服装公司销售合同监督准则

服装公司销售合同监督准则第一章总则

1.1制定依据与目的

本准则依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业规范制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国际公约，契合公司国际化经营战略。针对当前销售合同管理中存在的流程混乱、风险点分散、跨部门协同不足等痛点，旨在规范销售合同全生命周期管理，实现风险防控与价值创造的平衡，提升合同审批效率与履约质量，保障公司资产安全与业务合规。

1.2适用范围与对象

本准则适用于公司所有业务单元的服装销售合同管理活动，覆盖销售部、法务部、财务部、内控部等部门及所有参与合同管理的人员（包括正式员工、外包团队及合作单位人员）。例外场景包括：金额低于人民币1万元的紧急订单合同、内部员工调岗协议等，此类合同需经总经理特批，但原则上仍需遵循本准则核心管控要求。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：确保合同条款符合国家法律法规及国际惯例，重大合同需经法务部预审。

1.3.2权责对等原则：明确各级审批人员与执行人员的职责边界，禁止越权操作。

1.3.3风险导向原则：重点关注金额≥500万元、境外交易、定制类等高风险合同，实施分级管控。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具优化审批流程，合同审批平均时长目标≤3个工作日。

1.3.5持续改进原则：每年结合业务发展动态及审计结果修订本准则。

1.3.6平等自愿原则：合同条款需遵循公平诚信原则，避免格式条款显失公平。

1.4制度地位与衔接

本准则为公司基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《境外投资风险评估制度》等制度形成互补。若条款冲突，以本准则为准，冲突部分由内控部牵头协调，30日内形成解决方案报总经理批准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四级分层管理。董事会负责重大合同（金额≥2000万元或涉及股权变更）的最终审批；总经理办公会审议金额在500-2000万元之间的合同；业务部门负责合同日常管理与执行；内控部与审计部实施全流程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度合同管理报告及重大风险事件处置方案。

2.2.2董事会：批准合同管理制度修订、境外合同战略布局及重大合同审批。

2.2.3总经理办公会：决策金额≥500万元的合同条款、供应商准入标准及争议解决机制。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：主导合同草案拟定，明确产品规格、交付标准，对合同条款的商务合理性负责。

2.3.2法务部：提供法律合规支持，对合同风险等级（高/中/低）进行评定，出具法律意见书。

2.3.3财务部：审核合同金额、付款方式及信用风险，对发票开具与资金回笼负责。

2.3.4供应链部：对定制类合同的生产工艺、质量标准进行把控。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入三个关键内控环节：合同审批前风险识别、执行中履约监控、事后复盘分析。

2.4.2审计部：每年开展至少一次专项审计，重点关注金额＞1000万元的合同执行情况。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参与，协调跨部门争议。涉外业务需增设“属地法务支持小组”，由驻外机构法务负责人与总法律顾问组成。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1合同签订及时率≥95%（指合同评审通过后5个工作日内签订）。

3.1.2履约纠纷发生率≤1%（按合同金额统计）。

3.1.3逾期付款比例≤5%（指信用期内未回款金额占总额比例）。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化：所有服装品类合同采用公司统一模板，差异条款需法务部审核。

3.2.2风险控制点：

（1）金额＞1000万元合同需第三方资信评估（中风险）；

（2）定制类合同需附工艺验收标准（高风险）；

（3）跨境电商合同需明确物流纠纷解决方案（中风险）。

3.2.3行业适配：针对快时尚领域，合同期限不超过6个月；奢侈品品类可签订3年以上的长期合作框架协议。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（从谈判到归档），运用风险矩阵法（1-5级风险对应不同管控措施）。

3.3.2管理工具：通过OA系统实现合同电子签章，ERP系统自动校验发票与付款进度，CRM系统记录客户合同历史。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售部提交合同草案→法务部风险审核（≤2个工作日）→财务部商务评审（≤1个工作日）→总经理审批（金额＜500万元）或董事会审批（金额≥500万元）→销售部签订执行→供应链部交付确认→财务部收款核销→档案室归档（电子+纸质双备份）。

4.2子流程说明

4.2.1争议处理子流程：客户投诉→销售部核实（≤3个工作日）→法务部调解（≤5个工作日）→诉讼仲裁（需经总经理批准）。

4.2.2境外合同特殊流程：需经驻外机构法务初审，总法律顾问复审，并同步评估当地《消费者权益保护法》适用性。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同评审节点：销售部需提供“三书一信”（产品质检报告、价格评估函、市场分析报告、付款计划书）。

