沟通与协调平台操作手册

内部沟通与协调平台操作手册一、手册说明本手册旨在帮助员工熟练掌握内部沟通与协调平台的核心功能，通过规范化的操作流程提升跨部门协作效率，保证信息传递准确、及时，适用于企业内部全体员工日常工作中的沟通、任务协调及信息管理场景。二、典型应用场景（一）跨部门协作推进当需要市场部、技术部、产品部共同推进“新产品上线”项目时，可通过平台创建跨部门协作任务，明确各部门职责分工、时间节点及交付成果，实时同步进度，避免信息壁垒导致的项目延误。（二）项目进度同步项目经理可通过平台定期发布项目周报，更新各模块完成情况、风险问题及解决进展，让团队成员及领导实时掌握项目动态，快速响应偏差。（三）问题反馈与解决员工在工作中遇到流程障碍、资源不足等问题时，可通过平台提交问题反馈，附上相关背景说明及期望支持，系统自动同步至责任部门，跟踪处理进度直至闭环。（四）会议安排与管理组织跨部门会议时，发起人可通过平台预定会议室、发送会议议程（含议题、参会人、会前准备材料），会后自动会议纪要并同步待办事项，保证决议落地。（五）信息公告发布企业重要通知（如制度更新、假期安排、活动通知）可通过平台公告功能发布，设置阅读权限（如全员/指定部门）及截止时间，保证信息触达率。三、核心功能操作流程（一）用户注册与登录新用户注册：访问平台登录页面，“立即注册”，输入企业统一分配的工号、姓名及手机号，获取验证码后设置登录密码，提交后等待管理员审核（审核结果将通过平台消息通知）。登录操作：输入工号及密码，若开启“双重认证”，需输入手机验证码，“登录”进入平台首页。密码找回：“忘记密码”，输入工号及手机号，通过验证码重置新密码（新密码需包含字母、数字及特殊字符，长度8-20位）。（二）创建跨部门协作任务进入任务模块：平台首页“任务中心”，选择“新建任务”。填写任务信息：任务名称：简洁明确（如“Q3产品需求文档评审”）；任务类型：下拉选择“协作任务”“审批任务”“临时事项”；优先级：标记“高/中/低”（高优先级任务将置顶显示）；涉及部门：勾选协作部门（如产品部、研发部、测试部）；任务描述：详细说明目标、背景及要求（可附文档）；截止时间：选择具体日期及时分（支持设置提醒时间，如截止前1天、2小时）。分配负责人与参与人：主负责人：选择1名核心推进人（如产品经理*）；参与人：添加需配合的成员（如研发工程师、测试专员）；抄送人：添加需知晓进度的领导（如部门主管*）。提交与跟踪：“提交”，任务自动流转至参与人待办；任务负责人可在“任务详情”页更新进度（如“进行中”“待审核”“已完成”），交付成果（如文档、截图）。（三）发起会议管理创建会议：首页“会议管理”，选择“新建会议”，填写：会议主题（如“周例会：产品进度同步”）；会议时间（支持跨日历查看，冲突检测）；会议地点（线下会议室名称/线上会议）；参会人：添加部门成员或外部联系人（需提前确认availability）；议程：按序号列出议题（如“1.上周进度回顾2.本周计划3.问题讨论”），并会前材料（如PPT）。发送会议通知：提交后系统自动发送通知至参会人平台消息及邮箱，提醒提前查阅议程。会议纪要与待办：会议结束后，由记录人整理纪要，输入“讨论要点”“决议事项”“待办事项”（含负责人、截止时间）；纪要提交后，待办事项自动同步至负责人待办列表，支持标记完成状态。（四）文件共享与版本管理文件：进入“文件中心”，“文件”，选择本地文件（支持Word、Excel、PDF等格式），填写文件名称、分类（如“项目文档”“制度文件”），设置访问权限（“仅自己可见”“部门可见”“全员可见”）。版本控制：若需更新文件，文件右侧“版本管理”，新版本并注明更新说明（如“V2.0：补充用户调研数据”），历史版本可随时查看或恢复。文件协作：在任务或会议中可直接关联文件，参与人在线查看或评论，避免文件分散导致的版本混乱。（五）消息通知与反馈即时沟通：平台右侧消息图标，可单独或群聊成员（支持文字、表情、文件传输），重要消息可标星置顶。任务提醒：系统自动推送任务截止提醒、会议通知、待办反馈等消息（可在“设置”中选择消息接收方式：平台内弹窗/短信/邮件）。问题反馈：遇到平台操作问题或功能建议，“帮助中心”-“意见反馈”，填写问题描述及截图，提交后客服团队将在1个工作日内响应。四、常用沟通模板（一）跨部门协作任务表任务ID任务名称发起部门主负责人协作部门进度截止日期交付成果T20231001Q4营销方案制定市场部张*销售部、设计部60%2023-10-20营销方案终版（含预算）T20231002客户系统优化需求产品部李*研发部、测试部30%2023-11-05需求文档（V1.0）（二）会议纪要模板会议名称会议时间会议地点参会人记录人新产品上线推进会2023-10-1014:00-15:303楼会议室A王（产品部）、赵（研发部）、孙*（市场部）周*议程及讨论要点决议事项待办事项负责人截止时间1.开发进度汇报（赵）：目前完成80%，测试模块待联调2.市场推广计划（孙）：宣传物料设计已完成50%1.联调测试模块优先处理，保证10月25日前完成2.市场部10月15日前提交推广终版1.联调问题排查及修复赵*2023-10-252.推广物料终版确认孙*2023-10-15（三）问题反馈与跟踪表反馈ID反馈人所属部门反馈时间问题描述处理部门责任人处理状态预计解决时间实际解决时间F20231001刘*销售部2023-10-0809:30客户系统无法导出月度报表，影响客户对账技术部陈*处理中2023-10-12-F20231002吴*人事部2023-10-0916:00员工考勤系统异常，无法显示加班记录人事部郑*已解决2023-10-102023-10-10（四）信息公告发布表公告ID公告标题发布部门发布时间内容摘要阅读范围截止时间阅读率N20231001关于2023年国庆节放假安排的通知行政部2023-09-2810:00放假时间为10月1日-7日，10月8日正常上班，各部门提前做好工作安排全员2023-10-0598%N20231002新版OA系统操作培训通知IT部2023-10-0914:0010月12日14:00在3楼培训室开展新版OA系统操作培训，请各部门派1名代表参加各部门负责人2023-10-1185%五、使用规范与风险提示（一）信息发布规范公告及重要通知需经部门负责人审核后发布，保证内容准确、无歧义；涉及敏感信息（如人员调整、财务数据）需设置“指定部门可见”权限。任务描述及会议议程应简洁明了，避免冗余信息，重要内容需加粗或标红突出。（二）协作效率保障任务分配时需明确“主负责人”及“参与人”权责，避免多人负责同一事项导致推诿；及时更新任务进度，对逾期未完成的任务需在平台说明原因并申请延期，保证信息透明。（三）数据安全与隐私保护严禁涉密文件（如未公开的商业计划、客户隐私数据）至平台，文件访问权限需按“最小必要”原则设置；个人账号密码需定期更换（建议每3个月一次），不得与他人共用账