2026年共享办公空间运营公司门禁系统管理与权限分配管理制度

2026年共享办公空间运营公司门禁系统管理与权限分配管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间门禁系统的设备管理、权限分配、数据安全及应急处置，保障办公空间人员与财产安全，明确门禁权限分级管控标准，防范非法入侵、权限滥用等风险，结合共享办公空间人员类型多（会员、员工、访客）、权限需求差异化的特点，依据《中华人民共和国网络安全法》《个人信息保护法》《数据安全法》等法律法规及公司安全管理相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间内门禁系统（含人脸识别门禁、刷卡门禁、远程授权门禁）的设备采购、安装维护、权限申请、分配审批、变更注销、数据管理、应急处置等全环节；参与门禁系统管理的运维部、行政部、会员服务部及所有涉及门禁权限使用、管理的人员均需严格遵守本制度。第三条核心定义门禁系统：指用于管控共享办公空间出入口通行权限的智能化系统，包含前端识别设备（人脸机、读卡器）、后端管理平台、权限数据库、应急开门装置等核心组件。门禁权限：指经审批后授予特定人员进出指定办公区域的通行权限，按使用主体分为会员权限、员工权限、访客权限，按时效分为临时权限（≤7天）、短期权限（7-30天）、长期权限（＞30天）。权限分级管控：指根据办公区域重要程度（公共区域、独立办公区、机房/配电室、管理层区域）设置不同等级的门禁权限，不同人员仅可获取对应等级的通行权限。数据安全管控：指对门禁系统中存储的人脸信息、身份信息、通行记录等数据进行加密、备份、脱敏管理，防止数据泄露、篡改、滥用。第四条管理原则最小权限原则：仅授予人员完成工作/使用需求所需的最低门禁权限，禁止超范围分配权限，独立办公区权限仅授予对应会员，核心区域权限仅授予指定员工。时效管控原则：临时权限需明确有效期限，到期自动失效；长期权限每季度复核一次，无使用需求的及时注销，避免权限闲置。实名绑定原则：所有门禁权限均需与实名信息绑定，禁止匿名授权、共用权限，人脸/刷卡信息需与本人身份一致，严禁转借门禁卡、共享权限。数据安全原则：门禁系统数据需加密存储，通行记录留存期限不超过6个月，会员退租后7个工作日内删除其人脸、身份等敏感信息，禁止向第三方泄露。可追溯原则：建立门禁权限全流程台账，记录权限申请、分配、变更、注销的时间、审批人、使用人等信息，通行记录可查询、可追溯。第五条管理职责运维部：作为门禁系统管理牵头部门，负责门禁设备日常维护、系统升级、故障维修、数据备份与安全管控，处理权限技术相关问题。行政部：负责门禁权限的申请审核、分配审批、变更注销，建立权限管理台账，留存审批凭证，监督权限使用合规性。会员服务部：负责收集会员门禁权限申请需求，核实会员身份及使用区域，协助会员完成权限申请材料提报，会员退租后及时提报权限注销需求。门禁管理员：专职负责门禁系统后台操作，按审批结果开通、变更、注销权限，每日核查权限使用异常记录，定期备份权限数据。安全巡查员：负责每日巡查门禁设备运行状态，核查权限使用异常情况（如非授权时段通行、跨区域通行），及时上报违规使用行为。第二章门禁系统基础管理第六条系统选型与安装标准系统选型：门禁系统需选用具备数据加密功能、符合国家信息安全标准的产品，人脸识别设备需具备活体检测功能，防止照片/视频冒用；系统需支持权限到期自动失效、异常通行报警等功能。安装位置：公共区域门禁安装于共享办公空间主出入口，独立办公区门禁安装于区域门口，核心区域（机房、配电室）门禁需加装双重验证装置（刷卡+密码）；设备安装位置需避开强光、潮湿区域，确保识别精准。验收标准：新门禁系统安装完成后，运维部需测试权限分配、识别精度、异常报警、应急开门等功能，测试通过率≥99%方可验收；验收完成后建立设备台账，记录设备型号、安装位置、启用时间等信息。第七条设备日常维护要求每日巡检：门禁管理员每日检查门禁设备供电、识别功能、网络连接是否正常，人脸识别设备镜头是否清洁，发现设备卡顿、识别失败等问题当场处置，无法处置的2小时内上报运维部。每月维护：运维部每月对门禁系统后台进行一次漏洞扫描，更新系统补丁；清洁设备硬件，检查应急开门装置（机械钥匙、应急电源）是否可用，确保断电后应急开门功能正常。