4.3.2履约监控节点：供应链部每月提交履约报告，财务部每季度核对回款进度。

4.4流程优化机制

每年9月由内控部组织业务部门复盘，重点优化金额＞500万元的合同审批时效。2024年起试点区块链存证技术，降低跨境交易争议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额/风险等级/岗位层级分配权限：

（1）金额＜50万元（低风险）：销售部经理自行审批；

（2）50-500万元（中风险）：分管副总裁审批；

（3）＞500万元（高风险）：董事会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1分级审批时限：

（1）金额＜100万元≤2个工作日；

（2）100-500万元≤4个工作日；

（3）＞500万元≤7个工作日。

5.2.2禁止越权审批，审批人需在OA系统中签字确认，电子痕迹永久保存。

5.3授权与代理机制

授权需通过“邮件+OA系统备案”，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人签字见证。

5.4异常审批流程

紧急合同（如订单取消）需加急通道，但审批人需在审批意见中说明“风险缓释措施”，并抄送内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报规范：合同附件需附“三份一签”（供应商签章、质检签章、财务签章）。

6.1.2痕迹留存要求：电子合同需采用司法鉴定级存证，纸质合同归档时需拍照录入OA系统。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每周抽查合同执行情况，审计部每月核对ERP系统合同台账。

6.2.2专项监督：针对意大利、日本等高诉讼风险市场，每季度开展合同合规专项检查。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查占60%（每周），专项检查占40%（每季度）。

6.3.2审计重点：金额＞1000万元的合同是否严格执行“三重一大”决策程序。

6.4执行情况报告

每月5日前由财务部提交《合同管理月报》，包含“三个率”（签订及时率、履约合格率、回款达标率）及“三个问题”（逾期合同、争议纠纷、违规操作）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1销售部考核：合同签订量、金额、逾期付款率（权重40%）。

7.1.2法务部考核：合同预审通过率、争议调解成功率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，通过“数据采集+随机访谈”双方法实施，重大偏差需启动“红黄牌预警”。

7.3问题整改机制

7.3.1一般问题整改时限≤7个工作日，重大问题（如客户集体投诉）≤30个工作日。

7.3.2整改措施需经内控部验收，验收不合格的启动“责任倒查”。

7.4持续改进流程

基于“PDCA循环”，每半年收集一次业务部门优化建议，经法务部评估后纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：合同签订金额＞1000万元且回款率100%的团队可申请奖励。

8.1.2奖励标准：按合同金额的0.5‰-1‰给予奖金，最高不超过10万元。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：合同条款未按模板填写（低风险）。

8.2.2较重违规：未经审批签订金额＜50万元的合同（中风险）。

8.2.3严重违规：境外合同未评估当地法律风险导致诉讼（高风险）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚等级：

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣除当月绩效工资；

（3）严重违规：降级或解除劳动合同。

8.3.2处罚流程：调查取证（3个工作日）→告知（5个工作日）→审批（7个工作日）。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提出申诉，复议结果由总法律顾问最终裁决。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对订单取消导致合同违约的危机，制定“四步应急方案”：

（1）销售部3小时内启动客户沟通；

（2）法务部6小时内出具和解方案；

（3）财务部15日内减免30%定金；

（4）公关部30日内发布声明。

9.2例外情况处理

例外场景需经“双签确认”（业务部门负责人+分管副总），并附《例外业务风险评估报告》。

9.3危机公关与善后

9.3.1跨国场景差异化方案：在法国市场适用《消费者权益保护法》条款，在印度市场需遵循宗教习俗调整付款条件。

9.3.2善后措施：每季度开展危机复盘，更新《合同管理应急预案》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本准则由公司总法律顾问办公室负责解释，解释意见经总经理批准后发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第8.2节；

（2）《财务报销管理办法》第3.4条；

（3）《境外投资风险评估制度》第5.1条。

10.3修订与废止程序

制度修订需经总经理办公会审议，修订案在官网公示10个工作日。废止的旧制度需归档备查。

10.4生效与实施日期

本准则自2024年1月1日起生效，过渡期至2023年12月31日，实施前完成全员培训考核。

10.5