合同签订流程及文本模板

合同签订流程及文本模板工具指南一、适用业务场景说明本工具适用于企业日常运营中各类合同的签订管理，具体场景包括但不限于：采购类：原材料采购、设备采购、服务外包采购等；合作类：项目合作、技术合作、市场推广合作等；服务类：咨询服务、设计服务、运维服务等；其他类：租赁协议、保密协议、补充协议等。无论是企业间合作还是内部协议签订，均可通过本流程规范操作，保证合同合法、合规、完整，降低履约风险。二、合同签订全流程操作指南合同签订需遵循“需求发起—文本起草—内部评审—外部沟通—签署用印—归档管理”的标准化流程，各环节责任主体及操作内容1.需求发起与审批操作主体：业务部门（如采购部、市场部）具体内容：（1）业务部门根据合作需求，填写《合同签订申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素；（2）部门负责人对申请表进行初审，确认需求合理性与预算匹配性；（3）提交至法务部（或综合管理部）及财务部会审，重点审核法律风险、财务合规性；（4）总经理（或授权审批人）完成最终审批，审批通过后启动合同起草。输出成果：经审批的《合同签订申请表》（附件1）。2.合同文本起草操作主体：业务部门或法务部具体内容：（1）根据审批通过的申请表内容，选择对应类型的合同模板（参考本工具“三、标准合同文本模板框架”）；（2）填写合同核心条款，包括但不限于：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）；标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（双方履约内容、时间节点、验收标准）；价款及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件）；违约责任（违约情形、赔偿计算方式）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；其他约定（保密条款、不可抗力、合同生效条件等）。（3）保证条款表述清晰、无歧义，避免使用“大概”“尽量”等模糊词汇。输出成果：合同初稿（加盖“草案”章）。3.内部评审与修订操作主体：法务部、财务部、业务部门具体内容：（1）法务部重点审核合同合法性、条款完整性、风险点（如违约责任是否对等、争议解决是否明确）；（2）财务部审核价款支付方式、发票开具要求、税务处理合规性；（3）业务部门审核履约可行性、技术参数与需求匹配度；（4）各部门反馈评审意见，由业务部门（或法务部）汇总修订，形成合同修订稿，直至评审无异议。输出成果：经各部门会签的合同终稿（加盖“评审通过”章）。4.外部沟通与谈判操作主体：业务部门、法务部（必要时）具体内容：（1）与合作方就合同终稿进行沟通，重点确认标的细节、履约期限、支付节点等核心条款；（2）针对合作方提出的修改意见，内部评估后进行回应，必要时通过多轮谈判达成一致；（3）谈判达成一致后，形成《合同谈判纪要》（明确修改内容及双方共识），作为合同附件。输出成果：双方确认的合同文本及《合同谈判纪要》。5.合同签署与用印操作主体：行政部（或综合管理部）、法定代表人/授权代表具体内容：（1）行政部核对合同文本完整性（含附件、签字页）、审批流程合规性；（2）法定代表人或授权代表在合同指定签字处签字（授权需附《授权委托书》，附件2）；（3）加盖企业合同专用章（或公章），保证“骑缝章”完整性（多页合同）；（4）与合作方同步签署，若为异地签署，可采用“扫描件+纸质版寄送”方式，保证双方持有同等效力文本。输出成果：双方签字盖章的正式合同文本（一式X份，按合作方数量+归档份数确定）。6.合同交付与归档操作主体：业务部门、行政部具体内容：（1）业务部门在签署后X个工作日内将合同正本交付合作方，留存复印件或扫描件；（2）行政部收集合同原件，按“合同类型-签订日期-合作方”分类编号，录入《合同台账》（附件3），记录合同关键信息（编号、标的、金额、履行期限、归档日期等）；（3）将合同正本、审批文件、谈判纪要等资料一并归档，保存期限不少于合同履行完毕后X年（按企业档案管理规定执行）。输出成果：完整的合同档案资料及更新后的《合同台账》。三、标准合同文本模板框架以下为通用合同文本核心条款模板，可根据具体业务场景调整内容：条款类别条款内容说明填写示例（参考）合同主体信息双方法定名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式甲方：XX有限公司，统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，地址：XX市XX区XX路XX号，法定代表人：*某，XXXXXXXX标的物/服务描述名称、规格型号、数量、质量标准、交付/履约地点、验收方式乙方为甲方提供“办公设备运维服务”，服务范围包括XX台电脑、XX台打印机维护，质量标准符合《XX服务规范》（附件X）履行期限与方式开始/结束时间、阶段性节点、交付/服务方式服务期限：2024年1月1日至2024年12月31日，每月5日前提交上月服务报告价款及支付方式合同总金额、计价单位、支付条件（如预付款、进度款、尾款比例）、账户信息合同总价：人民币10万元整，支付方式：签约后3日内支付预付款30%，验收合格后支付70%双方权利义务甲方付款、配合义务；乙方交付/服务、质量保证义务甲方义务：提供必要工作条件；乙方义务：服务响应时间不超过24小时违约责任违约情形（如延迟交付、质量不达标）、违约金计算方式、赔偿范围乙方延迟交付，每逾期1日按合同总额0.5%支付违约金，累计不超过总额10%争议解决协商不成时的解决方式（仲裁/诉讼）、管辖机构提交XX仲裁委员会仲裁/甲方所在地人民法院诉讼不可抗力定义、发生后的通知义务、责任减免地震、洪水等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，受影响方需在X日内书面通知对方合同生效与终止生效条件（签字盖章后生效）、终止情形（履行完毕/协商解除/违约解除）本合同自双方签字盖章之日起生效，至服务期满且款项结清后终止其他约定保密条款、合同份数、附件效力等保密期限：合同终止后X年；附件与本合同具有同等法律效力四、签订流程关键风险提示主体资格审查：签约前需核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证）、授权代表人身份，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；条款严谨性：避免“口头承诺”“其他未尽事宜由双方协商”等模糊表述，重要条款需量化（如违约金比例、履行期限），防止争议时无据可依；用印规范性：合同专用章仅限签订合同使用，严禁以部门章或财务章代替；用印前需再次核对合同文本与审批版本一致，杜绝“空白合同”用印；履约跟踪