合肥财务制度及报销流程

PAGE合肥财务制度及报销流程一、总则（一）目的本财务制度及报销流程旨在规范合肥[公司/组织名称]的财务管理，确保财务工作的准确性、及时性和合规性，保障公司/组织的资金安全，提高资金使用效率，为公司/组织的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于合肥[公司/组织名称]全体员工，包括总部及各分支机构、子公司等。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及合肥地区的财务法规和政策要求制定，并结合公司/组织的实际情况进行细化和完善。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责公司/组织财务管理制度的制定、执行和监督，确保财务工作符合法律法规和公司/组织规定。2.组织财务核算工作，准确记录和反映公司/组织的财务状况和经营成果，编制各类财务报表。3.负责资金的筹集、调配和管理，合理安排资金使用，确保公司/组织资金链的稳定。4.进行财务分析，为公司/组织管理层提供决策支持，评估财务风险并提出防范措施。5.负责税务管理，依法纳税，合理进行税务筹划，降低税务成本。6.管理财务档案，确保财务资料的完整、安全和可追溯。（二）财务人员岗位设置及职责1.财务经理全面负责财务部门的日常管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。审核重要财务事项，参与公司/组织重大决策，提供财务专业意见。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系。监督财务人员的工作，组织财务人员培训和考核，提高团队整体素质。2.会计按照国家会计准则和公司/组织财务制度，进行账务处理，编制记账凭证、登记账簿。负责财务报表的编制和报送，确保数据准确、及时。协助财务经理进行财务分析，提供相关财务数据支持。负责财务档案的整理和保管工作。3.出纳办理现金收付和银行结算业务，确保资金收付的准确性和安全性。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据。协助会计做好其他财务相关工作。三、财务管理制度（一）预算管理制度1.预算编制原则以公司/组织战略目标为导向，结合年度经营计划，合理预测各项收入、成本和费用。坚持实事求是，确保预算数据真实、可靠，具有可操作性。遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序，充分调动各部门的积极性和主动性。2.预算编制流程每年[具体时间]前，各部门根据公司/组织年度经营目标和本部门工作任务，编制下一年度部门预算草案，包括收入预算、成本费用预算等，并提交至财务部门。财务部门对各部门预算草案进行审核、汇总和平衡，结合公司/组织整体战略目标和资源状况，提出调整意见，形成公司/组织年度预算草案。年度预算草案经公司/组织管理层审议通过后，报董事会批准执行。3.预算执行与监控各部门严格按照批准的预算执行，确保各项预算指标的完成。财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。如因特殊情况需要调整预算，必须按照规定的程序进行申请和审批。调整预算的申请需由相关部门提出，说明调整原因、调整金额及对公司/组织财务状况和经营成果的影响，经财务部门审核、管理层审批后执行。（二）收入管理制度1.收入确认原则按照国家会计准则和相关税收法规的规定，准确确认收入的实现。对于销售商品收入，在同时满足企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制、收入的金额能够可靠地计量、相关的经济利益很可能流入企业、相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量等条件时，确认收入。对于提供劳务收入，在资产负债表日，提供劳务交易的结果能够可靠估计的，采用完工百分比法确认提供劳务收入。2.收入核算与管理财务部门负责对公司/组织的各类收入进行统一核算，确保收入数据的准确性和完整性。销售部门应及时与客户签订销售合同，明确销售价格、付款方式、交货时间等条款，并将合同副本提交至财务部门备案。对于销售收入的收取，应严格按照合同约定执行，确保款项及时、足额收回。如发生应收账款逾期未收回的情况，销售部门应及时与客户沟通催款，并向财务部门反馈相关情况，共同采取措施防范坏账风险。（三）成本费用管理制度1.成本费用核算原则遵循权责发生制原则，按照成本费用的实际发生期间进行核算，确保成本费用与收入相匹配。严格区分资本性支出和收益性支出，资本性支出应计入资产成本，按照规定分期摊销；收益性支出应计入当期损益。2.成本费用控制措施各部门应加强成本费用管理，制定合理的成本费用控制目标和措施，严格控制各项费用支出。采购部门应通过招标、询价等方式，选择优质供应商，降低采购成本。同时，加强采购合同管理，确保采购价格、质量、交货期等条款符合公司/组织要求。采购成本的变动情况应及时反馈至财务部门。费用报销应严格按照本制度规定的流程进行审批，确保费用支出真实、合理、合规。财务部门对费用报销进行审核时，应重点关注发票的真实性、合法性以及费用支出与公司/组织业务的相关性。对于大额成本费用支出，应进行专项分析和监控，确保资金使用效益。（四）资金管理制度1.资金筹集管理根据公司/组织发展战略和经营需要，合理确定资金筹集规模和方式。资金筹集方式包括股权融资、债权融资等，应在充分考虑融资成本、风险和资金使用期限等因素的基础上，选择合适的融资渠道。融资活动应严格按照国家法律法规和相关监管要求进行，确保融资行为合法合规。财务部门负责融资方案的制定和实施，及时与金融机构沟通协调，办理相关融资手续。对筹集资金的使用进行跟踪和监控，确保资金按规定用途使用，提高资金使用效率。2.资金使用与审批公司/组织资金实行集中管理、统一调配的原则。资金使用应根据预算安排和实际业务需要，按照规定的审批程序进行申请和审批。日常资金支出审批流程：由经办人填写费用报销单或资金支付申请单，详细说明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关证明材料，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司/组织管理层审批。