采购与供应商管理标准化手册

采购与供应商管理标准化手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范企业采购业务全流程及供应商管理活动，保证采购过程合规、高效、透明，降低运营成本，保障供应链稳定性，提升供应商合作价值。适用于企业各部门涉及采购需求提报、供应商选择、合同签订、履约监控、绩效评估等全场景工作，涵盖原材料、设备、服务等各类采购品类。二、核心职责分工部门/岗位职责说明使用部门提交采购需求明细，参与供应商技术/服务评估，确认交付成果，反馈使用体验。采购部主导采购计划制定，供应商寻源、谈判与合同签订，执行采购流程，监控履约进度。财务部审核采购预算与付款申请，处理发票与结算，监控采购成本合理性。质量管理部参与供应商资质审核（如涉及质量体系），制定验收标准，执行来料/服务质量检验。法务部审核采购合同条款，把控法律风险，处理合同纠纷。供应商管理专员建立供应商档案，组织绩效评估，维护供应商关系，推动供应商持续改进。三、供应商全生命周期管理流程（一）供应商准入管理需求收集与提报使用部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（含物料/服务名称、规格型号、数量、技术要求、交付时间、预算金额等），经部门负责人*审批后提交采购部。供应商信息初筛采购部根据需求类型，通过企业库、行业展会、公开招标平台等渠道收集供应商信息，筛选符合基本资质（如营业执照、行业许可证、生产/经营规模等）的候选供应商，形成《供应商初筛名单》。资质审核与尽职调查采购部协同质量管理部、法务部对候选供应商进行资质审核（如ISO体系认证、产品检测报告、过往合作案例等），必要时开展现场考察（生产能力、仓储条件、质量管控流程等），填写《供应商资质审核表》《现场考察记录表》。样品测试与小批量验证对涉及质量安全的物料/服务，要求供应商提供样品，由质量管理部组织测试（功能、指标、兼容性等）；通过测试后，可安排小批量试用，使用部门反馈试用结果，形成《样品测试报告》。准入审批与建档采购部汇总审核资料、考察记录、测试报告等，提交供应商管理专员，经采购经理、分管领导审批通过后，纳入《合格供应商名录》，建立供应商档案（含基础信息、资质文件、评估记录等），并录入供应商管理系统。（二）采购执行管理采购计划制定采购部根据《合格供应商名录》、需求紧急程度、库存情况，制定采购计划（含采购方式、预估金额、交付节点），经财务部审核预算后，报采购经理*审批。供应商选择与谈判公开招标：金额≥10万元（或企业规定标准）的采购，通过招标平台发布招标公告，组织开标、评标（技术、商务、价格综合评分），确定中标供应商。询价比价：金额＜10万元或紧急采购，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、交期、服务后，选择最优供应商。单一来源：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），经分管领导*审批后直接确定。谈判阶段，采购部与供应商明确价格、付款方式、交付标准、违约责任等条款，形成《谈判纪要》。合同签订与订单下达法务部审核合同条款（重点：标的物信息、权利义务、争议解决、保密条款等），无异议后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，采购部根据合同下达《采购订单》至供应商。履约监控与交付验收采购部跟踪订单执行进度（生产、物流状态），提前3天提醒供应商备货；供应商交付后，使用部门、质量管理部共同验收（数量清点、质量检测、服务确认），填写《到货验收单》，双方签字确认。付款结算财务部根据《采购合同》《到货验收单》《发票》（合规发票），审核付款申请，按合同约定方式（电汇/承兑等）办理结算，完成付款后更新供应商档案。（三）供应商绩效评估评估周期与指标周期：季度/年度评估（新供应商试用期满后1个月内首次评估）。指标（总分100分）：质量表现（40分）：批次合格率、质量问题整改及时性、客诉率；交付表现（30分）：准时交付率、订单满足率、应急响应速度；服务表现（20分）：沟通效率、问题解决能力、配合度；价格表现（10分）：价格竞争力、成本优化贡献。评估流程供应商管理专员收集各环节数据（验收记录、客诉反馈、交付数据等），组织使用部门、采购部、质量管理部填写《供应商绩效评分表》，计算综合得分。根据得分划分等级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。结果应用优秀：优先分配订单、授予“年度优秀供应商”称号、缩短付款周期；良好：维持合作，提出改进建议；合格：发出《改进通知书》，限期30日内提交整改计划；不合格：暂停合作，启动供应商退出流程。（四）供应商退出管理退出触发条件连续2次绩效评估不合格；提供产品/服务出现重大质量，造成企业损失；违反合同约定（如延迟交付超30天、转包分包）；企业自身业务调整不再需要该品类采购；供应商主动申请退出。退出流程供应商管理专员核实退出原因，填写《供应商退出申请表》，经采购经理、分管领导审批后，通知供应商办理交接（剩余货物、技术资料、账款结算等）。完成交接后，供应商管理专员在《合格供应商名录》中标注“已退出”，封存档案，并更新供应商管理系统。四、标准化模板工具表1：采购需求申请表需求部门需求日期申请人*审批人*物料/服务信息品名规格型号单位需求数量交付要求期望交付时间交付地点验收标准是否需样品备注表2：供应商资质审核表供应商名称申请日期联系人*联系方式审核项目审核内容审核结果（通过/不通过）备注营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配行业资质如3C认证、ISO9001等生产/经营能力产能、设备、技术人员配置质量体系文件检测报告、工艺流程图过往合作案例3个以上合作案例及客户评价综合意见□通过□不通过（原因：______）审核人*：日期：表3：供应商绩效评分表（季度）供应商名称评估周期评估部门评估日期评估维度评分标准得分评分人*质量表现（40分）批次合格率≥98%（10分），每降1%扣2分；质量问题24小时内整改（15分）；客诉0次（15分）交付表现（30分）准时交付率100%（15分），每降1%扣3分；订单满足率≥95%（10分）；紧急需求24小时响应（5分）服务表现（20分）沟通及时性（7分），问题解决率100%（8分），配合度良好（5分）价格表现（10分）价格低于市场平均5%（5分），主动提出成本优化方案（5分）总分等级评定□优秀（≥90）□良好（80-89）□合格（60-79）□不合格（＜60）评估人*：日期：表4：采购合同（模板节选）合同编号：_________甲方（采购方）：_________乙方（供应商）：_________签订日期：_________签订地点：_________标的物信息物品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交付时间交付地点质量标准：乙方提供的产品需符合_________（国家标准/行业标准/甲方技术要求），附《质量保证书》。验收方式：甲方到货后______个工作日内验收，验收合格签字确认；若质量问题，乙方需______小时内退换。付款方式：签订合同后支付30%预付款，到货验收合格后支付65%，质保期满（______个月）无质量问题支付5%尾款。违约责任：乙方延迟交付，每逾期1天按合同总额0.5%支付违约金；甲方延迟付款，每逾期1天按应付金额0.3%支付违约金；产品质量问题导致甲方损失，乙方需全额赔偿。五、关键控制要点与风险提示合规性控制：严格执行“三重一大”采购决策制度（金额≥50万元需经总经理办公会审议），禁止化整为零规避招标；合同条款需经法务部审核，避免法律风险。信息保密：供应商信息、采购价格等敏感数据仅限相关人员知悉，严禁泄露给第三方；供应商档案需加密存储，定期备份。沟通协同：使用部门、采购部、财务部需建立定期沟通机制（月度例会），及时解决采购过程中的需求变更、交付异常等问题。文档留存：采购全流程文件（需求申请、审批