珠宝公司专利申报管控规定

珠宝公司专利申报管控规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国专利法》《专利合作条约》（PCT）、《建立世界知识产权组织框架下的知识产权许可贸易方面有关法律问题的马德里议定书》等国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、行业反商业贿赂准则等，并基于公司“创新驱动、全球布局”战略，旨在规范专利申报管理流程，有效防控知识产权侵权风险与泄密风险，提升专利布局效率与价值转化能力，保障公司核心竞争力与合规经营。针对当前管理痛点，如专利挖掘不足、申报周期冗长、跨部门协同不畅、海外布局滞后等，核心目标在于构建权责清晰、流程顺畅、风险可控、响应迅速的专利申报管控体系。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有部门及全体员工，涵盖专利挖掘、技术秘密保护、国内外专利申请、维护、授权及运用等全生命周期管理活动。具体适用对象包括但不限于：研发部（专利挖掘与布局主导岗）、知识产权部（专利申报全流程管理岗）、法务部（合规审查岗）、各业务部门（技术秘密保护与转化岗）、财务部（费用预算与核算岗）、国际业务部（海外布局岗）及外包服务机构（如专利代理机构）。例外适用场景包括：临时性技术改进（价值低于万元且无商业价值者）、内部技术交流（非公开展示）、合作研发中的专利权属争议等，均需经总经理办公会专项审批。审批权限界定：常规专利申报由知识产权部初审，重大或海外申报需报总经理办公会审议。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有专利申报活动符合知识产权法律法规及国际条约，不侵犯第三方权利；

（2）权责对等原则：明确各层级、部门、岗位的专利申报职责与权限，实现责任全覆盖；

（3）风险导向原则：重点防控专利侵权风险、泄密风险、费用超支风险，高风险环节需双重校验；

（4）效率优先原则：通过数字化工具与标准化流程，压缩专利申报周期，提升资源利用率；

（5）持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化，动态优化制度与流程；

（6）国际化适配原则：海外专利申报需遵循目标国法律法规，建立属地化合规保障机制。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务费用预算管理办法》《商业秘密保护规定》《国际业务合规操作指引》等制度形成管理闭环。衔接关系如下：专利申请费用由《财务费用预算管理办法》支持；研发成果归属由《知识产权归属管理办法》界定；海外布局需符合《国际业务合规操作指引》；内控监督由《内部控制手册》框架下执行。制度冲突时，以本规定为准，并需报合规部备案。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司专利申报管理遵循“董事会决策-总经理统筹-知识产权部主导-跨部门协同-内控监督”的五级架构。董事会负责专利战略审批；总经理办公会审议重大专利申报项目；知识产权部统筹全流程管理；研发、法务、财务等部门按职责协同；内控部、审计部实施独立监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议专利战略方向与年度预算总额；

（2）董事会：审批重大专利申报（金额超百万元或涉及核心技术的）、海外专利布局计划；

（3）总经理办公会：审批年度专利预算、跨部门协同的专利申请、费用预算超限（超50万元）事项。

2.3执行机构与职责

（1）知识产权部：主导专利挖掘、布局、申请、维护全流程，需明确以下岗位责任：

-专利挖掘岗：每月向研发部推送技术秘密清单，挖掘率目标≥30%；

-专利申请岗：申报周期目标≤6个月，初审通过率≥90%；

-合规审查岗：专利权属、非侵权性审查通过率100%；

（2）研发部：提供技术秘密清单，配合专利代理机构撰写技术交底书，需指定技术秘密保护专员；

（3）法务部：出具专利权属及非侵权性法律意见书，需在3个工作日内完成；

（4）财务部：预算执行率≥98%，超支需经总经理办公会审批；

（5）国际业务部：提供海外市场专利需求清单，需与知识产权部联合评估风险。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：季度抽查专利申报流程合规性，重点关注：技术秘密保护措施（中风险）、预算执行（高风险）；

