财务共享运营管理制度

财务共享运营管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务共享中心的运营管理，提高财务工作效率，保证财务信息质量，加强财务风险控制，实现财务资源的优化配置，为公司的战略发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司财务共享中心及其相关业务流程涉及的各部门、各分子公司。（三）基本原则1.集中管理原则：通过财务共享中心对财务核算、资金结算、财务报表等业务进行集中处理，实现财务资源的集中配置和统一管理。2.标准化原则：制定统一的财务管理制度、业务流程、操作规范和信息系统标准，确保财务工作的规范化和标准化。3.流程优化原则：对财务业务流程进行优化和再造，消除冗余环节，提高工作效率，降低运营成本。4.风险可控原则：建立健全财务风险防控体系，加强对财务共享运营过程中各类风险的识别、评估和控制，确保财务安全。5.服务导向原则：以服务公司内部各部门和分子公司为宗旨，提供及时、准确、高效的财务服务，满足业务发展的需求。二、组织架构与职责（一）财务共享中心组织架构财务共享中心设主任一名，副主任若干名，下设核算部、资金部、报表部、费用控制部、档案管理部等部门。（二）各部门职责1.核算部负责公司各类经济业务的会计核算工作，按照统一的会计政策和核算流程进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保会计信息的准确性。定期编制会计凭证、账簿和财务报表，及时反映公司财务状况和经营成果。2.资金部负责公司资金的集中管理和调度，制定资金收支计划，合理安排资金使用。办理资金结算业务，包括收款、付款、资金清算等，确保资金安全和及时到账。监控资金流动情况，进行资金风险预警和分析，提出防范措施和建议。3.报表部负责编制公司合并财务报表和各类管理报表，确保报表数据的准确性和及时性。对财务报表进行分析和解读，为公司管理层提供决策支持信息。协助外部审计机构进行年度审计工作，提供相关财务资料和解释说明。4.费用控制部制定公司费用报销管理制度和标准，审核费用报销单据，控制费用支出。对费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进建议。开展成本费用核算和分析工作，为公司成本控制提供数据支持。5.档案管理部负责财务共享中心各类档案的整理、归档、保管和查阅工作，确保档案的完整性和安全性。制定档案管理制度和流程，规范档案管理行为。按照规定期限对档案进行销毁处理，防止档案资料的丢失和泄露。（三）岗位设置与职责1.财务共享中心主任职责全面负责财务共享中心的日常运营管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务共享中心的管理制度和流程，确保各项工作规范有序进行。协调财务共享中心与公司内部各部门、分子公司以及外部相关机构的关系，保障财务工作的顺利开展。组织财务人员培训和团队建设，提高财务人员的业务素质和工作能力。对财务共享中心的工作质量和效率进行监督和考核，提出改进措施和建议。2.财务共享中心副主任职责协助主任开展工作，负责分管部门的日常管理和业务指导。参与制定财务共享中心的管理制度和流程，提出优化建议并组织实施。负责组织协调财务共享中心与其他部门之间的工作衔接，确保财务工作与业务工作的协同推进。对分管部门的工作进行监督和检查，及时发现问题并督促整改。完成主任交办的其他工作任务。3.核算会计岗位职责按照会计核算流程和规范，对公司各类经济业务进行账务处理，确保会计信息的准确记录。审核原始凭证，对不符合规定的凭证及时与相关部门沟通并督促更正。定期核对会计账目，保证账账相符、账实相符，发现问题及时查明原因并进行处理。参与编制财务报表，提供相关财务数据和资料。4.资金专员岗位职责负责办理公司资金收付业务，严格按照资金管理制度和审批流程进行操作。及时记录资金收支情况，登记资金日记账，确保资金账目清晰。定期与银行核对账户余额，编制银行存款余额调节表，发现未达账项及时查明原因并进行处理。协助资金主管进行资金调度和资金风险控制工作。5.报表会计岗位职责负责编制公司各类财务报表，包括月度、季度、年度财务报表和合并财务报表等。对财务报表数据进行审核和分析，确保报表数据的准确性和可靠性。协助财务分析人员进行财务分析工作，提供相关财务数据和资料支持。