全面推行档案三合一制度

全面推行档案三合一制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规范》（GB/T28921-2012）等国家法律法规，结合集团母公司《档案管理总纲》及相关行业准则，立足本公司档案管理实际需求，旨在强化档案安全防控、规范业务流程、提升管理效能，防范档案遗失、损毁、泄密等专项风险，促进企业合规经营。同时，针对当前档案管理中存在的责任不清、流程脱节、风险隐患等问题，通过制度整合实现“业务档案、电子档案、档案安全”三合一管理，构建系统性、闭环式管控体系。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理的全部档案管理场景，包括但不限于业务文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全生命周期管理。具体场景涵盖采购、销售、研发、生产、财务、人力资源、法律合规等各业务领域产生的纸质、电子及音视频等多元化档案类型。第三条本制度中下列术语定义：（一）XX专项管理：指以档案全生命周期管理为核心，融合业务流程管控、风险防控、合规审查、安全保障等要素，通过制度、流程、技术、文化协同实现的系统性档案管理机制。（二）XX风险：指档案在管理过程中可能出现的遗失、篡改、泄密、毁损等导致企业经济损失、声誉受损或法律责任的风险。（三）XX合规：指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案管理行为的合法性与合理性。（四）XX三合一制度：指将业务档案规范管理、电子档案安全存储、档案安全风险防控三者整合为统一管理框架，通过流程协同、技术赋能、责任到人实现高效管控的制度体系。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有档案类型、业务环节、管理主体纳入制度管控范围，实现无死角管理。（二）责任到人：明确各级管理主体的职责权限，建立“谁主管、谁负责”的责任体系。（三）风险导向：聚焦档案管理中的重点风险领域，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为XX专项管理的第一责任人，对档案管理的总体合规性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责专项管理制度的建设、监督执行及考核。各级管理人员应在其职责范围内落实档案管理要求，形成逐级负责的管控链条。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各相关部门负责人及下属单位代表。领导小组职责包括：统筹制定专项管理制度、协调跨部门业务档案协同、审批重大风险处置方案、监督评价制度执行效果。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]（如档案管理处），具体职责为：（一）牵头制定、修订专项管理制度及操作细则；（二）组织开展档案风险排查与评估，发布预警信息；（三）监督各部门档案管理执行情况，提出改进建议；（四）协调信息化建设，保障系统稳定运行。第八条牵头部门职责：（一）统筹XX专项管理制度体系建设，确保与业务流程深度融合；（二）定期组织档案风险识别，建立风险数据库；（三）开展专项管理考核，将合规情况与绩效考核挂钩；（四）负责全员培训宣贯，提升档案管理意识。第九条专责部门职责：（一）负责业务领域档案合规审核，优化流程节点设计；（二）指导业务部门规范档案整理归档，处置违规行为；（三）参与重大档案风险事件的处置，提出技术解决方案。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域档案管理要求，明确档案责任人；（二）开展日常风险自查，及时上报异常情况；（三）配合牵头部门完成档案检查与评估工作。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守档案操作规范；（二）发现档案管理隐患应立即上报，不得隐瞒或拖延；（三）参与档案管理培训，掌握必备操作技能。第三章专项管理重点内容与要求第十二条业务档案规范管理：（一）合规标准：档案收集范围覆盖业务活动全过程，按“形成即归档”原则及时收集；档案整理遵循来源原则，同类档案按时间顺序排列；归档文件应完整无缺，重要档案附电子版备份。（二）禁止行为：严禁擅自销毁、涂改档案，严禁将涉密档案用于非公务活动。（三）重点防控：防范因流程中断导致的档案缺失，强化交接环节的签收记录。第十三条电子档案安全存储：（一）合规标准：电子档案应采用标准化元数据，存储于专用系统，定期进行数据校验；涉密电子档案必须加密存储，访问需分级授权；系统应具备自动备份与容灾功能。（二）禁止行为：严禁在非合规平台存储涉密电子档案，严禁违规外传含敏感信息的电子文件。（三）重点防控：防范黑客攻击、系统故障导致的数据丢失，定期检查存储介质完好性。