劳动合同签订与续签全流程操作手册

劳动合同签订与续签全流程操作手册引言劳动合同是确立用人单位与劳动者劳动关系、明确双方权利和义务的法律文书，是维护双方合法权益的基本依据。规范、严谨地签订与续签劳动合同，不仅是法律法规的要求，更是构建和谐稳定劳动关系、减少劳动争议、保障企业稳健运营的基石。本手册旨在梳理劳动合同签订与续签的全流程要点，为人力资源从业者及企业管理者提供一套实用、专业的操作指引，以期帮助企业在合法合规的前提下，高效完成劳动合同管理工作。第一部分：劳动合同的签订劳动合同的签订是劳动关系建立的起点，其规范性直接影响后续劳动关系的走向。务必遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。一、签订前的准备与风险防范1.拟聘人员的背景审查与信息核实*身份与资质审查：核实拟聘人员的有效身份证件，确保身份真实无误。对于有特定资质要求的岗位（如会计、律师、建造师等），需审查其相应的执业资格证书原件，并可通过官方渠道进行验证，避免聘用不符合岗位要求的人员。*劳动关系状态审查：通过背景调查等方式，确认拟聘人员已与前用人单位解除或终止劳动关系，避免因“双重劳动关系”给企业带来潜在风险，尤其是涉及保密义务或竞业限制的人员。*竞业限制与保密义务审查：对于从竞争对手或有保密要求单位离职的人员，需明确其是否负有未到期的竞业限制义务或保密义务，评估聘用此类人员可能带来的法律风险。2.录用通知书的规范发放*录用通知书（OfferLetter）是建立劳动关系的前置环节，应明确岗位、薪酬、报到时间、合同期限（初步意向）、试用期（如有）等核心要素。*录用通知书应设定有效期，并注明该通知书的生效条件（如体检合格、背景调查通过等）及失效情形。*发出录用通知书后，如企业单方面撤销，可能需承担缔约过失责任，因此发放前需内部审批确认，确保决策审慎。3.劳动合同文本的准备*必备条款：根据《劳动合同法》规定，劳动合同应包含以下必备条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。*可约定条款：除必备条款外，双方可协商约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。*合同文本的合法性：确保合同内容不违反国家法律、行政法规的强制性规定，例如试用期期限、工资标准、违约金约定等均需符合法律要求。建议使用当地劳动行政部门推荐的示范文本，或在此基础上结合企业实际进行合法修改，并经法律专业人士审核。二、签订过程中的规范操作1.签订时机：用人单位应在用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同。超过一个月未满一年未订立的，需向劳动者每月支付二倍的工资；满一年未订立的，视为已订立无固定期限劳动合同。2.双方告知与说明义务*用人单位：应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。避免因隐瞒或虚假告知导致合同无效或承担赔偿责任。*劳动者：应当如实说明与劳动合同直接相关的基本情况，如健康状况、学历、职业技能、工作经历等。如提供虚假信息，用人单位可依据规章制度或法律规定解除劳动合同。3.合同条款的协商与确认：合同文本应至少提前给劳动者阅读时间，双方对条款内容进行充分沟通和协商。对于劳动者提出的疑问，用人单位应予以清晰解释。确保劳动者在完全理解并同意所有条款的前提下签署。4.亲笔签名与盖章：劳动合同应由劳动者本人亲笔签名，用人单位加盖公章（或合同专用章）并由法定代表人或授权委托人签字。确保签名盖章清晰、完整，日期准确。5.合同文本的份数与交付：劳动合同文本一般一式两份，用人单位和劳动者各执一份。交付劳动者时，建议让其签署一份《劳动合同签收单》，以证明其已领取合同文本。6.试用期的约定与规范*试用期包含在劳动合同期限内，劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。*试用期期限需严格按照法律规定设定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。*试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。三、签订后的管理与存档1.合同的登记与备案：部分地区要求劳动合同进行备案，需按照当地劳动行政部门的要求及时办理备案手续。2.员工入职信息的登记与核实：收集员工的身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、离职证明等材料，与劳动合同一并存档。3.劳动合同文本的归档管理：建立劳动合同台账，对每份合同的签订日期、期限、岗位、薪酬、续签情况等进行记录。合同文本及相关附件应妥善保管，保存期限为劳动合同解除或终止后至少二年。第二部分：劳动合同的续签劳动合同的续签是劳动关系的延续，同样需要遵循法定程序和原则，以确保劳动关系的稳定性和合法性。一、续签前的评估与沟通1.续签意向的提前评估：在劳动合同到期前的合理期限内（通常为30至60天），人力资源部门应会同用人部门对劳动者的工作表现、履职能力、岗位匹配度、企业未来发展对该岗位的需求等进行综合评估，就是否续签劳动合同形成初步意见。2.与劳动者的沟通：及时与劳动者沟通续签意向。了解劳动者对续签的想法、期望（如岗位调整、薪酬变动等）。双方坦诚交流，有助于达成续签共识或妥善处理不续签事宜。二、续签的协商与合同条款的确定1.续签条件的确定：如双方均有续签意愿，应就续签合同的期限、工作岗位、劳动报酬、工作地点等主要条款进行协商。一般情况下，续签条件应不低于原劳动合同约定的标准。如用人单位提出的续签条件低于原合同约定，劳动者不同意续签的，用人单位需支付经济补偿。2.无固定期限劳动合同的签订条件：在续签时，如劳动者在该用人单位连续工作满十年，或连续订立二次固定期限劳动合同且劳动者没有《劳动合同法》第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。用人单位应特别注意此法定情形，避免违法终止劳动关系。3.续签合同文本的准备：可采用原劳动合同文本（条款无变化或双方协商一致变更部分条款）或新的劳动合同文本。变更条款需双方协商一致，并在新合同中明确或签订补充协议。三、续签合同的签订或不续签的处理1.签订书面续签协议或新劳动合同：双方就续签条款达成一致后，应在原劳动合同到期前签订书面的续签协议或新的劳动合同，明确续签期限及其他相关条款。操作规范同首次签订。2.不续签的通知与经济补偿*用人单位不续签：如用人单位决定不续签，应在劳动合同到期前书面通知劳动者，并说明不续签的理由。除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，劳动合同期满终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。*劳动者不续签：如劳动者明确表示不续签，用人单位应要求其提交书面辞职申请或不续签声明，明确其不续签的意愿，以避免后续争议。3.办理离职手续：对于不续签的劳动者，用人单位应在劳动合同终止日后及时为其办理工作交接、社保公积金停缴、档案转移、出具离职证明等手续。第三部分：劳动合同履行过程中的动态管理与风险提示1.合同内容的变更：在劳动合同履行过程中，如需要变更工作岗位、劳动报酬、工作地点等重要内容，双方应协商一致，并采用书面形式变更劳动合同。未经协商一致，用人单位不得单方面强制变更。2.合同的解除与终止：严格按照《劳动合同法》等法律法规的规定及合同约定处理劳动合同的解除与终止事宜，确保程序合法、依据充分，避免违法解除或终止的法律风险。3.证据的留存：在劳动合同的签订、履行、变更、续签、解除、终止等各个环节，用人单位都应注意收集和留存相关书面证据，如录用通知书、劳动合同文本、签收单、岗位职责说明书、绩效考核记录、培训协议、保密协议、变更协议、续签通知、解除/终止通知、离职交接单、工资支付凭证等。这些证据在发生劳动争议时至关重要。结语劳动合同的签订与续签是人力资源管理的基础性工作，贯穿于员工在职周