（2）审计部：每年开展专项审计，核查专利权属、费用真实性，审计结果需提交董事会；

（3）合规部：每月审查专利申请的竞争风险与侵权风险，需建立风险预警台账。

2.5协调与联动机制

建立“专利申报协同会议”制度，知识产权部每月召集，参会部门需提交上月专利工作计划，明确跨部门接口：研发部→知识产权部（技术秘密清单）、知识产权部→法务部（合规审查）、法务部→知识产权部（法律意见）、知识产权部→财务部（预算执行）。涉外业务需增设“属地合规协调岗”，驻外机构需同步执行本规定。

第三章专利挖掘与布局管理

3.1管理目标与核心指标

专利挖掘目标：核心技术领域专利储备量年增长率≥20%；布局目标：重点市场专利覆盖率≥60%。核心KPI：专利挖掘响应时效≤1个月、海外专利布局周期≤9个月、专利授权率≥85%、专利费用预算执行偏差≤±5%。统计口径：技术秘密按“价值-风险”双维度评估，价值≥10万元的技术秘密优先挖掘。

3.2专业标准与规范

（1）技术秘密认定标准：需同时满足“秘密性”“价值性”“保密措施有效性”三要素，保密措施需符合《商业秘密保护规定》要求；

（2）专利布局规范：国内专利申请需在技术秘密产生后3个月内启动，海外申请需同步评估目标国风险（高风险国需聘请当地代理）；

（3）风险控制点：

-高风险点：技术秘密泄露（需双人双锁管理）、海外专利侵权（需建立监测机制）；

-中风险点：专利挖掘滞后（需研发部每月提交清单）；

-低风险点：专利费用预算超支（需财务部季度预警）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“PDCA-风险矩阵”模型，PDCA循环用于专利维护优化，风险矩阵用于评估布局优先级；

（2）管理工具：部署ERP专利模块实现全流程电子化，集成CRM客户技术需求与专利布局联动；工具操作规范：专利信息检索需使用WIPO专利数据库，数据录入需双人核对。

第四章专利申请全流程管理

4.1主流程设计

专利申请全流程按“挖掘-筛选-布局-撰写-审查-授权-维护”六阶段推进：

（1）挖掘阶段：研发部每月提交技术秘密清单至知识产权部，知识产权部评估挖掘价值；

（2）筛选阶段：知识产权部结合市场需求筛选，需法务部同步审查非侵权性；

（3）布局阶段：海外申请需国际业务部提供目标国需求清单；

（4）撰写阶段：专利代理机构撰写需依托公司技术交底书模板；

（5）审查阶段：中国申请需在2个月内提交，PCT申请需在6个月内递交；

（6）授权阶段：授权后需财务部核对年费缴纳；

（7）维护阶段：知识产权部建立专利生命周期表，到期前6个月续费。

4.2子流程说明

（1）紧急专利申请流程：技术秘密面临泄露时，可启动加急通道，审批层级降一级，但需附风险评估报告；

（2）合作研发专利归属流程：需法务部在协议签订前完成权属约定，知识产权部同步备案。

4.3流程关键控制点

（1）技术秘密保护措施（中风险）：需研发部与知识产权部联合核查保密柜、门禁系统有效性；

（2）专利权属审查（高风险）：需法务部在申请前出具法律意见书；

（3）费用预算控制（高风险）：需财务部与知识产权部联动监控，超支需书面说明。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程复盘，知识产权部牵头，需重点评估：技术秘密挖掘响应滞后环节（需优化清单提报机制）、海外申请周期冗长环节（需加强代理机构协同）。优化方案需经内控部评估，重大变更需报董事会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”分权限：

（1）国内发明专利申请：金额≤50万元，知识产权部初审；金额>50万元，报总经理审批；

（2）PCT申请：金额≤100万元，分管副总裁审批；金额>100万元，报董事会；

（3）技术秘密保护：价值≤5万元，部门负责人审批；价值>5万元，知识产权部审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按金额逐级审批，审批时限≤3个工作日；

（2）特殊审批：紧急专利申请可授权知识产权部代审批，但需加急备案；

（3）越权限制：禁止下级越级审批，需经审批人书面授权。责任追溯：审批人需在审批单上签署“已评估风险”字样。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需书面授权，授权期限≤1年，每年续签；

