人事档案的保管制度

人事档案的保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规，参照行业档案管理最佳实践，结合企业内部档案管理实际需求，为规范人事档案管理流程、防控档案管理风险、提升档案使用效率、保障员工合法权益，特制定本制度。制度旨在通过明确管理职责、细化操作标准、健全运行机制，构建系统化、规范化、安全化的人事档案管理体系。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖人事档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、移交等全生命周期管理，涉及员工入职、在职、离职等各业务场景，以及人事档案数字化、电子化、纸质化管理等不同载体形式。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“人事档案专项管理”指企业为规范员工档案管理，建立覆盖档案全流程的标准化制度体系、操作流程和监督机制，确保档案真实性、完整性、安全性的系统性管理活动。（二）“档案管理风险”指因档案管理不善可能导致档案损毁、丢失、泄露、篡改，或因档案利用不当引发劳动争议、合规处罚等潜在危害。（三）“档案合规”指人事档案管理严格遵循国家法律法规及企业内部制度要求，确保档案内容真实反映员工履历、业绩、奖惩等情况，并满足保密、利用、移交等合规要求。第四条人事档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案管理覆盖所有员工及档案全生命周期，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位的档案管理责任，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦档案管理中的重点风险点，强化事前预防与事中控制。（四）持续改进：定期评估档案管理体系有效性，优化管理流程与工具。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司人事档案专项管理第一责任人，对档案管理的合规性、安全性负总责；分管人力资源工作的负责人为直接责任人，统筹档案管理工作的组织实施与监督考核。第六条公司设立档案管理领导小组，由公司主要负责人、分管人力资源负责人、财务负责人、信息技术负责人及各部门代表组成，负责统筹协调档案管理重大事项，审批关键制度与流程，监督年度管理成效。领导小组下设办公室于人力资源部，承担日常协调与督办职能。第七条牵头部门（人力资源部）职责：（一）牵头制定、修订、解释本制度，并组织宣贯培训；（二）统筹档案管理业务标准，指导各部门档案规范化建设；（三）负责员工入职档案的初步审核、入职档案的归档、档案动态更新及档案利用的合规性监督；（四）定期开展档案风险排查，提出改进建议。第八条专责部门（信息技术部、财务部）职责：（一）信息技术部负责档案信息化系统建设与维护，保障档案电子数据安全；（二）财务部负责档案保管经费保障及档案保管期限的经济合理性评估。第九条业务部门/下属单位职责：（一）各部门及下属单位负责人为本单位档案管理第一责任人，确保档案收集及时、内容完整；（二）指定专人负责档案日常管理，落实档案交接、查阅、销毁等操作规范；（三）配合人力资源部开展档案抽查与整改。第十条基层执行岗（档案管理员、HR专员等）职责：（一）遵守档案管理操作规程，确保档案收集、整理、录入的准确性；（二）建立岗位合规承诺书，签署保密协议；（三）发现档案异常或风险时，及时上报人力资源部及直属领导。第三章专项管理重点内容与要求第十一条人事档案收集要求：（一）入职档案必须包括但不限于身份证明、学历证明、履历证明、劳动合同、体检报告等，收集材料需经员工本人签字确认；（二）禁止收集与岗位无关的个人隐私信息（如财产状况、宗教信仰等）。第十二条档案整理与归档要求：（一）档案材料按“一人一卷”原则整理，内件按时间顺序排列，外卷封面注明员工姓名、编号、入职日期等信息；（二）电子档案与纸质档案同步归档，电子档案需进行元数据校验，确保数据完整性。第十三条档案保管与安全要求：（一）纸质档案存放于恒温恒湿档案室，设置防盗门、温湿度监控、视频监控等物理防护；（二）电子档案存储于加密服务器，设置多重访问权限，定期进行异地备份；（三）档案保管期限分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下），根据档案内容重要性分类管理。