化工公司研发经费管控规定

化工公司研发经费管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》《中华人民共和国科学技术进步法》《中华人民共和国安全生产法》《国际标准化组织ISO14001环境管理体系要求及使用指南》《国际标准化组织ISO45001职业健康安全管理体系要求及使用指南》等相关国家法律法规、行业标准及国际公约制定。针对跨国化工企业研发经费管理中存在的预算超支、流程冗长、风险控制不足、国际化合规性缺失等痛点，旨在规范研发经费管理行为，防范财务风险、安全风险与合规风险，提升经费使用效益，支持企业战略目标的实现。

1.1.2核心目标

本规定以价值创造、风险防控、效率提升为核心导向，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现研发经费全生命周期管理的标准化、流程化、数字化与国际化，确保资金使用符合企业战略、行业规范及属地要求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定适用于公司所有研发部门（含新材料、工艺优化、产品开发等）及关联业务单元的经费预算编制、审批、执行、核算与绩效评价等全过程管理。覆盖境内及境外分支机构，涉及资金使用、合同签订、设备采购、试验实施等业务场景。

1.2.2适用对象

本规定适用于公司正式员工、外部合作单位（含技术专家、委托研发机构）、外包服务商等所有参与研发经费管理的人员。具体岗位及职责详见第二章组织架构与职责分工。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、商业秘密、紧急应急研发项目等特殊场景，经董事会专项审批可简化流程，但需符合本规定风险管控要求，并提交专项说明报告。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

研发经费管理须符合国家及所在地法律法规、行业规范、国际公约及公司内部制度要求，确保业务活动的合法性、合规性。

1.3.2权责对等原则

明确各级管理机构的决策权、执行权与监督权，责任主体需对管理行为及结果承担相应责任。

1.3.3风险导向原则

重点关注金额较大、技术复杂、涉外业务等高风险环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，减少不必要的审核节点，推广数字化工具提升管理效率。

1.3.5持续改进原则

定期评估制度执行效果，结合业务发展动态调整管理标准。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本规定为公司专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务管理办法》《合同管理办法》等基础制度构成管理矩阵，具有同等效力。

1.4.2制度衔接

本规定与关联制度通过以下条款衔接：

（1）与《财务管理办法》第5.3条（预算管理）衔接，研发经费预算需经财务部审核；

（2）与《合同管理办法》第6.2条（涉外合同审批）衔接，境外研发合作合同需经法务部与合规部联合审核；

（3）与《内控手册》第3.1条（关键内控环节）衔接，嵌入“预算执行监控”“合同履约评价”“研发成果验收”三个关键控制点。

冲突处理规则：若本规定与关联制度存在冲突，以本规定为准，特殊情况由总经理办公会决策。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司研发经费管理遵循“董事会主导-管理层决策-部门执行-监督部门制衡”的层级架构。董事会负责重大研发投入的审批与战略方向把控；总经理办公会审议年度研发经费预算与重大合同；财务部、内控部、审计部等执行专业管控；研发部门承担业务主体责任。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最终决策权，审批年度研发经费总额、战略性重大研发项目（金额≥1亿元）及境外研发投资。

2.2.2董事会

审议年度研发经费预算方案，批准重大研发项目立项，监督经费使用合规性。

2.2.3总经理办公会

审批金额≤1亿元的研发项目立项与经费预算，协调跨部门资源支持。

2.3执行机构与职责

2.3.1研发部门

（1）承担业务主体责任，负责研发项目全流程管理，包括预算编制、执行监控、成果验收；

（2）技术主管（TP）负责项目技术可行性评估（对应内控环节1）；

（3）项目经理负责合同签订与费用报销（对应内控环节2）。

2.3.2财务部

（1）审核预算合理性，监督资金使用合规性；

（2）建立研发经费台账，按月出具执行报告（对应内控环节3）；

（3）参与重大合同财务条款谈判。

2.3.3内控部

（1）制定研发经费管理内控标准，嵌入ERP系统监控；

（2）开展专项风险评估，提出优化建议。

2.4监督机构与职责

2.4.1审计部

（1）每年至少开展一次专项审计，核查资金流向与合规性；

（2）对重大违规行为实施责任追究。

2.4.2合规部

（1）审核涉外研发项目的合规性，包括数据安全、环保标准；

（2）提供国际研发合作法律支持。

2.5协调与联动机制

建立“研发经费管理联席会议制度”，由财务部牵头，每季度召开一次，协调跨部门争议。境外业务增设属地合规联络员，确保符合当地监管要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

（1）预算执行偏差率≤±5%；

（2）研发成果转化率≥20%；

（3）涉外项目合规差错率≤0.5%。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）费用报销周期≤5个工作日；