定期收集、整理和归档财务报表及相关资料，建立健全财务报表档案管理制度。6.费用审核专员岗位职责依据公司费用报销管理制度和标准，对费用报销单据进行审核，确保费用支出的合理性和合规性。对审核过程中发现的问题及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关资料。定期对费用报销情况进行统计和分析，为费用控制提供数据支持。协助制定和完善费用报销管理制度和标准，提出优化建议。7.档案管理员岗位职责负责财务共享中心各类档案的收集、整理、分类、编号、装订和归档工作，确保档案资料的完整和规范。建立档案目录和索引，便于档案的查询和利用。按照档案保管期限和销毁规定，对档案进行妥善保管和定期销毁处理。负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。三、财务共享业务流程（一）费用报销流程1.员工填写费用报销单，附上相关原始凭证，如发票、收据等，并按照公司规定的审批流程进行签字审批。2.将审批通过的费用报销单提交至财务共享中心费用审核专员。3.费用审核专员对报销单进行审核，重点审核报销内容是否符合公司费用报销制度和标准，原始凭证是否真实、合法、有效，审批手续是否齐全等。如发现问题，及时与报销人员沟通并要求补充或更正相关资料。4.审核通过的费用报销单进入资金支付环节，由资金专员按照公司资金管理制度和审批流程进行付款处理。5.付款完成后，核算会计对费用报销业务进行账务处理，将报销费用计入相应的会计科目。6.档案管理员将费用报销单及相关原始凭证整理归档，保存备查。（二）资金收支流程1.收款流程业务部门收到客户款项后，开具收款收据或发票，并将收款信息传递至财务共享中心资金专员。资金专员根据收款信息，核对收款金额、客户名称等信息，确认无误后进行收款登记。将收款资金及时缴存银行，并在资金系统中记录收款到账情况。核算会计根据收款信息和银行回单，进行账务处理，确认收入。2.付款流程业务部门提交付款申请，填写付款审批单，附上相关合同、发票等原始凭证，并按照公司规定的审批流程进行签字审批。将审批通过的付款申请提交至财务共享中心资金专员。资金专员对付款申请进行审核，重点审核付款金额、付款对象、付款用途等信息是否准确无误，审批手续是否齐全等。如发现问题，及时与业务部门沟通并要求补充或更正相关资料。审核通过的付款申请进入资金支付环节，资金专员根据公司资金管理制度和审批流程，选择合适的支付方式进行付款操作，如银行转账、支票支付等。付款完成后，资金专员在资金系统中记录付款情况，并将付款回单传递给核算会计。核算会计根据付款回单进行账务处理，记录相关费用或资产的减少。（三）会计核算流程1.财务共享中心各核算岗位收到业务部门传递过来的原始凭证，对原始凭证的真实性、合法性和完整性进行审核。2.根据审核后的原始凭证，按照公司统一的会计政策和核算流程进行账务处理，编制会计凭证。3.将编制好的会计凭证进行审核，确保会计凭证的准确性和合规性。审核通过后的会计凭证进行记账处理，登记账簿。4.定期对账簿进行核对，保证账账相符、账实相符。如发现问题，及时查明原因并进行调整。5.根据账簿记录，编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。6.对财务报表进行审核和分析，确保报表数据的准确性和可靠性。财务报表编制完成后，及时报送公司管理层和相关部门。四、财务共享信息系统管理（一）信息系统建设与维护1.公司应根据财务共享中心的业务需求，建设统一的财务信息系统，实现财务核算、资金管理、报表编制、费用控制等业务的信息化处理。2.信息系统管理部门负责财务信息系统的日常维护和管理工作，确保系统的稳定运行和数据安全。定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，防止数据丢失。3.及时对财务信息系统进行升级和优化，以满足公司业务发展和财务管理的需要。在系统升级或优化过程中，要做好数据迁移和测试工作，确保数据的准确性和系统的正常运行。（二）用户管理与权限设置1.财务共享中心根据员工的岗位职责和业务需求，在财务信息系统中设置用户账号，并分配相应的操作权限。用户账号应采用实名制，确保用户身份的唯一性和可追溯性。2.定期对用户账号和权限进行清理和审核，及时删除离职员工或不再需要的账号，调整权限变动员工的操作权限，防止权限滥用。3.