第十四条档案查阅与利用要求：（一）档案查阅需经员工本人书面申请或人力资源部授权，查阅范围仅限于工作需要；（二）查阅人需签署保密承诺，禁止拍照、复印非工作必需内容；（三）涉及离职员工档案的查阅，需经原部门负责人及人力资源部双签批。第十五条档案鉴定与销毁要求：（一）定期开展档案鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清单，经领导小组审批后执行；（二）销毁过程需两人以上监督，并记录销毁时间、人员、档案数量等关键信息；（三）电子档案销毁需物理销毁存储介质，并删除所有备份系统记录。第十六条档案移交要求：（一）员工离职档案需在离职后三十日内移交人力资源部集中管理；（二）企业合并、分立时，档案按国家档案部门规定移交或移交承继单位；（三）档案移交需双方签字确认，形成书面凭证。第十七条档案数字化要求：（一）逐步推进纸质档案数字化，扫描图像需符合分辨率、色彩深度等技术标准；（二）电子档案与纸质档案关联唯一标识码，确保数据一致性；（三）数字化过程中需加强数据脱敏处理，防止敏感信息泄露。第十八条禁止性行为：（一）严禁擅自调取、复印、涂改、损毁档案；（二）严禁将档案内容用于与工作无关的用途（如商业营销、非公务查询等）；（三）严禁以任何形式泄露员工档案中的个人隐私。第十九条专项风险防控点：（一）入职档案收集不完整风险：通过签订入职协议、建立档案材料清单清单制度进行防控；（二）档案保管安全隐患：通过物理防护、电子加密、定期巡检等手段降低风险；（三）档案查阅违规风险：通过审批流程、查阅记录、责任追究机制进行防控。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）人力资源部每年评估制度适用性，根据法律法规变化、业务需求调整提出修订建议；（二）遇重大政策变动时（如档案法修订），启动应急修订程序，三十日内完成更新。第二十一条风险识别预警机制：（一）人力资源部每季度开展档案管理风险自查，形成风险清单并分级（低、中、高）；（二）高风险项需制定整改计划，由领导小组监督落实；（三）发现重大风险时（如系统遭攻击、大量档案损毁），立即启动预警响应。第二十二条合规审查机制：（一）档案管理操作嵌入业务流程，如入职档案审核需在入职手续办理前完成；（二）关键环节（如档案销毁）需经双人复核，留存影像证据；（三）未经合规审查的档案利用行为视为无效，相关责任人按制度处罚。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，报人力资源部备案；（二）重大风险由领导小组牵头成立专项处置组，制定应急预案；（三）风险事件处置后需形成报告，包括原因分析、改进措施、责任认定等。第二十四条责任追究机制：（一）档案管理违规情形及处罚标准：|违规行为|处罚措施||-------------------------|-------------------------||擅自涂改档案内容|通报批评、降级处分||档案丢失未及时上报|经济赔偿、纪律处分||泄露员工隐私信息|解除劳动合同、民事赔偿|（二）处罚执行由人力资源部发起，联动纪检部门监督落实。第二十五条评估改进机制：（一）每年由领导小组组织对档案管理有效性进行评估，采用查阅记录抽查、员工满意度调查等方法；（二）评估结果作为部门绩效考核指标，并输出优化建议清单；（三）持续改进事项纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级领导干部在绩效考核中承担档案管理责任，与年度绩效挂钩；（二）人力资源部设立档案管理专项经费，保障信息化建设、物理防护等投入。第二十七条考核激励机制：（一）将档案管理合规情况纳入部门年度评优指标，占比不低于5%；（二）对档案管理优秀员工给予绩效奖励，金额不超过年度奖金的10%。第二十八条培训宣传机制：（一）人力资源部每年开展档案管理培训，新员工入职必须考核合格；（二）通过内网发布制度解读、案例警示等内容，提升全员档案意识；（三）签订《员工档案合规承诺书》，明确违规后果。第二十九条信息化支撑：（一）采用集中式档案管理系统，实现档案电子化存储、智能检索、权限管控；（二）建立电子档案与纸质档案的动态比对机制，通过技术手段防止数据不一致；（三）系统定期进行安全检测，确保数据不遭篡改。第三十条文化建设：（一）发布《档案管理行为规范手册》，通过宣传栏、OA平台广泛传播；（二）设立档案管理先进典型，树立企业内部学习标杆；（三）将档案合规纳入企业文化宣传月活动，增强全员责任意识。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险事件须在四小时内上报至领导小组，并附处置进展日报；（二）年度管理报告：人力资源部于次年三月前提交《年度档案管理工作报告》，包括管理成效、风