（3）审计发现重大问题整改率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1预算管理

（1）研发项目预算需经技术评估（高风险点，防控措施：采用德尔菲法论证可行性）；

（2）境外研发预算需附当地货币汇率锁定协议。

3.2.2合同管理

（1）委托研发合同需明确知识产权归属（高风险点，防控措施：法律部门前置审核）；

（2）设备采购合同需嵌入质量验收节点。

3.2.3风险控制点及措施

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|----------------------|--------------------------------------------------------------|

|高|境外研发合规|法务部+合规部联合审核合同，指定属地合规联络员|

|中|预算超支|设备采购设置价格上限，紧急追加需董事会审批|

|低|费用报销错误|推广电子发票自动验真，财务部抽查10%报销单据|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）采用PDCA循环管理，每年开展一次全流程复盘；

（2）使用风险矩阵评估项目等级，高风险项目实施双重审批。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统实现预算自动预警；

（2）OA系统管理合同全生命周期；

（3）CRM系统跟踪研发成果转化。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

研发经费管理主流程包括：项目立项→预算编制→审批下达→合同签订→费用支付→成果验收→绩效评价。各环节需留存电子痕迹，纸质单据归档至档案室。

4.2子流程说明

4.2.1预算编制子流程

（1）项目经理提交预算申请，含技术路线说明；

（2）技术主管组织专家评审（对应内控环节1）；

（3）财务部审核资金匹配度。

4.2.2费用报销子流程

（1）报销人提交原始单据及电子发票；

（2）项目经理审核业务真实性（对应内控环节2）；

（3）财务部审核金额与合规性。

4.3流程关键控制点

4.3.1预算执行监控

财务部每月出具执行报告，超预算5%需说明原因，10%以上需总经理办公会审议。

4.3.2合同履约评价

研发部门每月评估合同执行进度，重大变更需重新审批。

4.3.3研发成果验收

第三方机构验收需覆盖80%以上测试指标，不合格项目需重新投入经费。

4.4流程优化机制

每年度由内控部牵头，结合数字化工具应用情况优化流程，优化方案需经总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

研发经费审批权限按金额分级：

（1）金额≤10万元，项目经理审批；

（2）10万元<金额≤100万元，财务部负责人审批；

（3）金额>100万元，总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1金额分级

（1）基础研究项目按总金额10%计提费用，应用研究按8%计提；

（2）境外项目审批需附当地货币匹配资金证明。

5.2.2审批路径

常规审批需按层级逐级审批，禁止越权，特殊紧急情况需加急通道审批，但金额≤50万元的加急申请需经财务部复核。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期不超过1年，临时代理需主管领导签字确认，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

金额≥200万元的紧急项目需董事会审批，留存风险评估报告。

5.4.2补批管理

预算执行超20%需提交补批申请，附项目进展说明。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）费用报销需附三单匹配（发票、合同、验收单）；

（2）电子档案需与纸质单据同步归档。

6.1.2痕迹留存

（1）ERP系统自动生成审批日志；

（2）关键节点需手工签字确认，扫描留存。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

财务部每月开展预算执行抽查，内控部每季度开展流程合规检查。

6.2.2专项监督

审计部每年对金额≥500万元的研发项目开展专项审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）日常检查每月不少于1次；

（2）专项检查按项目周期开展。

6.3.2审计要求

审计报告需经审计委员会审议，重大问题提交董事会处理。

6.4执行情况报告

每月由财务部向总经理办公会提交执行报告，含预算执行率、合规问题汇总、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核维度

（1）预算达成率（权重40%）；

（2）合规差错率（权重30%）；

（3）成果转化率（权重30%）。

7.1.2考核方法

（1）财务部提供数据支持；

（2）内控部组织现场核查。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（1）月度考核由财务部汇总数据；

（2）年度考核由审计部牵头。

7.2.2评估方法

（1）定量指标采用ERP系统自动统计；

（2）定性指标通过专家打分。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-评估-整改-复核-销号”闭环管理，一般问题7个工作日内整改，重大问题30个工作日内整改。

7.3.2责任追究

整改不力按《员工手册》第12.3条处理。

7.4持续改进流程

每年11月由内控部提交优化建议，经总经理办公会审议后纳入次年制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）项目提前完成并节约经费20%以上；

（2）研发成果获省部级以上奖励。

8.1.2奖励程序

（1）申请人提交材料，部门推荐；

（2）奖励委员会审议，公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

（1）报销单据不完整；

（2）合同签订超期。

8.2.2较重违规

（1）预算执行偏差≥10%；

（2）未按规定留存痕迹。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣罚绩效工资；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（1）调查取证，告知当事人；

（2）审批权限：一般违规部门负责人审批，较重违规总经理审批。

8.4申诉与复议

当事人收到处罚决定后3个工作日内可申请复议，由合规部受理，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案启动条件

（1）金额≥500万元的研发项目遭遇重大技术失败；

（2）境外项目发生合规风险。

9.1.2处置流程

（1）技术部门制定补救方案，经技术主管签字；

（2）合规问题需立即向属地监管机构报备。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

（1）突发公共卫生事件；

（2）不可抗力导致的研发中断。

9.2.2处理要求

例外申请需附风险评估报告，审批权限由总经理办公会审批。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

法务部牵头，公关部配合。

9.3.2善后措施

（1）境内事件通过内部通报解决；

（2）境外事件需适配当地舆情管控要求。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由财务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5.2条；

（2）《财务管理