资产管理制度及登记模板

资产管理制度及登记模板一、适用范围与应用场景本制度及登记模板适用于各类企业、事业单位、社会团体及机关等组织，旨在规范单位固定资产、低值易耗品等资产的全生命周期管理。具体应用场景包括：新设单位：需建立标准化资产管理体系，明确资产从购置到处置的流程；运营单位：现有资产混乱、账实不符时，通过制度规范管理流程，提升资产使用效率；审计合规需求：满足内外部审计对资产管理的规范性要求，避免资产流失风险；跨部门协作：统一资产登记标准，明确各部门管理职责，减少推诿扯皮。二、资产管理全流程操作指南（一）资产购置与验收需求提出各部门根据工作需要，填写《资产购置申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人，部门负责人签字确认后提交至资产管理部门。示例：行政部因办公需要，申请购置打印机5台，型号HPLaserJetPro，单价1200元，用途为各部门日常文件打印。审批与采购资产管理部门对购置申请的必要性、合理性进行审核，根据单位《采购管理办法》履行审批流程（如小额资产由部门负责人审批，大额资产需分管领导或总经理审批）。审批通过后，由采购部门按单位采购流程（招标、询价、定点采购等）执行采购，签订采购合同，保证资产来源合规、价格合理。资产验收资产到货后，由资产管理部门、使用部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、质量、配件（如说明书、保修卡）等是否与采购合同一致。验收合格后，填写《资产验收单》，三方签字确认；若不合格，及时联系供应商退换货。（二）资产登记与建档资产编号验收合格的资产由资产管理部门统一编号，编号规则为“资产类别代码+购置年份+流水号”（如“固定资产-2024-001”），保证每项资产唯一标识。信息登记根据验收信息，填写《资产登记表》（详见第三部分模板），内容包括：资产基本信息（名称、类别、编号、规格型号、购置日期、金额、供应商）、使用信息（使用部门、保管人、存放地点）、资产状态（在用、闲置、维修、报废）等。标签粘贴资产管理部门制作资产标签（包含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公桌侧面），便于日常识别与盘点。档案建立为每项资产建立电子档案（Excel或资产管理系统）及纸质档案（含购置申请、审批文件、采购合同、验收单、登记表等），档案编号与资产编号一致，按年度分类归档。（三）资产领用与使用领用流程使用部门需领用资产时，由经办人填写《资产领用单》，注明资产编号、名称、领用人、领用日期，部门负责人签字后提交至资产管理部门。资产管理部门核对登记信息无误后，办理领用手续，更新《资产登记表》中“保管人”“存放地点”等信息。使用管理保管人负责资产的日常保管，保证资产安全、完整，严禁擅自转借、调拨、拆卸、改装；资产发生转移（如员工离职、部门调动）时，原保管人需将资产交回资产管理部门，办理交接手续，填写《资产交接单》，双方签字确认；资产使用过程中发生故障，及时报资产管理部门维修，严禁私自送修或处置。（四）资产维护与保养定期检查资产管理部门每季度对各部门资产进行一次全面检查，重点检查资产状态（如是否正常运行、有无损坏）、使用记录（如领用日期、维修记录）等，填写《资产检查记录表》，对问题资产及时跟进处理。维修管理资产出现故障时，使用人填写《资产维修申请单》，说明故障现象、原因，经部门负责人签字后提交资产管理部门。资产管理部门评估维修必要性，联系供应商或维修单位进行维修，维修完成后填写《资产维修记录单》，记录维修时间、费用、维修结果，并更新资产状态。（五）资产盘点与核对定期盘点资产管理部门每年至少组织一次全面盘点（一般在12月份），各部门配合盘点人员核对资产实物与登记信息，保证账实相符。盘点内容包括：资产名称、编号、数量、状态、存放地点等。差异处理盘点中发觉盘盈（账外资产）、盘亏（资产缺失）或账实不符（如资产状态登记错误）时，填写《资产盘点差异表》，分析原因（如漏登、遗失、损坏），经资产管理部门核实后，报单位领导审批。