（2）代理机构选择：需通过《合格供应商名录》选聘，驻外代理需符合目标国资质要求；

（3）临时代理：最长15个工作日，需法务部批准。

5.4异常审批流程

（1）紧急申请：需提交《紧急申请评估表》，包含风险等级、预案措施；

（2）权限外申请：需补办审批手续，审批层级升一级；

（3）补批情形：遗漏审批需在3个工作日内补办，逾期需说明原因。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：专利信息录入需使用统一模板，电子版与纸质版双备份；

（2）表单填报：需填写《专利申请登记表》，包含技术秘密编号、价值等级；

（3）痕迹留存：电子审批需在OA系统留痕，纸质审批需扫描归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：知识产权部每月抽查《专利申请台账》，核查技术秘密保护措施落实情况；

（2）专项监督：内控部每季度开展专利布局合规性检查，重点核查海外申请的属地合规性；

（3）突击检查：审计部每年两次随机抽查代理机构合同，核查费用真实性。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年一次，日常检查每月不少于一次；

（2）审计重点：专利权属争议案件、费用超支项目、技术秘密泄露事件；

（3）审计结果：形成《专利管理审计报告》，需明确整改时限（重大问题≤30日）。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告需在次月5日前提交，内容含：专利申请数量、费用预算执行率、高风险事件；

（2）报告主体：知识产权部牵头，法务部、财务部配合；

（3）应用路径：报告数据作为绩效考核依据，重大风险需启动应急预案。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）研发部：专利挖掘完成率（权重40%）、技术秘密保护达标率（权重30%）；

（2）知识产权部：专利申请通过率（权重50%）、费用预算执行偏差（权重20%）；

（3）法务部：合规审查通过率（权重40%）、侵权案件处理时效（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估由知识产权部主导，季度考核由人力资源部组织；

（2）评估方法：定量指标采用ERP数据自动统计，定性指标由考核小组评分。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7日内整改）、重大问题（30日内整改）、紧急问题（24小时内整改）；

（2）责任追究：整改未达标需约谈部门负责人，连续两次未达标需降级。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统设立“专利管理改进建议”模块，每月统计；

（2）评估审批：知识产权部每月评估，重大建议需报总经理办公会；

（3）跟踪机制：改进方案需明确责任人与完成时限，知识产权部每月跟踪。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：专利获授权（金额>100万元奖励1万元）、专利转化产生利润（按利润10%奖励）、重大技术秘密保护（奖励部门集体）；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升奖励（技术骨干）；

（3）奖励程序：提交《奖励申请表》，人力资源部审核，分管副总裁审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：专利申请遗漏技术秘密编号（罚款500元）；

（2）较重违规：技术秘密泄露未及时报告（罚款2000元）；

（3）严重违规：专利侵权诉讼败诉（部门负责人降级）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规金额的10%-20%罚款，累计三次取消评优资格；

（2）处罚程序：人力资源部调查取证，当事人申辩后审批，罚款从绩效工资扣除。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3日内提出；

（2）申诉流程：由人力资源部复核，重大申诉报总经理办公会；

（3）复议结果：5个工作日内出具结论，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大侵权预案：成立“专利维权应急小组”，组长由法务部牵头，知识产权部、国际业务部配合；

（2）处置措施：启动诉前禁令、诉讼或和解程序，费用预算由法务部专项审批；

（3）资源保障：设立“专利应急基金”，金额不低于年度专利预算的5%。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发技术秘密泄露、政府强制许可、合作方违约；

（2）审批权限：需法务部出具风险评估报告，由分管副总裁审批；

（3）记录要求：例外处理需在《专利管理台账》备注，并同步更新风险库。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：国际业务部负责海外危机公关，需遵循《危机公关手册》；

（2）沟通口径：由法务部制定全球统一口径，重大事件需经董事会审批；

（3）善后措施：侵权事件处理后需评估制度缺陷，启动修订程序。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由知识产权部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》（内控字〔2023〕1号），第3.2条；

（2）《财务费用预算管理办法》（财字〔2023〕2号），第4.1条；

（3）《商业秘密保护规定》（商密字〔2023〕3号），第2.5条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变更、重大业务调整、审计发现缺陷；

（2）审批权