信访督查专员工作专班制度

信访督查专员工作专班制度第一章总则第一条为进一步规范公司信访督查工作，完善内部监督机制，有效防范和化解信访风险，根据《中华人民共和国信访条例》《企业内部控制基本规范》及公司相关管理制度要求，结合公司实际运营需要，特制定本制度。本制度旨在明确信访督查专员工作专班的组织架构、职责分工、运行流程及保障措施，确保信访督查工作依法合规、高效有序开展，提升公司治理体系和治理能力现代化水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有涉及员工权益、业务运营、风险防控等领域的信访事项及相关督查工作，均须遵循本制度执行。具体适用场景包括但不限于：员工投诉举报处理、业务流程违规督查、风险隐患排查整改、合规审计监督等。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“信访督查专员工作专班”是指由公司内部设立的专门负责信访事项受理、调查核实、监督整改及结果反馈的临时或常设工作小组，其工作独立于日常业务部门，确保监督的客观性与权威性。（二）“XX专项管理”是指针对特定领域（如采购、财务、数据安全等）实施的系统性风险防控与管理，包括政策制定、流程规范、合规审查、风险处置等全链条管控。（三）“XX风险”是指公司在运营过程中可能面临的各类潜在危害，涵盖但不限于合规风险、操作风险、信息安全风险、舆情风险等，需通过专项管理手段进行识别、评估与控制。（四）“XX合规”是指公司及其员工在业务活动、操作行为中严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的综合要求，是防范风险、维护合法权益的基础保障。第四条信访督查专员工作专班制度的核心原则包括：（一）“全面覆盖”原则：确保信访督查工作覆盖公司所有业务领域、层级及人员，不留监管盲区。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门在信访督查工作中的具体职责，实现责任闭环。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险领域与关键环节，优先配置资源，强化风险防控。（四）“持续改进”原则：通过定期评估与动态调整，不断完善信访督查工作机制，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司信访督查工作负总责，承担领导责任；分管相关负责人为直接责任人，负责具体组织协调与监督落实。公司设立信访督查专员工作专班，专班成员由公司高层指定，并根据工作需要动态调整。第六条信访督查专员工作专班下设办公室，作为日常执行机构，负责制度宣贯、流程管理、资料归档等工作。专班办公室需与公司纪检监察、人力资源、业务主管部门等建立协同机制，确保信息共享与高效联动。第七条公司成立信访督查专项领导小组，作为信访督查工作的最高决策机构，其组成包括：公司主要负责人、分管领导、各部门负责人、专班办公室主任及外部法律顾问（如需）。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司信访督查工作，制定年度工作计划；（二）对重大信访事项或复杂风险事件进行决策审批；（三）监督评价信访督查工作成效，提出改进要求；（四）定期听取专班工作汇报，协调解决重大问题。第八条牵头部门（如公司办公室或纪检监察部门）作为信访督查工作的主要责任单位，职责包括：（一）负责制定和完善信访督查工作制度及操作规程；（二）组织开展专项风险评估，更新风险清单；（三）统筹开展信访督查培训，提升全员合规意识；（四）定期汇总分析信访督查数据，形成管理报告。第九条专责部门（如合规部、风控部等）作为信访督查的专业支撑单位，职责包括：（一）负责业务领域的合规审核，识别潜在风险点；（二）优化相关业务流程，嵌入合规控制节点；（三）指导业务部门开展风险处置，监督整改落实；（四）建立风险案例库，推广经验教训。第十条业务部门及下属单位作为信访督查的执行主体，职责包括：（一）落实本领域信访督查要求，明确责任人及操作规范；（二）开展日常自查自纠，及时上报风险隐患；（三）配合专班开展调查核实，落实整改措施；（四）向员工宣贯信访督查制度，确保全员知晓。第十一条基层执行岗位员工作为信访督查的末梢环节，需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在信访督查工作中的义务；（二）发现违规行为或风险线索时，及时向直接上级或专班办公室报告；（三）按照规定流程处理信访事项，不得隐瞒、拖延或干预；（四）参与相关培训，掌握合规操作标准。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购领域专项管理。业务操作合规标准包括：供应商资质审查需完整核对营业执照、行业许可等关键信息，建立合格供应商名录并定期更新；招标流程须符合《招标投标法》及公司内部采购管理制度，全程记录关键节点（如开标、评标、定标）的电子影像资料。禁止性行为包括：严禁通过围标串标、虚假交易等方式谋取利益；严禁在采购过程中泄露公司商业秘密或与特定供应商存在不正当利益关系。重点防控点为：高价值采购项目的价格合理性审查、集中采购目录外的采购审批权限控制、采购合同的风险条款约定等。第十三条财务领域专项管理。