用户应妥善保管自己的账号密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时通知信息系统管理部门进行处理。（三）数据安全与保密1.建立健全财务信息系统数据安全管理制度，加强对数据的访问控制、数据加密、数据备份等管理措施，确保数据的安全性和保密性。2.对涉及公司财务机密的数据，如财务报表、财务数据、客户信息等，要严格按照公司保密制度进行管理，限制访问范围，防止数据泄露。3.定期对财务信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。加强对系统操作人员的安全培训，提高其安全意识和防范能力。五、财务共享运营风险管理（一）风险识别与评估1.建立财务共享运营风险识别机制，定期对财务共享中心的运营过程进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如财务核算风险、资金风险、信息系统风险、人员风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.财务核算风险应对加强对原始凭证的审核，确保凭证的真实性、合法性和完整性。建立凭证审核标准和流程，提高审核质量。定期对会计账目进行核对和清查，及时发现和纠正错误。加强内部审计监督，对财务核算工作进行定期检查和审计。加强财务人员培训，提高其业务水平和风险意识，确保财务核算工作的准确性和合规性。2.资金风险应对制定科学合理的资金收支计划，加强资金预算管理，合理安排资金使用，确保资金的流动性和安全性。建立资金风险预警机制，实时监控资金流动情况，及时发现资金风险信号并采取相应措施。如设置资金余额下限、资金周转率指标等，当指标偏离正常范围时发出预警。加强与银行等金融机构的合作，拓宽融资渠道，优化融资结构，降低融资成本和融资风险。3.信息系统风险应对加强信息系统的安全防护，建立防火墙、入侵检测系统等安全设施，防止外部网络攻击。定期对系统进行漏洞扫描和安全评估，及时修复安全隐患。制定信息系统应急预案，明确系统故障、数据丢失等突发事件的应急处理流程和责任分工。定期进行应急演练，提高应对突发事件的能力。加强信息系统运维管理，建立系统运维日志，记录系统操作和维护情况。及时处理系统故障和问题，确保系统的稳定运行。4.人员风险应对加强财务人员的职业道德教育，培养其敬业精神和责任心，提高财务人员的职业操守。建立完善的绩效考核制度和激励机制，充分调动财务人员的工作积极性和主动性。定期对财务人员进行考核评价，根据考核结果进行奖惩。加强财务人员培训和职业发展规划，为财务人员提供晋升空间和学习机会，提高其业务素质和综合能力。（三）风险监控与报告1.建立财务共享运营风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，确保风险得到有效控制。2.设立风险监控指标体系，对财务核算准确性、资金安全性、信息系统稳定性等方面进行实时监控。通过数据分析和统计报表等方式，及时发现风险变化趋势。3.定期编制财务共享运营风险报告，向上级领导和相关部门汇报风险状况、风险应对措施执行情况以及风险变化趋势等信息。风险报告应内容详实、数据准确、分析客观，为公司决策提供参考依据。六、财务共享服务质量监督与考核（一）服务质量监督1.建立财务共享服务质量监督机制，定期对财务共享中心的服务质量进行检查和评估，确保为公司内部各部门和分子公司提供优质、高效的财务服务。2.制定服务质量监督标准和流程，明确服务质量考核指标，如业务处理及时率、准确率、客户满意度等。通过内部审计、客户反馈、数据分析等方式对服务质量进行监督和评价。3.设立服务质量投诉渠道，接受公司内部各部门和分子公司对财务共享服务的投诉和建议。对投诉和建议进行及时处理和反馈，不断改进服务质量。（二）绩效考核1.建立财务共享中心绩效考核制度，对财务人员的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行全面考核评价。2.制定绩效考核指标体系，包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作等方面的指标。绩效考核指标应具有可量化、可操作性强的特点。3.定期进行绩效考核，根据考核结果进行奖惩。对表现优秀的员工给予表彰和奖励，如奖金、晋升、培训机会等；对考核不称职的员工进行批评教育、绩效改进或岗位调整等处理。（三