实验室样品管理制度及流程

实验室样品管理制度及流程一、总则实验室样品是检测、分析、研究工作的直接对象，其管理的规范性、科学性直接关系到检测数据的准确性、可靠性和公正性，同时也影响着实验室工作的效率与安全。为确保样品在整个生命周期（从接收、流转、储存、处理到处置）过程中的质量得到有效控制，防止混淆、污染、丢失或变质，保障实验结果的有效性和可追溯性，特制定本制度及流程。本制度适用于实验室所有进出样品的管理，全体相关人员必须严格遵守。本制度的制定依据国家相关法律法规及实验室质量管理体系要求，旨在建立一套权责清晰、流程规范、记录完整的样品管理机制。二、职责分工1.实验室主任：对实验室样品管理工作负总责，审批样品管理制度，确保资源投入，监督制度执行。2.样品管理员：负责样品的接收、登记、标识、编号、流转、储存、保管、领用、退还及处置的具体管理工作；负责样品储存环境的监控与记录；负责样品相关记录的整理、归档。3.检测/研究人员：配合样品管理员进行样品接收，在样品流转至本人环节时，负责样品的妥善保管、正确制备与检测，防止样品损坏、污染或丢失，并及时反馈样品异常情况。4.质量监督员：负责对样品管理全过程进行监督检查，确保制度流程的有效执行。三、样品接收与登记1.样品接收：*样品管理员或指定人员负责样品的接收。接收时，需与送样人（或委托方）共同核对样品信息，包括样品名称、编号、数量、状态（如外观、包装完整性、是否有异常）、送样日期、委托单位/人、检测项目、必要的储存要求及其他特殊说明。*对于有明确质量要求或验收标准的样品，应核对样品是否符合检测要求，如样品量是否充足、是否在保质期内、运输条件是否符合规定等。如有不符或疑问，应立即与送样人沟通，并记录在案，必要时拒绝接收或要求重新送样。*对危险样品、易腐样品、贵重样品或有特殊要求的样品，应优先处理和接收，并确保符合相应的安全防护要求。2.样品登记：*样品一经确认接收，应立即在《样品接收登记台账》中进行详细登记。登记内容至少包括：样品唯一标识号（样品编号）、样品名称、规格型号（如有）、送样单位/人、送样日期、样品数量、样品状态描述、检测项目、样品要求（如储存条件）、备注等信息。*登记应做到及时、准确、完整，字迹清晰（电子登记则确保录入无误）。四、样品标识与编号1.样品标识：所有进入实验室的样品均需进行清晰、唯一的标识。标识应牢固粘贴或附着于样品容器上，不易脱落和模糊。2.样品编号：*样品编号是样品的唯一“身份证”，应具有唯一性和可追溯性。编号规则可根据实验室实际情况制定，通常可包含年份、月份、接收顺序号、样品类型代码等信息。*样品管理员负责按照既定规则为每个样品编制唯一编号，并在样品登记时同步记录。*对于一式多份的样品（如平行样、留样），应在主编号基础上添加副标识（如A、B、C或1、2、3）加以区分。五、样品流转与传递1.样品在实验室内部的流转，应通过《样品流转记录单》进行跟踪。记录单应随样品一同流转，或在信息系统中同步更新流转状态。2.样品管理员根据检测任务分配，将样品及必要的信息传递给相应的检测/研究人员。双方在交接时应核对样品编号、名称、状态、数量等信息，并在流转记录上签字确认。3.检测/研究人员在接收样品后，应负责样品在其操作期间的安全与完好，并在规定时间内完成检测/研究工作。如遇特殊情况需延长样品停留时间，应及时与样品管理员沟通。4.样品在不同实验区域或设备间的移动，也应确保标识清晰，防止混淆和交叉污染。六、样品储存与保管1.储存条件：样品管理员及相关人员应根据样品特性和检测要求，将样品存放在适宜的环境条件下（如温度、湿度、光照、通风、洁净度、远离火源等）。对于有特殊储存要求的样品（如低温、避光、冷藏、冷冻、惰性气体保护等），必须严格控制储存环境，并对环境参数进行定期监控和记录。2.储存设施：实验室应配备足够的、符合要求的样品储存设施（如冰箱、冰柜、样品柜、恒温恒湿箱等），并定期进行维护、校准和清洁，确保其正常运行。储存设施应明确标识，防止误用。3.样品摆放：样品应分类、有序存放，不同编号、不同类型的样品应分区放置，并有明显标识，避免交叉污染和混淆。易挥发、腐蚀性、毒性等危险样品应单独存放，并符合安全管理规定。4.定期检查：样品管理员应定期对储存的样品进行检查，核对样品数量、状态、标识及储存条件，发现异常情况（如样品变质、容器破损、标识模糊、储存设施故障等）应立即采取措施，并记录处理情况。七、样品制备与前处理1.检测/研究人员在进行样品制备和前处理时，应严格按照标准操作规程（SOP）或实验方案进行，确保操作的规范性和准确性。2.样品制备过程中，应防止样品污染、损失或发生化学变化。使用清洁、无污染的器皿和工具，并进行必要的空白试验和质量控制。3.制备后的样品（如匀浆、萃取液、稀释液等）也应进行清晰标识，其编号应能追溯至原始样品。八、样品留样与复测1.根据检测/研究需要或相关规定，对部分样品应保留一定数量的留样。留样的数量和保存期限应根据样品特性、检测目的和相关标准确定。2.留样应按照与原始样品相同的储存条件进行保管，并做好标识和记录。3.当需要对样品进行复测时，由相关人员提出申请，经审批后，由样品管理员从留样中抽取或调取样品进行复测，并记录复测情况。九、样品处置1.检测/研究工作完成，且相关数据报告已出具、审核无误，或样品已超过规定的保存期限，或因其他原因（如样品变质、失去代表性）无需继续保存时，应进行样品处置。2.样品处置应遵循环保、安全和相关法规要求。常见的处置方式包括：无害化处理后丢弃、指定地点回收、返还委托方（需有书面记录）等。3.危险样品、放射性样品、生物样品等的处置，必须严格按照国家及地方的特殊规定执行，确保不对环境和人员造成危害。4.样品处置应有记录，包括处置日期、处置方式、处置人等信息。十、样品追溯与记录1.样品管理的各个环节（接收、登记、标识、流转、储存、制备、处置等）均应有完整的记录。这些记录是样品追溯的依据，应保证其真实性、准确性、完整性和可追溯性。2.样品管理相关记录（如接收登记台账、流转记录、储存环境监控记录、处置记录等）应按照实验室质量管理体系文件的规定进行整理、归档和保存。保存期限应符合相关要求。十一、管理要求与监督1.所有实验室人员必须熟悉并严格遵守本制度及相关操作规程。2.实验室应定期对样品管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时采取纠正和预防措施。3.对在样品管理工作中出现的差错、失误，