员工离职面谈表

适用情境：何时启动离职面谈流程员工离职面谈是企业知晓员工真实想法、优化管理的重要环节，通常在以下情境中启动：员工主动离职：员工因个人发展、职业规划等原因提出辞职，需通过面谈知晓其离职核心动机及对公司的建议。合同到期不续签：员工劳动合同即将终止，可通过面谈评估其对工作环境、团队协作的满意度，为后续人才保留提供参考。被动离职：因岗位调整、绩效未达标等原因终止劳动关系，需通过面谈明确离职细节，保证交接平稳，避免潜在纠纷。关键岗位离职：针对核心技术人员、管理人员等关键岗位，需重点面谈以掌握其对团队、项目的影响及改进方向。面谈目的不仅在于完成离职手续，更在于收集有效反馈、优化管理机制，同时体现公司对员工的尊重与关怀。操作指引：离职面谈的完整流程步骤第一步：面谈前充分准备确定面谈人选与时间由员工直属上级或HR部门牵头，必要时可邀请部门负责人共同参与；提前3天与员工沟通，选择双方空闲时间（建议不少于40分钟），避免员工离职前最后1天仓促面谈。梳理员工基本信息整理员工的入职时间、岗位职责、工作表现、过往绩效记录、参与项目等背景资料，保证面谈中能针对性沟通；知晓员工离职申请表中的初步离职原因，提前思考可能的追问方向。准备面谈提纲与工具制定结构化面谈提纲（涵盖离职原因、工作交接、建议反馈等环节）；准备《员工离职面谈记录表》（见模板示例）、笔、录音设备（需提前征得员工同意，保证合规）。第二步：面谈中高效沟通营造轻松坦诚的氛围以感谢开场：“感谢你任职期间为团队的付出，今天面谈主要是想听听你的真实想法，帮助我们改进工作，也希望你能顺利开启新的职业阶段。”；避免质问或辩驳，保持中立、耐心的态度，鼓励员工自由表达。深入知晓离职原因从“个人发展”“工作内容”“团队协作”“公司管理”等维度引导员工说明离职核心原因，例如：“你觉得目前的工作内容与你的职业规划匹配吗？”“在团队协作中是否有遇到需要改进的地方？”；对员工提及的负面反馈（如流程繁琐、沟通不畅等），需具体记录并追问细节，避免模糊表述。确认工作交接事项逐项确认员工已完成的交接工作（如项目资料、客户对接、系统权限等），明确未完成事项的责任人及完成时限；提醒员工注意工作交接的完整性，避免因交接不清影响后续工作推进。收集建议与反馈主动询问员工对公司、团队、管理流程等方面的改进建议，例如：“如果有机会给公司提建议，你觉得哪些方面可以做得更好？”；对员工提出的合理建议，可简要记录并表示会认真评估，增强员工的参与感与被尊重感。第三步：面谈后及时跟进整理面谈记录面谈结束后24小时内，整理《员工离职面谈记录表》，保证内容准确、无遗漏，由面谈人与员工共同签字确认（员工可通过电子签名或书面签字）；对员工反馈的共性问题（如跨部门协作效率低）进行分类汇总，形成《离职反馈分析报告》。反馈与改进将《离职反馈分析报告》提交至相关管理部门（如人力资源部、运营部），推动问题整改；对员工提出的针对性建议（如某流程优化），需在1周内给予初步回应，告知处理进展。后续关怀与合规处理离职手续办理完毕后，可通过邮件或短信向员工表达祝福，保持良好关系；保证离职补偿金、社保转移等合规事项按时处理，避免劳动纠纷。模板示例：员工离职面谈记录表基本信息员工姓名*所属部门现任职位入职日期离职日期面谈人*面谈日期面谈地点面谈内容记录一、离职原因说明（请详细记录员工离职的核心原因，可从个人发展、工作内容、团队协作、公司管理等维度展开）示例：员工表示因家庭原因需搬迁至其他城市，故提出离职；同时提到当前项目流程审批较繁琐，希望后续能简化。二、工作交接情况□已完成全部交接事项□部分交接中（未完成事项：交接人：预计完成时间：□其他说明：三、员工建议与反馈（记录员工对公司、团队、管理流程等方面的具体建议）示例：建议增加跨部门项目沟通频次；希望新员工入职时能有更系统的培训。四、其他说明（如员工有未提及但需说明的事项，在此记录）示例：员工对团队氛围表示认可，感谢上级的支持与指导。签字确认员工签字_______________日期：______年_月_日面谈人签字_______________日期：______年_月_日关键要点：保证面谈效果与合规性的注意事项避免主观判断与情绪化表达面谈中不应对员工的离职原因进行评判（如“你这样选择太可惜了”），更不与员工争论，聚焦于收集信息而非说服员工留下。区分离职原因性质，规避法律风险若员工提及“薪资未按时发放”“加班未补偿”等可能涉及劳动纠纷的问题，需记录并转交HR部门核实，保证后续合规处理；不在面谈中承诺无法兑现的条件（如“离职后可返聘”），避免引发后续争议。保证信息保密与合理利用面谈记录仅限HR部门及直接上级查阅，不得随意扩散员工隐私信息；对员工反馈的负面信息，需通过内部渠道核实改进，而非针对个人追责。关注员工情绪，体现人文关怀对情绪低落的员工，可适当给予鼓励（如“你的能力有目共睹，相信未来会有更好