高等学校图书采访制度

高等学校图书采访制度第一章总则第一章第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国档案法》等国家相关法律法规，结合行业图书采访管理准则及企业内部风险防控要求制定。为规范高等学校图书采访工作，防控采购风险，提升资源配置效率，保障学术资源安全，特制定本制度。第一章第二条本制度适用于高等学校各部门、下属单位及全体员工在图书采访、采购、入库、加工、编目、剔旧等全流程管理活动。具体覆盖场景包括但不限于：教材、专著、期刊、电子资源、音像资料等图书资源的采访决策、供应商选择、合同签订、资金支付、质量验收等环节。第一章第三条本制度涉及以下核心术语：（一）图书专项管理：指高等学校为保障教学科研需求，通过制度设计、流程规范、风险防控等手段，对图书采访工作实施全流程管控的活动。其外延包括采购决策、供应商管理、合同执行、验收处置等管理行为。（二）采访风险：指在图书采访过程中可能引发资产损失、合规瑕疵或资源浪费的潜在问题，如供应商资质不符、采购价格异常、内容质量争议等。（三）合规操作：指图书采访活动严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部制度的行为，包括但不限于采购流程合规、价格合理、合同规范、档案完整等要求。第一章第四条图书专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保图书采访全流程管理活动纳入制度管控范围，不留监管空白。（二）责任到人：明确各级组织及岗位的管理职责，建立可追溯的责任体系。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理重大风险，动态调整管控策略。（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化流程机制，适应内外环境变化。第二章管理组织机构与职责第二章第五条高等学校主要负责人对图书专项管理工作承担全面领导责任，负责统筹制度建设、资源保障及重大风险处置；分管领导承担直接管理责任，负责专项管理制度的组织实施、监督考核及工作协调。第二章第六条设立图书专项管理领导小组，由主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、信息中心等相关部门负责人。领导小组负责统筹协调专项管理工作，审批重大采购项目、决策复杂风险处置方案，并定期听取专项管理报告。第二章第七条专项管理领导小组下设办公室，挂靠图书馆，负责日常统筹协调、文件管理、会议组织、信息报送等工作。其主要职能包括：（一）统筹专项管理制度建设与修订；（二）组织专项风险排查与评估；（三）监督考核各部门专项管理执行情况；（四）开展培训宣贯，提升全员合规意识。第二章第八条牵头部门（图书馆）职责：（一）制定图书采访专项管理制度及实施细则；（二）建立供应商准入标准及分级管理制度；（三）组织开展采购需求论证及预算编制；（四）负责合同签订、履约监督及验收处置；（五）定期分析采购数据，优化采购策略。第二章第九条专责部门（审计部、财务部）职责：（一）审计部负责图书采购项目的合规性审查，重点核查供应商资质、合同条款、验收程序等；（二）财务部负责采购资金支付的合规审核，监督预算执行情况，防范资金风险；（三）两部门联合开展专项审计，对重大采购项目实施全过程监督。第二章第十条业务部门/下属单位职责：（一）各教学科研部门负责提出图书采访需求，提交《图书采访申请表》并承担内容合理性责任；（二）信息中心负责电子资源采访的技术支持与验收；（三）后勤部门负责图书物流配送的协调与管理。第二章第十一条基层执行岗责任：（一）岗位人员需签署合规操作承诺书，严格执行采访流程及标准；（二）发现违规行为或潜在风险，及时上报至专责部门或领导小组办公室；（三）参与风险处置及整改落实，确保问题闭环管理。第三章专项管理重点内容与要求第三章第十一条图书采购需求管理：图书采访需基于教学科研实际需求，由需求部门提交《图书采访申请表》，经图书馆汇总审核后纳入采购计划。禁止重复采购或超预算采购，需求论证不合格的不得进入采购流程。第三章第十二条供应商管理：（一）建立合格供应商名录，定期更新，实行动态管理；（二）新增供应商需经资质审核、业绩评估、价格比对，必要时组织实地考察；（三）禁止向关联方或利益相关方采购，严禁收取回扣或礼品。第三章第十三条招标采购管理：（一）单笔采购金额超过X万元的图书项目需实行招标，采用公开招标、竞争性谈判等合规方式；（二）招标文件需明确技术标准、商务条款、评审规则，确保公平公正；（三）中标结果需公告公示，接受监督，中标供应商需签订正式合同。