采购制度属于财务制度

PAGE采购制度属于财务制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动符合财务制度要求，提高采购效率，降低采购成本，保证公司物资供应的及时性、准确性和经济性，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购活动的部门和人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购物资质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.职责分离原则：采购、审批、执行、验收等环节应相互分离，避免权力集中和舞弊行为。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，包括物资的规格、数量是否准确，预算金额是否合理等。2.财务部门审核：财务部门对采购申请的预算金额进行审核，确保采购支出符合公司财务预算安排。对于超出预算的采购申请，需经特殊审批流程。3.高层审批：根据公司规定的审批权限，采购申请需提交给相应层级的高层管理人员进行最终审批。审批通过后，采购申请进入采购执行环节。（三）采购执行1.选择供应商：采购人员根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找合适的供应商。对供应商进行评估，包括其信誉、产品质量、价格、交货期等方面，选择至少三家以上的潜在供应商。2.询价与报价：采购人员向潜在供应商发出询价函，要求其提供详细的报价单。对各供应商的报价进行比较和分析，选择性价比最优的供应商。3.签订采购合同：采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同合法有效。（四）采购验收1.到货通知：采购人员在采购合同约定的交货期前，通知供应商准备发货，并及时告知验收部门到货时间。2.验收准备：验收部门根据采购合同和相关标准，制定验收计划，准备验收工具和文件。3.实物验收：验收人员按照验收计划对到货物资进行实物验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求。对于重要物资或技术复杂的设备，可邀请专业技术人员参与验收。4.验收报告：验收完成后，验收人员填写验收报告，详细记录验收情况。验收报告需经验收人员、采购人员和部门负责人签字确认。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。付款申请表需经采购人员、验收人员和部门负责人签字确认。2.财务审核：财务部门对付款申请进行审核，核对采购合同、验收报告等相关文件，确保付款金额准确无误，付款方式符合合同约定。3.高层审批：根据公司规定的审批权限，付款申请需提交给相应层级的高层管理人员进行最终审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。三、采购预算管理（一）预算编制1.年度预算编制：每年末，各部门根据下一年度的工作计划和业务需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资的种类、数量、金额等详细信息。2.预算审核与汇总：采购部门对各部门提交的采购预算草案进行审核，结合公司整体战略和财务状况，对预算进行调整和汇总。财务部门对采购预算进行最终审核，确保预算符合公司财务预算安排。3.预算批准：采购预算经公司高层审批后，正式下达各部门执行。（二）预算执行与监控1.预算执行：各部门严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。2.预算监控：采购部门和财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，对比实际采购支出与预算金额，分析差异原因。对于预算执行偏差较大的情况，及时采取措施进行纠正。（三）预算调整1.调整申请：当出现以下情况时，各部门可提出采购预算调整申请：市场价格波动较大、业务需求发生重大变化、不可抗力因素等。调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等。2.调整审核与批准：采购部门和财务部门对预算调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性。调整申请经公司高层审批后，方可进行预算调整。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等风险。2.质量风险：采购物资质量不符合合同要求，影响公司生产经营活动。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，导致公司在合同履行过程中面临风险。4.信用风险：供应商信誉不佳，无法按时交货或提供劣质产品，给公司带来损失。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：对识别出的风险进行发生可能性评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险对公司采购活动、财务状况、生产经营等方面的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险发生可能性和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定各类风险的等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与多家供应商建立长期合作关系，分散采购渠道；优化库存管理，合理储备物资，降低市场价格波动影响。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，定期对供应商进行评估和审核；在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强采购验收环节管理，确保采购物资质量合格。3.合同风险应对：聘请专业法律顾问审核采购合同，确保合同条款合法合规、明确合理；加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.信用风险应对：对供应商进行信用评级，选择信誉良好的供应商合作；在采购合同中约定违约责任和担保条款；加强对供应商的日常监督和管理，及时掌握供应商经营状况变化。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全有效、采购合同执行情况等。2.财务部门监督：财务部门对采购资金的使用情况进行监督，审核采购付款申请，确保资金支付合法合规。3.内部审计部门审计：内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性等。对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.聘请外部审计机构：公司定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购活动符合法律法规和行业标准要求。2.配合外部审计工作：采购部门和相关部门积极配合外部审计机构的工作，提供必要的资料和信息，协助审计工作顺利开展。六、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与废止本制度根据国家法律法规、行业标准和公司实际情况的变化适时进行修