珠宝公司珍珠筛选维护制度

珠宝公司珍珠筛选维护制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国珠宝玉石首饰管理条例》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国进出口商品检验法》及相关国际公约（如《联合国跨国公司行为守则》《欧盟通用数据保护条例》等）制定，结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略，旨在规范珍珠筛选、维护业务流程，防控价值损失、品质风险与合规风险，提升运营效率与客户满意度。针对当前业务痛点，如筛选标准不统一、维护流程冗长、跨境物流损耗控制不力等问题，核心目标在于构建标准化、数字化、国际化的全生命周期管理体系。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司珍珠采购、筛选、分级、仓储、维护、销售及售后全链条业务，覆盖采购部、质检部、仓储部、销售部、物流部、法务部及国际业务部等相关部门，涉及采购专员、质检工程师、仓储管理员、销售代表、物流专员等岗位。外包合作单位（如第三方质检机构）需符合本制度要求，签订协议明确责任。例外场景（如特殊定制类珍珠）需经总经理办公会审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国内外法律法规及行业标准，确保业务全流程合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各岗位权责边界，避免越权或职责空白。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值珍珠（如A+级珍珠）及跨境业务风险防控。

1.3.4效率优先原则：优化流程节点，减少非增值操作，适配数字化工具。

1.3.5持续改进原则：基于业务变化、审计结果动态优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，层级低于公司《内部控制基本规范》，但高于部门级操作指引。与《财务报销制度》《供应链管理制度》《客户服务规范》等制度衔接时，冲突条款以本制度为准；与《内控手册》衔接时，内控环节嵌入本制度第6.3条。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司珍珠业务管理遵循“董事会战略决策-总经理统筹执行-部门垂直管理-内控监督协调”的架构。董事会负责审批年度珍珠业务战略及重大采购预算；总经理办公会决策筛选标准、定价政策等重大事项；各部门按职能分工落实执行，内控部统筹风险防控。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议珍珠业务战略调整、年度预算及重大资产配置。

2.2.2董事会：审批筛选标准修订、跨境业务准入及年度风险报告。

2.2.3总经理办公会：决策采购供应商、定价策略、紧急采购等事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部（主责）：负责供应商筛选、合同谈判，对接国际标准（如GIA分级）。

2.3.2质检部（主责）：制定分级标准，实施筛选、检测、赋码，嵌入内控环节“检测结果双人复核”。

2.3.3仓储部（主责）：实施恒温恒湿存储，维护记录嵌入ERP系统，嵌入内控环节“出库双人核对”。

2.3.4销售部（配合）：反馈市场需求，嵌入内控环节“大额订单（>50万元）需法务审核”。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：统筹全流程风险点（高风险点：跨境运输、A+级珍珠筛选），嵌入“关键节点视频监控”。

2.4.2审计部：每年开展专项审计，审计结果应用嵌入第6.3条。

2.4.3合规部：监督国际公约履行（如《鹿特丹规则》关于货物损耗责任条款）。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“珍珠业务周会”，由采购部牵头，每月第一个工作日召开；涉外业务增设“属地合规协调岗”，驻外机构需对接当地海关（如日本珍珠需符合JMA标准）。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定目标：A+级珍珠筛选准确率≥99%（对应内控环节“质检数据二次校验”），跨境物流损耗率≤0.5%（对应内控环节“运输保险覆盖所有高价值珍珠”）。核心KPI包括：采购周期≤10个工作日、筛选时效≤3个工作日、客户投诉处理时效≤24小时。

3.2专业标准与规范

3.2.1筛选标准：参照GIA3C分级（形状、净度、光泽），结合行业特性补充“珍珠层厚度≥0.8mm为A+级门槛”。

3.2.2合规要求：进口珍珠需附《进出口证明书》（对应内控环节“文件完整性与真伪核查”）。

3.2.3风险标注：

-高风险点1：跨境运输（防控措施：全程温控记录、保险覆盖）；

-中风险点2：筛选标准主观性（防控措施：质检工程师交叉复核）；

-低风险点3：包装材料损耗（防控措施：数字化库存管理）。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，工具包括：

