高校教材订阅制度

高校教材订阅制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于规范内部管理、防控经营风险的相关规定制定，旨在规范高校教材订阅业务流程，防范采购风险、财务风险及合规风险，确保教材订阅工作的科学化、标准化与高效化，满足公司人才培养与教学支持需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在高校教材订阅业务中的所有活动，覆盖教材选订、采购、验收、结算、库存管理等全流程，以及相关供应商管理、资金支付、信息保密等环节。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”指公司针对高校教材订阅业务建立的系统性风险防控与流程管理机制，包括但不限于供应商准入、合同审核、履约监督、资金监管等环节的标准化管控。（二）“XX风险”指在教材订阅过程中可能出现的合规风险（如采购程序违规、价格不透明）、财务风险（如资金挪用、虚假报销）、管理风险（如责任主体缺失、流程执行偏差）及操作风险（如信息泄露、数据错误）。（三）“XX合规”指教材订阅业务严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务活动合法、合规、透明，防范法律纠纷与经济损失。第四条高校教材订阅专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保所有订阅环节纳入制度管控范围，不留盲区；（二）责任到人原则，明确各层级、各部门职责分工，确保责任可追溯；（三）风险导向原则，聚焦关键风险点，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则，定期评估制度有效性，动态优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司高校教材订阅专项管理第一责任人，负责统筹决策、资源保障及整体风险把控；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及问题处置。第六条设立高校教材订阅专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括采购部、财务部、教务部等部门负责人。领导小组负责统筹协调订阅业务重大事项，审批关键节点决策，监督制度执行情况，并定期召开会议研判风险。第七条明确以下三类主体职责：（一）牵头部门（采购部）：负责专项管理制度建设与修订，组织供应商资质审核与评估，监督采购流程合规性，开展风险排查与考核，并统筹培训宣贯工作；（二）专责部门（财务部、教务部）：财务部负责资金审批、支付监督及税务合规审核；教务部负责教材需求审核、技术标准对接及验收组织；（三）业务部门/下属单位（各教学单位、培训中心）：负责教材需求提出与确认，落实采购指令，配合验收与库存管理，并开展本领域风险防控。第八条基层执行岗（采购专员、财务人员、教学助理等）须履行以下合规操作责任：（一）严格遵守制度流程，签署岗位合规承诺书；（二）发现异常情况及时上报，不得隐瞒或擅自处理；（三）参与相关培训，掌握业务操作规范；（四）妥善保管业务资料，履行保密义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商管理：建立合格供应商名录，实施分级分类管理。新增供应商需提交资质证明（营业执照、教学资源授权书等）、业绩案例及合规承诺，经采购部、教务部联合审核后入库；每年动态评估供应商履约情况，淘汰不合格供应商。严禁向关系人推荐供应商。第十条需求确认：教材选订需基于教学计划，由教务部联合相关教学单位编制需求清单，明确教材名称、版本、数量、预算等要素，经部门负责人审批后提交采购部。需求变更需履行备案程序。第十一条采购流程：采用集中采购与分散采购相结合模式。金额超过XX万元的项目需通过招标平台进行公开招标；小额采购可通过谈判或询价方式确定供应商，但须符合价格指导目录。所有采购合同需经法律部审核，关键条款由采购部、财务部会签。第十二条合同签订：合同条款应明确教材规格、交付时间、验收标准、违约责任等核心内容。签订后报送档案室归档，电子版同步录入ERP系统。第十三条价格管控：采购价格不得高于市场指导价或历史成交价，异常低价需提交专项说明。财务部定期开展价格合理性审核，发现偏差及时通报采购部核查。第十四条验收管理：教材到货后由教务部联合教学单位共同验收，核对品名、版本、数量、质量，验收合格后签发入库单，并同步通知财务部支付货款。验收不合格的需退回供应商并说明原因。第十五条资金支付：财务部根据合同、入库单、发票等资料审核付款申请，大额支付需经分管领导审批；采用分期付款的需明确每期支付节点与金额。严禁无合同、无发票支付。第十六条库存管理：采购部建立教材库存台账，定期盘点，闲置教材应及时处置或捐赠，处置收入上缴财务部统一管理。第十七条信息保密：涉及教材目录、预算、供应商名单等敏感信息，仅限授权人员知悉，严禁外泄或违规使用。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新：采购部每年牵头评估制度适用性，根据法规变化、业务调整或风险事件修订制度，报领导小组审批后发布。第十九条风险识别预警：采购部、财务部每季度开展风险排查，重点关注供应商集中度、价格异常波动、合同履约延迟等风险，形成评估报告报送领导小组，必要时发布预警通知。第二十条合规审查：将合规审查嵌入关键节点，包括：（一）需求提报阶段，教务部审核需求合理性；（二）招标阶段，采购部审查流程合规性；（三）合同签订阶段，法律部审查条款合法性；（四）付款阶段，财务部审查资料完整性。第二十一条风险应对：（一）一般风险（如轻微流程偏差）由采购部限期整改；（二）重大风险（如供应商资质造假）启动应急预案，暂停合作并上报领导小组，同时开展责任倒查；（三）紧急情况需同步通知相关部门协同处置，重要事件须在X小时内上报至分管领导。第二十二条责任追究：违规情形及处罚标准如下：（一）供应商准入失职：对牵头部门负责人罚款X万元，情节严重移交纪律委；（二）合同签订违规：对经办人暂停岗位，金额损失由责任人赔偿；（三）资金支付超权限：对财务人员降级处理，涉及违法的移交司法机关；（四）信息泄露：对泄密人员解除劳动合同，并承担法律责任。第二十三条评估改进：领导小组每年组织第三方机构开展专项管理有效性评估，形成改进建议，纳入下一年度工作计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须明确分管领域责任，领导小组每月召开例会，确保制度落实。第二十五条考核激励：将专项合规情况纳入部门年度考核指标，优秀案例予以奖励，违规问题实行一票否决。第二十六条培训宣传：（一）管理层每年接受合规履职培训，考核合格后方可分管相关业务；（二）一线员工每月参与操作规范培训，考核不合格者调岗或待岗；（三）定期发布合规手册，张贴宣传海报，营造“人人懂合规”氛围。第二十七条信息化支撑：开发教材订阅管理系统，实现以下功能：（一）供应商资质电子化存档；（二）采购流程线上审批；（三）风险预警自动触发；（四）数据可视化报表。第二十八条文化建设：（一）制定《高校教材订阅合规手册》，包含制度要点、案例警示等内容；（二）组织全员签订合规承诺书，将承诺情况纳入个人档案；（三）设立合规举报热线，对有功举报人给予奖励。第二十九条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报至专责部门，重大事件同步上报领导小组；（二）年度管理情况报告需包含数据统计、问题分析、改