证明，活动涉及收费、宣传的需额外提供相关资质证明（如食品经营许可证、演出备案证明等，根据活动类型而定）。社会组织类租赁方：需提供社会组织登记证书复印件、负责人身份证明，活动内容需与组织经营范围/宗旨相符。个体工商户类租赁方：需提供个体工商户营业执照复印件、经营者身份证明，活动内容不得超出经营范围。租赁方需承诺活动内容合法合规，无违法、违规、违背公序良俗的内容，且不得利用租赁场地从事传销、非法集资、虚假宣传等违法活动。第七条禁止租赁的情形租赁方无法提供有效资质证明或资质证明过期、失效的；活动内容涉嫌违法违规、违背公序良俗的；活动参与人数超出场地最大承载能力的；活动涉及明火、易燃易爆物品、高噪音设备且无法提供安全保障方案的；租赁方曾有违规使用场地、拖欠租赁费用、损坏场地设施等不良记录的。第三章租赁预约与审核流程第八条预约方式与时限预约方式：租赁方可通过公司线上服务平台、线下前台登记两种方式进行预约，线上预约需填写租赁申请表，线下预约需现场填写纸质版申请表。预约时限：基础类场地需至少提前1个工作日预约，综合类场地需至少提前3个工作日预约，特色类场地需至少提前2个工作日预约；大型活动（参与人数≥50人）需至少提前5个工作日预约，以便完成安全审核与场地调配。第九条预约信息要求租赁方需在预约时明确告知活动名称、活动类型、参与人数、租赁时段（含布置与撤场时间）、场地需求（如设备使用、装饰要求）、物料进场时间与清单、应急联系人及电话等关键信息，确保信息真实、准确、完整。第十条审核流程初审：客户服务部收到预约申请后，1个工作日内完成初审，重点核查租赁方资质、活动内容、租赁时段是否符合要求，不符合的及时告知租赁方并说明原因。安全审核：初审通过后，客户服务部将预约信息转交安全管理部，安全管理部1个工作日内完成安全审核，重点评估活动人数与场地承载的匹配度、活动物料的安全性、应急措施的完备性，审核不通过的提出整改要求。最终确认：安全审核通过后，运营管理部结合场地排期情况完成最终确认，客户服务部在1个工作日内告知租赁方预约结果，确认成功的同步发送租赁合同范本。第十一条预约变更与取消预约变更：租赁方如需变更租赁时段、场地类型、参与人数等信息，需至少提前1个工作日告知客户服务部，变更信息需重新走审核流程，审核通过后方可生效。预约取消：租赁方如需取消预约，基础类场地需至少提前12小时告知，综合类与特色类场地需至少提前24小时告知，大型活动需至少提前3个工作日告知；未按规定时限取消的，需按租赁费用的一定比例支付违约金（具体比例在合同中明确）。第四章场地使用规范第十二条使用时段管控日常租赁时段：工作日为8:00-22:00，周末及法定节假日为9:00-21:00；22:00后（节假日21:00后）原则上不接受租赁申请，确有特殊需求的需经运营管理部审批，且需额外支付夜间使用管理费。布置与撤场时间：租赁方需在预约时明确布置与撤场时间，布置时间原则上不超过活动开始前2小时，撤场时间不超过活动结束后1小时，超出时段的按实际时长加收租赁费用。第十三条场地使用限制设施使用：租赁方可使用场地内的基础设备（如投影仪、音响、桌椅），使用前需检查设备状态，非正常使用造成设备损坏的需按价赔偿；如需使用额外设备（如舞台、灯光），需提前申请并支付相应使用费。装饰要求：禁止在墙面、地面、桌椅上粘贴、喷涂、钉钉等破坏性装饰，禁止使用易燃、易污染的装饰材料；如需悬挂横幅、布置气球等，需经运营团队同意并在指定位置进行。噪音管控：活动期间需控制噪音分贝，日间（8:00-20:00）不得超过60分贝，夜间（20:00-22:00）不得超过50分贝，避免干扰其他会员正常办公或周边居民生活。环境维护：租赁方需保持场地整洁，垃圾需分类投入指定垃圾桶，禁止随地丢弃杂物；活动结束后需将场地恢复原貌，包括桌椅归位、物料清理、地面清洁等。第十四条物料与人员管理物料进场：租赁方的物料进场需提前告知运营团队，易燃易爆、有毒有害、超大超重物料禁止进场；进场物料需通过指定通道，避免损坏公共设施。人员管控：活动参与人员需在指定区域活动，禁止进入非租赁场地的区域；租赁方需安排专人负责人员引导与秩序维护，避免人员拥挤、喧哗引发安全问题。第五章安全管理与应急处置第十五条安全责任划分公司责任：确保场地及配套设施符合安全使用标准，配备必要的消防器材、应急照明、疏散指示等安全设施；对租赁方进行安全须知宣导；活动期间安排专人进行安全巡查。租赁方责任：严格遵守场地安全使用规范，制定活动安全保障方案；对活动参与人员进行安全提醒；配备现场安全管理人员；承担因违规使用场地、操作不当引发的安全事故责任及赔偿责任。第十六条消防与应急管理消防设施使用：租赁方及活动参与人员需爱护消防设施，禁止遮挡、挪用、损坏消防器材；活动期间确保消防通道畅通，不得占用、堵塞疏散通道。应急处置：遇火灾、人员受伤、设施故障等突发事件时，租赁方需立即告知运营团队，配合公司启动应急处置预案；运营团队第一时间组织人员疏散、灭火、急救等工作，安全管理部配合相关部门开展后续处置。第六章费用与结算管理第十七条费用构成与定价基础租赁费：按场地类型、租赁时长、租赁时段（工作日/节假日、高峰/非高峰）制定阶梯式定价标准，高峰时段（工作日10:00-18:00）租赁费上浮一定比例，非高峰时段可适当优惠。配套服务费：包括设备使用费（投影仪、音响、舞台等）、清洁费、安保费、物料存放费等，根据租赁方实际使用情况收取。违约金：租赁方未按时付款、违规使用场地、损坏设施、未按时撤场等情况，需按合同约定支付违约金。第十八条结算方式预付款：租赁方签订合同后需支付租赁费用的50%作为预付款，预付款到账后预约生效；剩余费用需在活动结束后1个工作日内结清。发票开具：租赁方结清所有费用后，可向财务部申请开具发票，需提供准确的发票信息，财务部在3个工作日内完成发票开具与交付。费用减免：公司签约会员租赁场地可享受一定比例的费用减免，长期合作（年租赁次数≥10次）的租赁方可申请定制化优惠方案，优惠政策需经运营管理部审批。第七章违约处理与附则第十九条租赁方违约处理未按时支付费用：逾期1-3个工作日的，按未支付金额的每日1‰收取滞纳金；逾期超过3个工作日的，公司有权取消租赁资格，预付款不予退还；逾期超过7个工作日的，追究相应法律责任。违规使用场地：情节较轻的（如噪音超标、垃圾未清理），责令立即整改，并处以一定金额的违约金；情节较重的（如损坏设施、占用消防通道），责令赔偿损失，终止场地使用；情节严重的（如引发安全事故、从事违法活动），解除租赁合同，追究赔偿责任并报相关部门处理。第二十条公司违约处理未按约定提供场地：需提前告知租赁方并协商更换场地或退还全