季度校准：每季度对人脸识别设备的识别精度进行校准，刷卡门禁的读卡器灵敏度进行检测，核心区域门禁的双重验证功能进行全量测试，确保设备性能符合使用要求。第八条数据安全管理规范数据存储：门禁系统中的人脸信息、身份证号等敏感数据需加密存储，禁止明文传输；后台数据库需设置访问密码，密码每季度更换一次，仅门禁管理员可登录操作。数据备份：门禁权限数据、通行记录需每日自动备份，备份文件存储于本地加密服务器，禁止存储于第三方云平台；备份数据留存期限与通行记录一致，到期自动清理。数据销毁：会员退租、员工离职后，门禁管理员需在规定时限内删除其人脸、刷卡等生物信息及身份信息，删除记录需留存备查；系统升级/更换时，需彻底清除旧设备中的数据，防止数据残留。第三章门禁权限分类与分配标准第九条权限分级与适用范围一级权限（公共区域）：可通行共享办公空间主出入口、公共休闲区、公共会议室、公共卫生间等区域，适用于所有签约会员、公司在职员工。二级权限（独立办公区）：可通行对应编号的独立办公区及一级权限覆盖区域，仅适用于租赁该独立办公区的会员，权限范围与租赁区域严格对应。三级权限（核心区域）：可通行机房、配电室、财务室、管理层办公区及一、二级权限覆盖区域，仅适用于运维部、财务部、管理层指定员工，需单独审批。四级权限（应急权限）：可临时通行所有区域，仅适用于安全巡查员、运维部应急人员，权限为临时开通，使用后立即注销，且需记录使用原因。第十条权限分配依据会员权限：依据会员签订的租赁合同确定权限等级与范围，独立办公区会员仅分配对应区域的二级权限，开放式工位会员仅分配一级权限；权限有效期与租赁合同期限一致。员工权限：依据员工岗位职责确定权限等级，前台、会员服务人员仅分配一级权限，运维人员分配一级+三级权限（机房/配电室），管理层分配一级+三级权限（管理层区域）。访客权限：依据访客预约信息确定权限，仅分配一级权限（公共区域），权限有效期与预约时段一致，最长不超过7天，且仅可在预约时段内通行。第十一条权限申请条件会员申请：需提供实名身份证、租赁合同，填写《门禁权限申请表》，经会员服务部核实租赁信息后，报行政部审核；新签约会员权限需在签约后24小时内开通。员工申请：入职后填写《门禁权限申请表》，附岗位职责说明，经部门负责人签字、行政部审批后开通；核心区域权限需额外经管理层审批。访客申请：需由会员/员工提前在访客系统预约，填写访客实名信息、到访事由、到访时段，经会员服务部/对应员工确认后，自动生成临时门禁权限（刷卡/人脸授权）。第四章门禁权限申请与审批流程第十二条申请提报要求书面申请：所有权限申请均需填写统一的《门禁权限申请表》，注明申请人员姓名、身份证号、申请权限等级、使用区域、有效期限、申请原因，附相关证明材料（租赁合同/入职证明/预约记录）。提报时效：会员权限申请需在租赁合同签订当日提报，员工权限申请需在入职当日提报，临时访客权限需在到访前1小时完成提报，确保权限按时开通。材料核验：提报部门需先核验申请材料的真实性，会员信息需与租赁合同一致，员工信息需与入职档案一致，访客信息需与预约记录一致，核验无误后方可上报。第十三条审核审批流程一级权限审核：由行政部专员审核，核对申请材料与权限分配标准，审核通过后直接转交门禁管理员开通，审核时效不超过1个工作日。二级权限审核：由会员服务部核实租赁区域，行政部负责人审核，审核通过后转交门禁管理员开通，审核时效不超过2个工作日。三级权限审核：由申请部门负责人、行政部负责人、管理层逐级审批，审批通过后由门禁管理员开通，审批时效不超过3个工作日，且需留存管理层签字凭证。四级权限审核：仅在应急场景下（如设备故障、火灾隐患）由运维部负责人提报，管理层即时审批，审批后门禁管理员临时开通，使用完毕后1小时内注销。第十四条权限开通与生效开通操作：门禁管理员收到审批通过的申请表后，在门禁系统后台录入申请人员实名信息、绑定识别方式（人脸/门禁卡），设置权限等级、有效期限，确保权限范围与审批结果一致。生效确认：权限开通后，门禁管理员需测试申请人员通行指定区域的权限是否生效，测试无误后通知申请人员；会员权限需同步告知使用注意事项，禁止转借权限。