业务操作合规标准包括：资金审批权限需明确各级领导的审批额度与审批流程，大额资金支付需经集体决策；税务申报须符合国家税收政策，发票管理需严格核对业务真实性。禁止性行为包括：严禁设立小金库、违规拆分合同逃避监管；严禁虚构业务套取资金或虚开发票进行账外核算。重点防控点为：关联交易的定价公允性审查、资金拨付的时效性监控、税务风险自查的覆盖面与深度等。第十四条数据安全领域专项管理。业务操作合规标准包括：敏感数据采集需明确用途并征得用户同意，传输存储需采取加密措施；数据访问权限需按需授权，定期开展权限清理。禁止性行为包括：严禁未经授权调取或泄露客户数据；严禁在非工作场所处理涉密数据。重点防控点为：数据脱敏处理的准确性、安全事件的应急响应机制、员工离职时的数据权限回收等。第十五条合同管理领域专项管理。业务操作合规标准包括：合同签订前需完成法律审核，关键条款（如违约责任、争议解决）须明确约定；合同履行过程中需定期跟踪，确保履约双方权利义务一致。禁止性行为包括：严禁签订显失公平的合同条款；严禁在合同中隐藏不利于公司的权利义务。重点防控点为：合同履约的进度监控、违约风险的预警机制、合同模板的标准化管理（如保密条款、管辖权约定等）。第十六条业务外包领域专项管理。业务操作合规标准包括：外包供应商需通过资质审查，外包范围须明确界定；外包合同需包含质量监控、数据安全等核心条款。禁止性行为包括：严禁将核心业务外包给不具备相应能力的外包商；严禁通过外包形式规避监管要求。重点防控点为：外包项目的风险分级管控、外包服务商的绩效考核、外包资料的完整性管理等。第十七条薪酬福利领域专项管理。业务操作合规标准包括：薪酬计算需符合国家《劳动法》及公司内部薪酬制度，绩效考核结果须作为薪酬调整的主要依据；福利发放须公平透明，与员工岗位及贡献挂钩。禁止性行为包括：严禁通过虚假绩效套取薪酬；严禁在薪酬结构中设置不合理的隐性奖励。重点防控点为：薪酬调整的合规性审核、福利政策的覆盖范围、员工薪酬信息的保密性管理等。第十八条廉洁风险领域专项管理。业务操作合规标准包括：禁止与业务相关方发生不正当利益往来，所有礼品礼金需按标准登记上交；招待费用须符合公司内部标准，严禁超标准列支。禁止性行为包括：严禁以报销名义进行利益输送；严禁利用职务便利为特定关系人谋取不正当利益。重点防控点为：招待费的审批流程控制、礼品礼金登记的规范性、廉洁承诺的签署与落实等。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。公司每年至少开展一次信访督查制度的全面评估，根据国家法律法规变化、行业监管要求及公司业务调整，及时修订相关条款。专班办公室需建立制度版本库，确保存档完整、可追溯。第二十条风险识别预警机制。专班办公室牵头，每年联合合规部、风控部等部门开展专项风险排查，形成风险清单并动态更新。风险等级分为一般、重大两级，一般风险需每月复核，重大风险需立即上报领导小组。风险预警信息需通过公司内部系统同步至相关业务部门，并明确整改时限。第二十一条合规审查机制。将信访督查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”的刚性约束。例如，采购订单需经合规部审核通过方可付款；外包合同需经法律部盖章方可生效。审查过程需全程留痕，确保可回溯、可核查。第二十二条风险应对机制。一般风险由业务部门自行整改，专班办公室负责跟踪问效；重大风险由领导小组组织专项工作组处置，明确牵头部门、完成时限及应急预案。风险事件处置完毕后需形成闭环报告，包括问题原因、整改措施、责任追究等全部内容。第二十三条责任追究机制。对违反信访督查制度的行为，根据情节严重程度采取以下措施：轻微违规需进行约谈警告；一般违规需通报批评并扣减绩效考核分值；重大违规需移交人力资源部进行纪律处分，并追究相关领导责任。处罚标准需纳入公司《违规行为处理办法》，确保公平统一。第二十四条评估改进机制。每年12月底前，专班办公室需组织各部门开展信访督查工作成效评估，形成分析报告并提交领导小组审议。评估内容包括制度执行率、风险整改效果、员工满意度等，评估结果将作为次年工作重点的参考依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司主要负责人需定期听取信访督查工作汇报，协调解决跨部门协作难题。各级领导干部需在分管领域落实“一岗双责”，既抓业务发展又抓风险防控。专班办公室需配备专职人员，确保日常工作的独立性。第二十六条考核激励机制。将信访督查工作纳入部门年度考核指标体系，考核权重不低于5%。对在风险防控、制度执行中表现突出的部门和个人，予以通报表扬并优先推荐评优；对履职不力的，取消年度评优资格并要求书面检讨。第二十七条培训宣传机制。分层级开展信访督查培训，管理层需重点学习合规履职要求，一线员工需重点掌握操作规范。每年至少组织两次全员合规培训，通过线上线下结合的方式扩大覆盖面。培训结束后需进行考核，考核结果纳入个人培训档案。第二十八条信息化支撑。依托公司OA系统搭建信访督查管理平台，实现风险线索上报、调查进度跟踪、整改结果反馈等全流程线上管理。平台需具备数据统计分析功能，为管理决策提供数据支撑。第二十九条文化建设。定期发布信访督查合规手册，明确员工权利义务及违规后果。每年开展“合规月”活动，通过知识竞赛、案例分享等形式增强全员合规意识。员工入职时需签署《合规承诺书》，承诺严格遵守公司各项规章制度。第三十条报告制度。专班办公室需建立信访督查工作台账，每月形成工作简报，每季度向领导小组汇报专项管理情况。重大风险事件需立即上报，