特种设备安全技术档案管理操作规程

特种设备安全技术档案管理操作规程一、总则1.1目的与依据为规范本单位特种设备安全技术档案（以下简称“档案”）的管理工作，确保特种设备在全生命周期内的安全运行，追溯设备历史状况，明确管理责任，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本规程。1.2适用范围本规程适用于本单位所有在用、停用、拟报废特种设备的安全技术档案管理。特种设备的范围按照国家相关目录界定。1.3基本原则档案管理应遵循真实、完整、准确、规范、安全、可追溯的原则，确保档案的系统性和连续性。二、管理职责与人员要求2.1管理部门与职责特种设备使用单位是档案管理的责任主体，其主要负责人对档案的完整性和有效性负总责。单位应明确档案管理的归口部门，并指定专人负责档案的建立、收集、整理、保管、查阅、更新及销毁等工作。2.2档案管理人员要求档案管理人员应具备相应的专业知识和管理能力，熟悉特种设备相关法律法规及档案管理要求。应保持相对稳定，工作调动时需办理档案交接手续，确保档案管理的连续性。档案管理人员应认真履行职责，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。三、档案的建立与归档范围3.1档案的建立特种设备在投入使用前，档案管理人员应会同设备管理部门及相关技术人员，为每台（套）特种设备建立独立的档案。档案可采用纸质或电子形式，鼓励采用信息化管理手段。电子档案应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理的要求。3.2归档范围特种设备安全技术档案应包含以下主要内容，但不限于：1.设备基本信息：特种设备使用登记证、产品合格证、产品数据表、安装使用维护保养说明书（含电气原理图、液压/气动原理图等）、特种设备监督检验证明（安装、改造、重大修理）等。2.购置与安装资料：购置合同、装箱单、安装合同、安装过程记录、安装质量证明文件等。3.定期检验与检测资料：历次定期检验报告、型式试验报告（如适用）、在线监测数据（如适用）、主要受力部件及安全附件的定期校验/检验报告。4.维护保养记录：日常运行记录、定期维护保养计划、维护保养记录（含维护保养单位资质证明、维护保养人员资格证明复印件）、润滑记录等。5.维修改造资料：维修、改造合同，施工方案，设计文件，施工过程记录，质量证明文件，监督检验证明（如属改造、重大修理）等。6.运行与操作资料：特种设备操作规程、运行日志、交接班记录、能耗记录（如适用）。7.安全附件与保护装置资料：安全附件清单、产品合格证、校验/检验记录、更换记录等。8.人员资质资料：特种设备安全管理人员、作业人员的特种设备作业人员证复印件及培训考核记录。9.隐患与事故记录：设备隐患排查记录、整改报告、事故（包括未遂事件）记录、调查处理报告等。10.其他重要资料：如设备调拨、停用、启用、报废等相关文件，以及与设备安全相关的技术文件、通知、函件等。四、档案的日常管理4.1档案的分类与编号档案应按照特种设备类别、使用部门、设备编号等逻辑进行分类整理，并编制统一的档案编号。编号规则应清晰易懂，便于识别和检索。4.2档案的存放与保管1.纸质档案：应存放在干燥、通风、避光、防火、防潮、防虫、防盗的专用档案柜内。不同类别、不同状态的档案应分区存放，并设置明显标识。2.电子档案：应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份，并采取有效的防病毒、防篡改、防丢失措施。重要的电子档案宜有纸质副本或其他备份方式。4.3档案的借阅与复制1.因工作需要查阅或复制档案时，应履行借阅手续，经相关负责人批准后，由档案管理人员登记后方可借阅或复制。2.借阅档案者应妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人。3.借阅期限届满，应及时归还。档案管理人员应对归还的档案进行检查。4.复制档案需经批准，并由档案管理人员负责，复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。4.4档案的更新与异动特种设备在进行定期检验、维护保养、维修改造、停用、启用、过户、报废等活动后，档案管理人员应及时收集相关文件资料，对档案内容进行更新，确保档案信息的准确性和时效性。设备发生异动（如调拨、停用、报废）时，档案应随同设备一并移交或按规定处理。4.5档案的保管期限特种设备安全技术档案的保管期限应至少为特种设备的使用年限。特种设备报废后，档案应至少再保存规定年限。具体年限参照国家及地方相关规定执行。4.6档案的销毁对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，应由档案管理部门提出销毁意见，报单位主要负责人批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。五、档案的信息化管理5.1系统建设鼓励单位建立特种设备安全技术档案信息化管理系统，实现档案的电子化采集、存储、查询、统计、分析和预警功能。系统应具备用户权限管理、操作日志记录等安全保障措施。5.2电子文件管理电子文件的形成、收集、整理、归档应符合相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。重要的电子文件应进行备份，并定期检测备份介质的有效性。5.3数据共享与利用在确保信息安全和保密的前提下，信息化管理系统应能为特种设备安全管理、决策提供数据支持，并方便相关部门和人员依法依规查询利用。六、档案管理的检查与评估6.1内部检查单位应定期（至少每年一次）对特种设备安全技术档案管理工作进行自查，检查档案的完整性、规范性、准确性及管理情况，对发现的问题及时整改。6.2外部检查配合积极配合特种设备安全监督管理部门及其他相关部门的监督检查和指导，如实提供相关档案资料。6.3持续改进根据自查、检查结果及管理需求的变化，对本规程及档案管理工作进行评估和