供应商入库制度

供应商入库制度第一章总则第一条为贯彻落实国家关于企业采购管理的相关法律法规，规范公司供应商入库流程，防范采购风险，提升供应链管理水平，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》及集团母公司关于供应链风险防控的总体要求，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、细化操作标准、完善运行机制，实现供应商入库管理的制度化、标准化、规范化，确保入库流程的合规性、安全性与效率性。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工在供应商入库管理过程中的所有活动，覆盖供应商信息收集、资质审核、入库评估、合同签订、货物验收、绩效管理等全流程业务场景。任何部门及人员均需严格遵守本制度规定，确保供应商入库管理符合法律法规及公司内部管理要求。第三条本制度涉及以下核心术语，其定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对供应商入库环节开展的系统性风险防控与合规管理活动，包括但不限于供应商尽职调查、资质审核、动态评估、风险处置等，旨在全面识别、评估、控制入库环节的各类风险。（二）“XX风险”是指供应商入库过程中可能出现的各类潜在风险，包括但不限于供应商资质不符、货物质量不合格、履约能力不足、商业贿赂、数据泄露、合规违规等，需通过制度措施进行有效管控。（三）“XX合规”是指供应商入库管理活动必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保入库流程的合法性、合理性、透明性，防范违规行为。第四条供应商入库管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：覆盖所有入库供应商及业务场景，确保管理无死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门的职责分工，确保责任落实到位。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别和处置重大风险。（四）持续改进：定期评估入库管理效果，优化流程漏洞，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对供应商入库管理工作的全面负责，承担第一责任人职责；分管领导对入库管理工作负直接责任，负责统筹协调、监督考核及重大风险处置。第六条公司设立专项管理领导小组，作为供应商入库管理的决策机构，负责统筹协调、决策审批、监督评价等工作。领导小组由公司主要负责人、分管领导、相关职能部门负责人组成，下设办公室，负责日常工作推进。领导小组主要职责包括：（一）制定和修订供应商入库管理制度；（二）统筹协调跨部门重大入库风险处置；（三）审批重大供应商入库决策；（四）监督评价入库管理成效。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：由采购部担任牵头部门，负责统筹供应商入库管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，确保制度有效落地。（二）专责部门：由法务部、风控部担任专责部门，负责供应商入库业务的合规审核、流程优化、风险处置及投诉处理，提供专业法律支持。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域供应商入库管理要求，开展日常风险防控，确保供应商信息真实、履约合规。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：所有参与供应商入库管理的人员必须签署合规承诺书，明确自身职责及违规后果。（二）风险上报义务：基层员工发现入库环节的潜在风险或违规行为，应立即向专责部门或牵头部门报告，不得瞒报或迟报。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：供应商入库前必须开展全面尽职调查，核实其资质、信誉、财务状况、履约能力等信息，确保其符合公司要求。尽职调查内容包括但不限于：（一）企业注册信息、经营范围、法定代表人等基本情况；（二）行业资质、行业认证、相关许可证等资质证明；（三）财务报表、信用评级、诉讼仲裁记录等财务及法律信息；（四）过往合作案例、客户评价、行业口碑等履约能力证明。第十条招标流程规范：涉及金额较大或技术复杂的入库项目，必须通过招标方式选择供应商，招标流程需符合以下要求：（一）招标公告发布：依法在指定平台发布招标公告，明确招标范围、要求、时间等；（二）投标评审：组建评审委员会，对投标供应商进行综合评审，确保公平公正；（三）合同签订：评审结果经领导小组审批后，依法签订入库合同，明确双方权利义务。第十一条资质审核标准：供应商入库必须满足以下资质要求：（一）企业资质：具备合法营业执照、行业相关资质及运营许可；（二）人员资质：关键岗位人员需具备相应职业资格证书；（三）技术资质：涉及技术服务的供应商需具备技术能力证明；（四）合规资质：无重大违法违规记录，符合反垄断、反商业贿赂等合规要求。第十二条禁止性行为：严禁以下行为：（一）严禁关联交易利益输送，避免因关联关系导致交易不公；（二）严禁违规转包分包，确保入库货物由供应商直接交付；（三）严禁虚假宣传或隐瞒信息，确保供应商信息真实完整；（四）严禁商业贿赂，杜绝以不正当手段获取入库机会。第十三条入库评估要求：供应商入库后需定期开展评估，评估内容包括：（一）履约能力：供应商是否按时按质交付货物；（二）合规表现：供应商是否遵守法律法规及公司制度；（三）风险状况：供应商是否存在潜在风险，如财务风险、法律风险等。第十四条数据安全管控：涉及敏感信息的供应商入库，必须落实数据安全措施，包括：（一）签订保密协议，明确数据保护责任；（二）限制数据访问权限，确保数据不被泄露；（三）定期进行数据安全检查，防范数据泄露风险。第十五条货物验收标准：入库货物必须符合以下验收标准：（一）数量核对：确保货物数量与订单一致；（二）质量检验：按合同约定进行质量检验，确保货物符合标准；（三）单据核对：核对送货单、发票等单据，确保信息完整。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，及时修订供应商入库管理制度，确保制度适用性。每年至少开展一次制度评估，必要时进行调整。第十七条风险识别预警机制：定期开展供应商入库风险排查，分级评估风险等级，发布预警通知。风险排查内容包括：（一）供应商资质变化；（二）履约能力下降；（三）合规问题；（四）行业风险。第十八条合规审查机制：将供应商入库管理嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。合规审查内容包括：（一）供应商资质审查；（二）入库流程合规性审查；（三）合同条款合规性审查。第十九条风险应对机制：根据风险等级分级处置，明确应急流程、责任协同及上报要求。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹处置，必要时上报集团母公司。第二十条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分。违规情形包括：（一）未按要求开展尽职调查；（二）虚假验收或隐瞒问题；（三）违反招标流程；（四）泄露供应商信息。第二十一条评估改进机制：定期对供应商入库管理体系的有效性开展评估，优化流程漏洞，提升管理水平。评估内容包括：（一）制度执行情况；（二）风险防控效果；（三）流程效率。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：明确各层级领导对供应商入库管理工作的推进责任，确保制度有效落实。公司主要负责人每年至少听取一次入库管理工作汇报，分管领导每月至少检查一次执行情况。第二十三条考核激励机制：将供应商入库合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩。考核内容包括：（一）制度执行率；（二）风险防控效果；（三）投诉处理情况。第二十四条培训宣传机制：分层级开展供应商入库管理培训，包括：（一）管理层合规履职培训；（二）一线员工操作规范培训；（三）供应商合规培训。第二十五条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。系统功能包括：（一）供应商信息管理；（二）风险预警；（三）流程跟踪。第二十六条文化建设：发布供应商入库合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十七