审批通过后，进行相应处理：盘盈资产：补充登记，纳入资产管理；盘亏资产：查明责任人，按规定赔偿后办理报废手续；账实不符：更正登记信息，保证信息准确。（六）资产处置与报废处置申请资产达到使用年限（如固定资产折旧年限已满）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《资产处置申请表》，注明资产编号、名称、处置原因、数量、处置方式（报废、转让、捐赠等），部门负责人签字后提交资产管理部门。审批与评估资产管理部门对处置申请进行审核，必要时组织技术评估（如对报废资产鉴定是否可修复），确认处置必要性后，按单位审批权限报领导审批（如报废金额较大的资产需经总经理办公会审批）。处置执行审批通过后，按以下方式处置：报废：联系有资质的回收公司回收，回收时填写《资产报废回收单》，双方签字确认，残值收入上交单位财务；转让：通过内部调剂或公开拍卖方式转让，转让收入入账；捐赠：按规定办理捐赠手续，留存捐赠证明。处置完成后，资产管理部门在《资产登记表》中更新资产状态为“已处置”，注销档案信息。三、核心模板表格设计（一）资产登记表（样表）资产编号资产名称资产类别规格型号购置日期金额（元）供应商使用部门保管人存放地点资产状态备注GD-2024-001台式电脑固定资产联想ThinkCentreM9002024-03-155500.00联想专卖店市场部张*3楼301办公室在用含显示器、键盘LD-2024-002办公椅低值易耗品人体工学椅2024-04-20450.00办公用品商城财务部李*2楼财务室在用GD-2023-005打印机固定资产HPLaserJetP11082023-11-081800.00HP授权经销商行政部王*1楼文印室维修2024-05-10故障维修中说明：资产类别分为“固定资产”“低值易耗品”“无形资产”等，可根据单位实际需求调整；资产状态包括“在用、闲置、维修、报废、已处置”。（二）资产变更记录表（样表）变更日期资产编号资产名称变更类型变更前信息变更后信息经办人审批人备注2024-06-01GD-2024-001台式电脑部门调动市场部→销售部销售部赵*孙*员工张*调至销售部2024-06-10GD-2023-005打印机状态变更维修→在用在用周*吴*维修完成，恢复正常使用说明：变更类型包括“部门调动”“保管人变更”“状态变更”“存放地点变更”等。（三）资产盘点表（样表）盘点日期盘点部门资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因盘点人复核人处理意见2024-12-20市场部GD-2024-001台式电脑550无张*李*2024-12-20行政部LD-2024-002办公椅109-11把椅子损坏已丢弃王*周*按盘亏处理，追究保管人责任说明：盘点日期为统一盘点时间；盘点人由资产管理部门和使用部门人员共同担任；复核人由单位审计或财务部门人员担任。四、执行要点与风险规避（一）明确责任主体单位负责人为资产管理第一责任人，对资产完整性负总责；资产管理部门负责制度制定、流程审批、档案管理及监督检查；使用部门负责人为本部门资产管理直接责任人，需督促保管人规范使用资产；保管人对所保管的资产负直接保管责任，保证资产安全、完整。（二）规范操作流程严格执行“购置-验收-登记-领用-盘点-处置”全流程，杜绝“重购置、轻管理”现象；所有资产变动（领用、调拨、维修、报废等）必须书面记录，签字手续齐全，保证可追溯；定期开展资产管理培训，提升员工责任意识和操作规范性。（三）保证信息真实资产登记信息必须与实物一致，严禁虚报、瞒报、漏登；资产状态变更（如维修、报废）及时更新登记信息，保证账实动态一致；盘点结果经多方确认，差异原因分析清晰，处理意见落实到位。（四）加强动态管理建立“一物一档”电子台账，实时更新资产信息，便于查询和统计；对闲置资产及时调剂，提高资产使用效率；对报废资产按规定处置，避免资产闲置或流失。（五）完善档案留存资产管理档案（购置申请、审批文件、合同、验收单、登记表、盘点表等）保存期限不少于5年，重要档案永久保存；档案管理专人负