凭证留存：门禁管理员需将《门禁权限申请表》、审批意见、开通记录整理归档，留存期限不少于1年，便于后续核查权限分配合规性。第五章权限变更与注销管理第十五条权限变更场景与流程变更场景：会员续租/更换办公区域、员工调岗、权限有效期延长等需变更门禁权限的场景，需重新提报《门禁权限变更申请表》，注明变更原因、原权限信息、新权限需求。变更审核：权限变更审核流程与初始申请一致，一级/二级权限变更由行政部审核，三级权限变更需管理层审批，审核通过后门禁管理员在系统中调整权限，调整后测试生效状态。变更时效：会员权限变更需在租赁合同变更后24小时内完成，员工权限变更需在调岗通知下达后1个工作日内完成，确保权限与实际使用需求匹配。第十六条权限注销场景与要求注销场景：会员退租、员工离职、访客权限到期、权限闲置超30天、违规使用权限等需注销门禁权限的场景，相关部门需及时提报注销需求。注销时效：会员退租后7个工作日内完成权限注销，员工离职当日完成权限注销，访客权限到期自动注销，权限闲置超30天的由行政部通知门禁管理员主动注销。注销操作：门禁管理员注销权限时，需删除对应人员的识别信息（人脸/门禁卡绑定）、清空权限配置，注销完成后在台账中记录注销时间、经办人，确保权限彻底失效。第六章异常管控与应急处置第十七条权限异常管控异常识别：门禁系统后台需实时监控权限使用异常，包括非授权时段通行、跨区域通行、多次识别失败、权限已注销仍尝试通行等，异常信息即时推送至门禁管理员。异常处置：门禁管理员发现异常后，1小时内核查原因，非授权通行需联系安全巡查员到场核实，确认违规的暂停对应权限，并上报行政部；设备故障导致的异常需通知运维部维修。违规处理：发现转借门禁卡、共用权限、冒用他人权限等违规行为，立即注销对应权限，会员违规的按租赁合同约定处理，员工违规的给予警告及绩效处罚。第十八条设备故障应急处置识别设备故障：人脸/刷卡设备故障导致无法通行时，运维部需在30分钟内到场排查，临时启用应急开门装置（机械钥匙），并安排人员值守，故障修复不超过4小时。系统后台故障：门禁系统后台瘫痪导致权限无法管控时，立即切换至应急模式，核心区域关闭出入口，公共区域安排人员人工核验身份通行，后台修复不超过8小时。断电应急处置：突发断电导致门禁系统失效时，启用应急电源维持核心区域门禁运行，公共区域门禁自动解锁，安全巡查员加强巡逻，恢复供电后立即校准权限系统。第十九条紧急开门管理紧急开门场景：仅在火灾、人员被困、设备故障无法通行等紧急情况下可使用应急开门装置，禁止以日常通行为由使用应急钥匙/按钮。开门流程：使用应急开门装置前需上报行政部负责人，记录开门时间、原因、使用人，使用后立即复位装置，运维部次日核查装置功能是否正常。钥匙管理：应急开门钥匙由行政部专人保管，存放于指定保险柜，领用需登记，使用后即时归还，严禁私自复制、转借应急钥匙。第七章培训与考核追责第二十条培训要求全员培训：每季度组织一次门禁系统使用培训，向会员、员工讲解权限使用规则、违规后果、应急通行方式，确保知晓权限管控要求，培训参与率≥95%。专项培训：每月对门禁管理员、安全巡查员开展专项培训，讲解系统后台操作、异常处置流程、数据安全管控要点，提升专业管理能力。新入职培训：新员工入职、新会员签约时，需单独讲解门禁权限申请流程、使用规范，发放《门禁使用须知》，确保首次使用符合制度要求。第二十一条考核指标设置权限管理指标：权限申请审核及时率≥98%，权限注销及时率≥100%，权限分配准确率≥99%，数据备份完成率≥100%。设备管理指标：门禁设备故障修复及时率≥95%，系统后台运行稳定率≥99%，应急开门装置可用率≥100%。合规管控指标：权限违规使用发生率≤1%，数据泄露事件发生率为0，异常通行处置及时率≥100%。第二十二条责任追究轻微违规：权限申请材料不全仍审核通过、门禁设备巡检不及时、数据备份遗漏等轻微违规，给予责任人口头警告，限期整改，整改未达标扣减当月绩效5%。一般违规：超范围分配权限、权限注销超期、应急钥匙保管不当、泄露门禁通行记录等一般违规，给予书面警告，扣减当月绩效10%-20%，责任人需提交整改报告。严重违规：滥用应急开门权限、泄露会员/员工身份信息、未及时处置权限异常导致安全事件、私自售卖门禁权限等严重违规，给予记过至开除处分，扣减当月绩效50%；造成经济损失或