企业费用申请及报销表格模板

企业费用申请及报销通用表格模板一、适用范围与常见场景日常办公费用：如采购文具、打印耗材、通讯费等；差旅相关支出：如交通费、住宿费、市内交通补贴等；业务活动支持：如小型会议组织、客户接待（符合企业标准）、市场调研物料采购等；其他合规费用：如培训费、设备维修费（非固定资产类）等。适用于企业全体员工因公产生的、需由企业承担的费用支出场景，保证费用支出的合理性、规范性和可追溯性。二、操作流程详解第一步：申请前准备明确费用用途：确认费用支出与岗位职责、业务活动的直接关联性，保证符合企业费用管理制度。收集基础材料：根据费用类型准备相应证明材料，如差旅行程说明、采购物品清单、活动方案等。确认预算额度：核对费用是否在部门预算范围内，超预算需提前提交预算调整申请。第二步：填写费用申请单登录企业财务系统或《费用申请及报销单》，按表格要求逐项填写：申请人信息：姓名（*某）、所属部门、联系方式；费用基本信息：申请日期、费用类型（勾选对应类别）、预算科目；费用明细：逐笔列出费用项目（如“市内交通费”“住宿费”）、发生日期、金额、用途说明（需简明扼要，如“拜访客户A的交通费用”）；附件清单：注明所附证明材料名称及数量（如“行程单1份”“报价单2张”）。核对信息准确性：保证金额、日期、用途等信息无误，避免涂改。第三步：提交审批按企业审批流程逐级提交：申请人→部门负责人→财务部→分管领导（根据费用金额确定审批层级）。提交方式：通过OA系统线上提交或打印纸质版申请单，附证明材料一并交至审批人。跟进审批进度：若审批未通过，根据审批意见修改申请单后重新提交。第四步：费用报销费用发生后3个工作日内，整理实际支出凭证（如合规支付凭证、消费记录等），与已审批的申请单一并提交至财务部。财务部核对凭证与申请单的一致性，检查金额、用途是否符合审批要求。核对无误后，财务部在5-10个工作日内完成款项支付（具体时间以企业财务制度为准）。三、模板表格结构企业费用申请及报销单申请单编号申请日期年月日申请人信息姓名：*某所属部门：联系方式：岗位：费用基本信息费用类型：□办公费□差旅费□会议费□业务招待费□其他______预算科目：__________________________预算金额：________元费用明细序号费用项目发生日期1市内交通费2023–2午餐费2023–………合计金额大写：________________________元整小写：￥________.____元附件清单1.发票原件_张2.行程单_份3.其他：________________审批意见部门负责人：__________（签字）日期：__________财务部审核：__________（签字）日期：__________分管领导：__________（签字）日期：__________备注1.费用发生后需在10个工作日内提交报销，逾期不予受理；2.附件需与申请明细一致，保证真实有效。四、使用要点提示填写规范：费用项目需具体明确（如“交通费”应注明“市内交通费”或“城际交通费”），避免模糊表述；金额大小写须一致，小数点后保留两位；用途说明需简明扼要，体现费用与业务的关联性（如“项目调研材料采购”）。审批时效：常规费用需提前2个工作日提交申请，紧急费用（如突发设备维修）可先口头沟通，事后24小时内补交申请单；审批人需在2个工作日内完成审批，无合理理由不得拖延。凭证要求：所有费用需提供合规支付凭证，保证凭证抬头为企业全称、金额与申请一致；附件需按顺序整理，便于核对，避免缺失或重复。特殊情况处理：若实际支出与申请金额偏差超过10%，需提交书面说明并重新审批；跨部门产生的费用，需由主要承担部门牵头申请，相关部门配合确认。