餐饮服务食品原料采购索证验收登记制度

餐饮服务食品原料采购索证验收登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国食品安全法实施条例》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于供应链风险防控的总体要求制定，结合公司餐饮服务业务特性，旨在通过规范食品原料采购索证验收流程，防范食品安全风险，保障消费者健康权益，提升企业合规管理水平。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属餐饮服务单位及全体员工，涵盖餐饮服务食品原料的供应商选择、资质审核、合同签订、索证索票、运输存储、验收签收等全流程管理，以及相关档案的保存与处置。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“餐饮服务食品原料专项管理”指企业为规范食品原料采购索证验收行为，建立覆盖风险识别、控制、监督、改进的全流程管理体系。（二）“采购合规风险”指因供应商资质不符、索证不全、验收不严等环节存在缺陷，导致食品安全事件或行政处罚的潜在风险。（三）“合规性审查”指对供应商准入、采购合同、索证材料、验收记录等环节是否符合法律法规及企业内部标准的系统性核查。第四条餐饮服务食品原料采购索证验收管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：所有食品原料采购均须纳入本制度管理范围，不留死角。（二）责任到人原则：明确各层级管理人员的职责权限，实现责任闭环。（三）风险导向原则：重点关注高风险供应商（如肉类、乳制品、进口食品），实施差异化管控。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对餐饮服务食品原料专项管理负全面领导责任，负责批准专项管理制度及重大风险处置方案；分管领导为直接责任人，负责组织落实制度执行、监督考核及资源保障。第六条设立餐饮服务食品原料专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及下属单位代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调各环节管理工作，解决跨部门协作难题；（二）审议重大风险事件处置方案及制度修订事项；（三）组织开展年度管理成效评价。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（采购部）：负责统筹专项制度建设、供应商分级管理、培训宣贯，每季度向领导小组报告工作进展。（二）专责部门（食品安全办公室）：负责制定业务操作标准、审核验收记录、参与风险处置，每月提交风险分析报告。（三）业务部门/下属单位：落实本区域采购需求，执行验收操作规程，每日上报异常情况。第八条基层执行岗位（仓库管理员、验收专员）须履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合SOP；（二）对验收中发现的问题及时记录并上报；（三）参与年度合规考核，通过操作技能测试。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商资质审核管理：（一）合规标准：必须选择持有《食品经营许可证》的供应商，冷链产品需额外提供制冷设备资质证明；境外供应商需符合目标国法规且通过进口备案。（二）禁止行为：严禁选择因食品安全问题被通报的供应商，禁止向无证单位采购。（三）风险防控点：重点核查营业执照有效期、从业人员健康证明、近三年抽检记录。第十条采购合同签订管理：（一）合规标准：采用集团标准模板，明确品名、规格、数量、价格、交付时间、违约责任；冷链产品合同须约定全程温控要求。（二）禁止行为：禁止签订口头合同或内容缺失的协议，杜绝价格围标行为。（三）风险防控点：审核供应商法定代表人、经办人授权书，核对印章与营业执照一致。第十一条索证索票管理：（一）合规标准：每批次原料须索取《检验检疫合格证明》、批次生产记录、运输车辆温度监控记录等；进口产品需附加中文标签和海关证明。（二）禁止行为：严禁伪造或使用过期票据，禁止收取供应商回扣。（三）风险防控点：检查票据防伪标识、批次编号连续性，留存电子扫描件归档。第十二条运输存储管理：（一）合规标准：冷藏车运输须全程监控温度（肉类≤4℃、乳制品≤2℃），仓库分区存放（生熟分离、冷藏冷冻分开）；建立出入库台账。（二）禁止行为：禁止使用无制冷设备车辆运输冷链产品，严禁仓库混放有毒有害物质。（三）风险防控点：每月检测仓库温湿度，记录空调故障及维修情况。第十三条验收签收管理：（一）合规标准：按批次核对品名、数量、生产日期，冷藏品拆检时需使用快速测温仪；验收合格方可签字入库。（二）禁止行为：禁止签收与订单不符的原料，严禁明知不合格仍入库。（三）风险防控点：留存验收视频记录（关键品类）、异常情况照片及处理说明。第十四条档案管理：（一）合规标准：建立电子档案系统，保存供应商资质三年、索证材料两年、验收记录一年；关键品类永久留存。（二）禁止行为：禁止随意销毁档案或篡改记录。（三）风险防控点：档案柜加锁管理，操作员双重授权登录系统。第十五条供应商动态管理：（一）合规标准：每年开展供应商绩效考核（合格率≥90%），淘汰连续两年不合格单位；建立黑名单制度。（二）禁止行为：禁止对不合格供应商采取变通验收手段。（三）风险防控点：记录供应商整改计划及验收复查结果。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年由牵头部门牵头，结合法规修订（如《食品安全法》年度修订）、业务变化（如新设分店）及事故案例，修订制度文本，于X月X日前发布实施。第十七条风险识别预警机制：每月由专责部门联合财务部、下属单位开展风险排查，按“一般（红）、较大（橙）、重大（黄）”三级标注，发布预警通报，重大风险须24小时内上报领导小组。第十八条合规审查机制：嵌入采购审批流程，未经食品安全办公室审核的采购申请不予流转；签订合同时需覆盖本制度第X条至第X条条款，未全覆的不予执行。第十九条风险应对机制：（一）一般风险（如单批次索证不全）：由业务部门限期整改，专责部门跟踪确认；（二）重大风险（如冷链运输中断）：启动应急预案，停用问题批次，上报领导小组成立专项组处置。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：采购部未落实资质审核扣X分/月，仓库验收失职处X元/次，屡次发生降级处理；（二）联动措施：与绩效考核挂钩，情节严重移交纪律委员会。第二十一条评估改进机制：每半年由领导小组组织第三方机构开展管理效果评估，形成《评估报告》，提出优化建议，次年1月完成整改闭环。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级负责人在月度会议中汇报落实情况，领导小组每季度召开专题会，确保制度执行力度。第二十三条考核激励机制：专项合规得分占部门年度绩效30%，评优名额向考核前X名的单位倾斜，员工违规将影响个人信用积分。第二十四条培训宣传机制：每年X月开展全员线上培训（考核合格率需达100%），新员工岗前培训须包含本制度内容。第二十五条信息化支撑：引入采购管理平台，实现供应商电子档案、验收数据自动预警、库存智能盘点等功能。第二十六条文化建设：制作《食品安全合规手册》，各分店张贴操作要点图示，每年开展“合规日”活动。第二十七条报告制度：每月5日前提交《管理月报》（含风险事件、整改情况），每年3月31日前报送《年度管理报告