对于重大资金支出，还需经董事会或股东大会审议批准。严禁未经审批擅自挪用、占用公司/组织资金，确保资金安全。3.资金结算管理加强资金结算管理，规范现金、银行存款等资金结算方式。出纳人员应严格按照国家现金管理规定和银行结算制度办理资金收付业务，确保资金收付准确无误。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项，保证银行存款账实相符。加强对资金结算票据的管理，如支票、汇票、本票等，确保票据的领用、保管、使用和核销等环节规范有序，防止票据丢失、被盗用等风险。（五）固定资产管理制度1.固定资产定义与分类固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备、办公家具及其他设备等类别。2.固定资产购置与验收各部门根据业务需要提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、预算金额、购置理由等信息，经部门负责人审核、财务部门审核资金预算后，报公司/组织管理层审批。采购部门按照审批后的购置申请进行采购，确保所购资产符合公司/组织要求和采购合同约定。资产到货后，由采购部门、使用部门和财务部门共同进行验收，核对资产的数量、规格型号、质量等是否与采购合同一致，并填写固定资产验收单。验收合格的资产方可办理入库手续。3.固定资产折旧与摊销财务部门按照国家会计准则和公司/组织财务制度的规定，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司/组织管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。对于符合固定资产定义但不符合资本化条件的资产，如金额较小的办公家具等，可采用一次性摊销的方法计入当期损益。4.固定资产处置固定资产处置包括出售、报废、毁损等。固定资产处置应按照规定的程序进行审批，由使用部门提出处置申请，填写固定资产处置申请表，说明处置资产的名称、规格型号、数量、购置时间、处置原因、预计处置收入等信息，经部门负责人审核、财务部门审核资产账面价值后，报公司/组织管理层审批。对于重大固定资产处置，还需经董事会或股东大会审议批准。固定资产处置收入应及时足额上缴公司/组织财务，处置净损益计入当期损益。（六）财务档案管理制度1.财务档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、银行对账单、合同协议、财务审批文件、财务分析报告等各类与财务工作相关的资料。2.财务档案整理与归档财务人员应按照财务档案管理要求，定期对财务资料进行整理和分类。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度打印并装订，财务报表应按年度整理归档。对各类财务档案应编制详细的目录清单，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息，确保档案资料的完整性和可查阅性。3.财务档案保管与借阅财务档案应指定专人负责保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。财务档案的保管期限应按照国家法律法规和公司/组织规定执行，一般会计凭证、账簿等保管期限为[X]年，财务报表等保管期限为[X]年。因工作需要查阅财务档案的，应填写财务档案借阅申请表，经财务部门负责人批准后方可借阅。借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。如需复印财务档案，应经财务部门负责人同意，并登记复印内容和用途。四、报销流程（一）报销原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报费用。报销人员应提供真实、合法、有效的发票及相关证明材料。2.合理性原则：报销费用应符合公司/组织的业务需要和财务制度规定，不得报销与公司/组织业务无关的费用。3.及时性原则：报销人员应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得超过[规定时间]。如因特殊原因未能及时报销的，应向财务部门说明情况并经批准。（二）报销流程1.费用报销申请经办人填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、支付方式等信息，并附上相关发票、收据、合同协议等证明材料。对于差旅费报销，还需填写差旅费报销明细表，注明出差日期、地点、事由、交通工具、住宿费用等详细信息。2.部门负责人审核部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认费用支出与本部门业务相关，并签字批准。如发现报销事项不符合规定，应拒绝签字并要求经办人作出解释或补充相关材料。3.财务部门审核财务部门收到报销申请后，对报销单及相关证明材料进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、有效性，费用支出是否符合公司/组织财务制度规定，报销金额计算是否准确等。如发现问题，财务部门应及时与经办人沟通，要求其更正或补充材料。审核通过后，财务部门在报销单上签字。4.公司/组织管理层审批根据公司/组织规定的审批权限，报销金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批；报销金额在[X]元以上至[X]元的，由公司/组织分管领导审批；报销金额在[X]元以上的，由公司/组织总经理审批。对于重大费用支出，还需经董事会或股东大会审议批准。5.报销支付经审批通过的报销申请，出纳人员按照报销单上注明的支付方式进行付款。如采用银行转账方式支付的，应确保收款账户信息准确无误；如采用现金支付的，应按照现金管理规定办理相关手续。（三）特殊情况报销处理1.对于因业务需要预先借款的情况，借款人应填写借款申请单，注明借款金额、用途、预计还款日期等信息，经部门负责人审核、财务部门审核、公司/组织管理层审批后，到财务部门办理借款手续。借款应在规定期限内归还，如需延期还款，应提前向财务部门申请并经