-ERP系统（嵌入筛选标准自动校验模块）；

-OA系统（审批流程嵌入“权限矩阵”）；

-智能分选机（对接ERP，嵌入内控环节“设备校准记录”）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

珍珠业务主流程为“采购→筛选→分级→赋码→仓储→运输→销售→售后”，各环节嵌入内控环节：

-采购阶段：嵌入“供应商准入评估”；

-筛选阶段：嵌入“质检数据双人复核”；

-仓储阶段：嵌入“出库双人核对”。

4.2子流程说明

4.2.1跨境采购子流程：需同时满足“供应商ISO9001认证”与“产地检验报告”（对应内控环节“双源验证”）。

4.2.2售后维修子流程：需附《珍珠损伤鉴定报告》（对应内控环节“影像资料存档”）。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点：

-跨境运输（核查方式：运输单据与温湿度记录）；

-A+级珍珠筛选（核查方式：质检系统自动比对）。

4.3.2中风险点：

-包装环节（核查方式：ERP库存与实物核对）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部牵头复盘，优化方向包括：数字化工具应用率提升20%、异常订单处理时效缩短30%。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”分配权限：

-采购金额>50万元需总经理审批（对应内控环节“大额采购需多级审批”）；

-筛选标准修订需质检部经理与内控部共同审批。

5.2审批权限标准

审批层级：采购专员（10万元以下）、采购部经理（10-50万元）、总经理（>50万元）；时效：常规审批2个工作日，紧急审批1个工作日。禁止越权审批，违规需启动责任倒查。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，有效期≤1年；临时代理需经授权人书面委托，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《风险评估报告》（内控部审核），特殊定价需经“珍珠业务专项委员会”（含法务、财务代表）审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：筛选过程需全程录像，嵌入ERP系统；

6.1.2表单填报：需同步纸质记录，双备份存档。

6.2监督机制设计

建立“三阶监督”：

-日常监督：部门每周自查（嵌入内控环节“异常数据直报”）；

-专项监督：内控部每季度抽查（覆盖80%珍珠库存）；

-突击监督：审计部每年联合法务部检查（覆盖跨境业务）。

6.3检查与审计

6.3.1频次：专项审计每年1次，日常检查每月1次；

6.3.2核查标准：以《珍珠筛选作业指导书》为基准。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交报告，含数据项：库存珍珠总量、筛选准确率、异常事件数。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

考核指标及权重：

-采购及时率（20%）；

-筛选准确率（30%）；

-客户投诉率（20%）；

-风险事件数（30%）。

7.2评估周期与方法

月度评估由人力资源部组织，年度评估由总经理办公会审议。

7.3问题整改机制

整改流程：“问题清单-责任部门-时限-复核-销号”，重大问题需纳入董事会会议。

7.4持续改进流程

基于审计结果制定改进计划，嵌入“PDCA循环表单”。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：年度筛选准确率超目标10%等；程序：部门推荐→人力资源部审核→公示3天→发放。

8.2违规行为界定

按严重程度分类：

-一般违规：筛选标准轻微偏差；

-较重违规：未使用智能分选机；

-严重违规：造成价值>10万元珍珠损失。

8.3处罚标准与程序

对应处罚：警告（一般违规）、罚款（较重违规）、解除合同（严重违规）；程序：调查→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知3个工作日内提出，复议由人力资源部组织。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对“运输爆仓”制定预案：启动备用物流商、优先运输A+级珍珠。

9.2例外情况处理

例外场景：疫情导致跨境中断；处理程序：启动“珍珠业务应急小组”，经总经理审批。

9.3危机公关与善后

危机公关流程：法务部制定口径→销售部执行→定期复盘。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由公司内控部负责解释。

10.2相关制度索引

-《财务报销制度》（文号YY-FR-2023-005）；

-《供应链管理制度》（文号YY-SC-202