家具公司会议组织管理细则（规则）

家具公司会议组织管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《家具行业质量管理规范》（GB/T33269-2016）等行业标准、《联合国跨国公司行为准则》等国际公约，结合公司“十四五”期间国际化发展战略及数字化转型要求制定。旨在解决公司会议组织存在的流程混乱、效率低下、风险隐患等问题，通过规范会议管理，实现价值创造最大化、风险防控最小化、运营效率最优化，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司总部各部门、各分子公司及所有关联人员，包括正式员工、外包服务单位及合作单位。覆盖公司年度经营计划会、季度经营分析会、专项决策会、部门例会等所有层级会议。例外适用场景包括应急会议、临时协调会等，需经总经理特批后方可豁免部分程序。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：会议组织必须符合国家法律法规及公司章程规定。

1.3.2权责对等原则：会议决策权限与责任主体相匹配，严禁越权决策。

1.3.3风险导向原则：重点关注金额超过100万元人民币或涉及重大资产处置的决策类会议。

1.3.4效率优先原则：简化非决策类会议流程，确保决策类会议时效性。

1.3.5持续改进原则：每年结合业务发展及数字化需求优化会议管理机制。

1.3.6主题原则：决策类会议须明确议题、预期成果及责任部门。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务审批管理办法》《合同管理办法》等制度形成协同机制。如存在冲突，以本细则为准，重大事项需提交董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议管理遵循“决策层主导、执行层落实、监督层协同”三级架构。决策层负责重大事项决策类会议，执行层负责业务执行类会议，监督层负责会议合规性监督。具体层级关系为：董事会主导公司年度战略会；总经理办公会统筹经营计划会；各部门按职责组织业务会议；内控部、审计部实施全过程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：行使最高决策权，每年召开至少一次，审议年度报告、重大投资等事项。

2.2.2董事会：每月召开一次，审议季度经营计划、预算调整等事项。

2.2.3总经理办公会：每两周召开一次，决策金额超过200万元的采购事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1总经办：统筹协调公司级会议，责任主体为总经理秘书。

2.3.2各业务部门：组织本部门会议，责任主体为部门负责人。

2.3.3信息化部：负责会议系统运维，责任主体为系统管理员。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：监督决策类会议的风险评估，责任主体为内控经理。

2.4.2审计部：每季度抽查会议记录，责任主体为审计专员。

2.4.3合规部：审核涉外会议的合规性，责任主体为合规专员。

2.5协调与联动机制

建立“月度会议协调会”，由总经办牵头，各部门负责人参与，解决跨部门会议冲突。境外分子公司会议需同步报备当地法律合规部，确保符合《跨国经营合规指引》（内部文件编号：CORP-GC-2023-01）。

第三章人力资源管理会议管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1年度经营计划会：议题完成率≥95%，决策执行偏差率≤5%。

3.1.2部门例会：会议时长控制在1小时以内，决议落实率≥90%。

3.2专业标准与规范

3.2.1决策类会议：需提前3个工作日发布会议通知，明确议题、参会人员及决策权限。

3.2.2风险控制点（高风险）：

-人才招聘会：候选人背景核查率100%；

-绩效考核会：考核指标偏离度≤±10%。

3.3管理方法与工具

3.3.1适用工具：OA系统会议管理模块、钉钉视频会议平台。

3.3.2数据统计：每月汇总会议数据至人力资源报表系统。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

会议管理主流程为“需求发起-审批配置-通知发布-参会签到-记录归档”，各环节责任主体及操作标准如下：

4.1.1需求发起：各部门于每月5日前提交下月会议计划至总经办。

4.1.2审批配置：总经办根据金额/层级配置会议权限，金额超过500万元需总经理审批。

4.1.3通知发布：会议通知须包含时间、地点、议题、参会人员及材料清单。

4.1.4参会签到：采用电子签到系统，未签到人员需说明原因。

4.1.5记录归档：会议纪要须在会后2个工作日内上传至知识管理系统。

4.2子流程说明

4.2.1紧急会议流程：总经办直接发布通知，事后3个工作日内补办审批手续。

4.2.2跨国会议流程：需提前30天协调时差，材料翻译由国际化部负责。

4.3流程关键控制点

4.3.1决策类会议：需经“议题预审-风险评估-决议表决-执行跟踪”四环节控制。

4.3.2风险防控措施：

-高风险会议须双方法定代表人签字确认；

-涉及金额超过1000万元的会议需审计部现场见证。

4.4流程优化机制

每季度由总经办牵头复盘会议效率，2024年起试点AI语音转文字功能，降低记录成本。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“会议类型+金额+层级”分配权限，文字表述如下：

-公司级会议（金额>1000万元）：需董事会审批；

-部门会议（金额≤50万元）：部门负责人审批；

-临时协调会（金额≤5万元）：总经办审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：金额200万元以下由总经办审批，200-500万元由分管副总审批，500万元以上由总经理审批。

5.2.2时限要求：常规审批2个工作日内完成，紧急会议即时审批。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，代理权限不得超出授权范围，最长有效期6个月。

5.4异常审批流程

金额超出审批权限的会议需提交“异常审批申请”，附风险评估报告及总经理签字。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报：会议通知需包含《会议管理表单》（见附件1），电子版上传至OA系统。

6.1.2痕迹留存：会议记录需包含参会人员电子签名、电子签到截图及决议签字页。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查会议执行情况，问题纳入《月度内控报告》。

6.2.2专项监督：每半年由审计部实施“会议管理专项审计”。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：总经办每月检查会议通知发布情况，结果纳入部门考核。

6.3.2审计要求：重大决策类会议需审计部全程跟踪，形成《会议审计报告》。

6.4执行情况报告

每月5日由总经办提交《会议执行情况报告》，包含会议数量、时长、决议落实率等指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：会议准时率、决议落实率、材料准备完整度。

7.1.2评分标准：准时率≥90%得满分，每低5%扣2分。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：季度评估，年度汇总。

7.2.2评估方法：总经办收集各部门评分，结合审计结果计算总分。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：问题清单→责任部门→整改方案→跟踪督办→销号。

7.3.2重大问题：由总经理牵头成立专项整改组。

7.4持续改进流程

总经办每月召开“会议管理优化会”，2024年起试点虚拟现实会议系统。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：会议组织效率突出、风险防控成效显著等。

8.1.2奖励标准：部门年度奖励总额不超过部门预算的5%。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：会议材料不完整、参会人员迟到等。

8.2.2严重违规：未履行决策审批程序、泄露会议秘密等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：一般违规通报批评，严重违规扣减绩效。

8.3.2处罚程序：调查→告知→处罚→申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：对处罚结果有异议且符合规定情形。

8.4.2复议流程：提交申诉书→人力资源部受理→总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急场景：自然灾害、重大舆情等。

9.1.2处置措施：启动“绿色通道”，先执行后补办手续。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：突发质量事故、客户投诉等。

9.2.2处理要求：2小时内召集临时会议，事后7日内补办手续。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，合规部配合。

9.3.2善后措施：召开“会议管理复盘会”，修订应急预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由总经办负责解释，修订意见以书面形式备案。

10.2相关制度索引

1.《公司内部控制手册》第5章

2.《财务审批管理办法》第3节

3.《跨国经营合规指引》第2-3条

10.3修订与废止程序

重大修订需经总经理办公会审议，废止制度需发布《制度废止通知》。

10.4生效与实施日