第三章第十四条合同签订管理：（一）合同内容应完整规范，包括标的物、数量、价格、交付方式、违约责任等条款；（二）合同签订前需经法律部门审核，重大合同需组织专家论证；（三）合同履行过程中需建立履约台账，记录关键节点进展。第三章第十五条质量验收管理：（一）纸质图书需核对品名、版次、数量，检查外观质量，发现不符立即拒收；（二）电子资源需测试访问权限、内容完整性，验证数据格式合规性；（三）验收不合格的，按合同约定索赔或退货，并分析原因完善采购标准。第三章第十六条价格管控管理：（一）建立图书价格数据库，参考市场基准价，避免价格虚高；（二）采购价格异常的需提交专项说明，必要时组织价格复审；（三）禁止通过虚假交易或拆分订单规避价格监督。第三章第十七条库存及剔旧管理：（一）图书入库需建立电子台账，实行动态盘点，定期清理积压资源；（二）剔旧图书需按程序审批，残值处理需符合资产管理制度；（三）淘汰图书需规范销毁或捐赠，确保信息安全。第三章第十八条风险防控要点：（一）防范供应商资质造假风险，加强实地核查力度；（二）控制价格串通风险，完善招标监督机制；（三）化解内容合规风险，建立图书审查制度；（四）警惕资金挪用风险，加强支付节点监控。第四章专项管理运行机制第四章第十一条制度动态更新机制：（一）每年第一季度由图书馆牵头，审计部、财务部等专责部门参与，评估制度有效性；（二）根据国家政策变化、行业准则调整及业务实践反馈，及时修订制度条款；（三）重大修订需经领导小组审议通过，并组织全员培训。第四章第十二条风险识别预警机制：（一）每年第一季度开展专项风险排查，重点检查供应商管理、招标采购、资金支付等环节；（二）采用风险矩阵法对识别风险进行分级，高风险项需制定专项防控方案；（三）每月发布风险预警通报，提示异常行为及整改要求。第四章第十三条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入采购流程，关键节点包括需求审核、招标文件、合同签订、验收报告；（二）未经合规审查的采购项目不得实施，违者追究相关责任；（三）专责部门对审查结果签字背书，确保可追溯性。第四章第十四条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）发生风险事件需启动应急预案，48小时内上报领导小组，72小时内完成处置；（三）跨部门风险需建立协同机制，明确牵头部门、配合部门及责任分工。第四章第十五条责任追究机制：（一）违规采购的，依据情节轻重追究个人或部门绩效扣减、纪律处分；（二）重大违规的，移交监察部门处理，涉嫌违法的依法移送司法机关；（三）建立违规案例库，定期通报警示，强化以案促改。第四章第十六条评估改进机制：（一）每年末开展专项管理有效性评估，指标包括合规率、效率提升、风险控制等；（二）评估结果纳入部门绩效考核，针对短板制定改进计划；（三）通过数据分析发现管理漏洞，完善制度设计或流程优化。第五章专项管理保障措施第五章第十一条组织保障：（一）各级领导干部需履行“一岗双责”，既要抓业务又要抓合规；（二）领导小组每季度召开会议，研究解决管理难题，形成工作闭环；（三）建立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责信息传递与协调。第五章第十二条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，权重不低于X%；（二）对优秀采购项目或风险防控案例给予绩效奖励，典型案例通报表扬；（三）考核结果与评优评先挂钩，连续不合格的取消评优资格。第五章第十三条培训宣传机制：（一）每年开展X次专项培训，内容涵盖制度解读、操作规范、风险案例等；（二）管理层重点培训合规履职要求，基层人员重点培训操作技能；（三）通过宣传栏、内网平台等渠道普及合规知识，营造学习氛围。第五章第十四条信息化支撑：（一）建设图书采购管理系统，实现需求提报、供应商管理、合同管理、数据统计等功能；（二）系统嵌入合规校验规则，自动拦截违规操作；（三）利用大数据分析采购行为，预警异常模式。第五章第十五条文化建设：（一）编印《图书专项合规手册》，明确权利义务与操作指南；（二）组织全员签署合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工主动监督。第五章第十六条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报至专责部门，24小时内形成初步报告；（二）年度管理情况报告需于次