第十四条档案安全风险防控：（一）合规标准：建立档案安全分级分类制度，核心档案应双人双锁保管；定期开展库房安全检查，确保温湿度、防火防潮达标；重要档案实施异地备份。（二）禁止行为：严禁在库房内从事与档案管理无关的活动，严禁未经审批擅自复制涉密档案。（三）重点防控：防范自然灾害、人为破坏导致档案损毁，建立应急响应预案。第十五条档案利用管理：（一）合规标准：档案查阅需经审批，涉密档案应全程留痕；档案复制需注明用途并登记；定期清理利用完毕的档案，符合销毁条件的按流程处置。（二）禁止行为：严禁违规借阅、传递涉密档案，严禁将档案用于商业目的。（三）重点防控：防范档案利用过程中的不当披露，强化审批环节的合规审核。第十六条档案销毁管理：（一）合规标准：销毁档案需填写申请单，经审批后执行；纸质档案应碎纸处理，电子档案需彻底销毁数据；销毁过程应双人监督并记录。（二）禁止行为：严禁擅自销毁或非法处置档案，严禁将未销档案用于其他用途。（三）重点防控：防范销毁不彻底导致的档案泄露，确保销毁记录可追溯。第十七条档案信息化建设：（一）合规标准：采用符合国家标准的企业档案管理系统，实现全流程数字化管理；系统应具备权限控制、操作日志、数据加密等安全功能。（二）禁止行为：严禁系统权限滥用，严禁通过非法渠道获取档案数据。（三）重点防控：防范系统漏洞、数据污染等问题，定期进行安全评估。第十八条档案协作管理：（一）合规标准：跨部门合作项目产生的档案按主管单位归档，牵头部门负责统筹管理；合作方参与项目产生的档案应按时移交。（二）禁止行为：严禁因协作管理不善导致档案分散或遗失。（三）重点防控：防范档案交接环节的疏漏，建立协作档案管理台账。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门组织评估制度适用性，根据法规变化、业务调整提出修订方案；（二）遇重大政策调整或风险事件，应立即启动临时修订程序；（三）修订后的制度经领导小组审批后发布，执行前开展全员宣贯。第二十条风险识别预警机制：（一）每季度由牵头部门牵头开展档案风险排查，重点关注电子档案安全、涉密档案保管等环节；（二）采用风险矩阵法对排查问题进行分级评估，发布《XX风险预警通报》；（三）预警信息应明确风险等级、影响范围及整改时限，责任部门需制定应对方案。第二十一条合规审查机制：（一）将档案合规审查嵌入业务流程，采购、招投标等关键环节需经档案专责部门审核；（二）建立“未经合规审查不得实施”的刚性约束，违规操作应立即叫停；（三）审查结果纳入部门绩效考核，重大问题提交领导小组处理。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门跟踪监督；（二）重大风险由领导小组牵头成立专项组，制定应急处置方案，必要时上报管理层决策；（三）风险处置过程应全程记录，处置完毕后提交报告备查。第二十三条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，轻微问题进行约谈提醒，情节严重的扣减绩效并通报批评；（二）因违规操作导致损失的，应追究相关责任人经济赔偿责任；（三）涉嫌违法行为的，移交司法机关处理。第二十四条评估改进机制：（一）每年由牵头部门牵头开展制度有效性评估，通过问卷调查、访谈等方式收集反馈；（二）评估报告应包含问题清单、改进措施及责任分工，报领导小组审批后实施；（三）优化后的管理要求应同步更新至系统及培训材料。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导干部应在职责范围内落实档案管理领导责任，每半年向领导小组报告履职情况；（二）下属单位应设立档案管理岗，配备必要资源保障制度执行；（三）建立联席会议制度，每月召开由各部门代表参加的协调会。第二十六条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度考核指标体系，权重不低于X%；（二）对档案管理先进单位及个人予以通报表扬，与评优评先挂钩；（三）连续X次考核不合格的部门，应约谈负责人并要求制定整改计划。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层每半年接受一次合规履职培训，重点学习档案管理责任与风险防控；（二）一线员工每年接受至少X次操作规范培训，通过线上考试检验学习效果；（三）制作《XX专项合规手册》，分发给各部门作为日常工作指南。第二十八条信息化支撑：（一）建设统一的XX管理系统，实现档案电子化、流程自动化；（二）系统应具备风险实时监控功能，对异常操作自动报警；（三）采用区块链技术加强核心档案的防篡改能力。第二十九条文化建设：（一）每年开展“XX档案管理周”活动，通过案例分享、知识竞赛等提升全员意识；（二）签订全员合规承诺书，明确“档案安全人人有责”的价值观；（三）设立“档案管理创新奖”，鼓励部门提出优化方案。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：发生档案遗失、泄密等事件，责任部门应在X小时内上报至牵头部门，48小时内