试验仪器设备档案管理制度范文

试验仪器设备档案管理制度范文第一章总则第一条目的与依据为规范本单位试验仪器设备（以下简称“仪器设备”）档案的管理工作，确保仪器设备的正常运行、量值准确、安全使用以及试验数据的可追溯性，依据国家相关法律法规及本单位质量管理体系要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位所有试验仪器设备，包括但不限于购置、租赁、自制、捐赠的各类试验、检测、计量、分析仪器及其辅助设备的档案管理。从仪器设备的申购、验收、使用、维护、校准/检定直至报废的整个生命周期，其相关资料均应纳入本制度管理范畴。第三条管理职责1.设备管理部门：为本单位仪器设备档案管理的归口管理部门，负责制定和修订本制度，并对制度的执行情况进行监督、检查与指导。负责组织、协调和督促各相关部门做好仪器设备档案的建立、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。2.使用部门：负责本部门仪器设备日常使用、维护保养、期间核查等记录的及时填写、收集和整理，并按规定向设备管理部门移交相关资料，确保所提供资料的真实性、完整性和规范性。3.档案管理员：（若设有专职或兼职档案管理员）负责仪器设备档案的集中统一管理，包括分类、编目、保管、借阅登记、保密等具体工作。4.仪器设备操作人员：负责填写仪器设备的使用记录、维护保养记录，及时反馈设备异常情况，并协助做好相关资料的收集工作。第二章档案的建立与归档第四条档案的建立仪器设备档案应做到“一台一档”，即每台（套）仪器设备均应建立独立的档案。档案可采用纸质或电子形式，鼓励推行电子档案管理，但电子档案应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案（若有）保持一致。第五条归档范围与内容仪器设备档案应包含以下主要内容，根据仪器设备的不同类型和管理需求可适当增减：1.购置阶段：申购单、可行性论证报告、审批文件、采购合同（副本或复印件）、招投标相关文件（若有）、供应商资质材料等。2.验收阶段：到货通知单、开箱验收记录、安装调试记录、验收报告（含技术指标验证数据）、产品合格证、保修卡等。3.技术资料：仪器设备说明书（含操作规程、维护保养手册等）、图纸、软件及相关license证明、技术参数表等。4.计量校准/检定：历次计量校准/检定证书、自校准方法（若有）、期间核查记录等。5.使用与维护：仪器设备使用记录、维护保养计划与记录、故障维修记录（含维修合同、维修单位资质、更换零部件记录等）、性能验证记录等。6.管理信息：仪器设备台账卡片、固定资产标签复印件、设备状态标识记录、责任人变更记录等。7.变动情况：调拨、借用、停用、启用、改造、报废等审批及相关记录文件。8.其他：与该仪器设备相关的培训记录、技术交流资料、质量事故报告（若有）等有参考价值的材料。第六条归档要求与时间1.仪器设备到货验收合格后，由使用部门或设备管理部门指定专人负责，在一个月内（或根据单位实际情况规定时限）将购置、验收阶段的相关资料收集整理后，向档案管理部门（或档案管理员）移交归档。2.技术资料（如说明书等）应在设备验收后及时归档，若为电子版应统一存储并备份。3.计量校准/检定证书、使用记录、维护保养记录、维修记录等动态资料，应在每次活动完成后，定期（如每季度或每半年）整理归档，确保记录的连续性和完整性。4.仪器设备发生调拨、改造、报废等变动时，相关部门应在办理完毕后及时将变动文件整理归档。5.归档的文件材料应字迹清晰、签字手续完备、纸张规格统一（一般为A4纸），复印件应注明原件保管处。第三章档案的日常管理第七条档案的存放与保管1.档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗，符合档案保管的环境要求。2.纸质档案应进行分类、编号、登记，建立档案目录，便于查阅。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。3.对于重要的、珍贵的档案材料，应采取特殊保护措施，如复印存档、扫描成电子档永久保存等。第八条档案的借阅与归还1.单位内部人员因工作需要借阅仪器设备档案，须填写《档案借阅申请表》，经相关负责人（如部门负责人、设备管理员）批准后，方可借阅。2.借阅档案一般应在档案管理室或指定地点查阅。确因工作需要带出单位的，须经更高层级负责人批准，并限期归还。3.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人。如发生档案损坏或丢失，应立即报告并按规定处理。4.档案借阅期限一般不超过规定时间，确需延长的，应办理续借手续。归还时，档案管理员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅记录。5.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，并经本单位分管领导批准，严格限制借阅范围和时间。第九条档案的变更与更新仪器设备档案内容发生变动时（如校准/检定、维修、责任人变更等），相关部门或人员应及时将变动信息及证明材料提交档案管理员，由档案管理员负责对档案进行补充、更新和标注，确保档案信息的准确性和时效性。第四章档案的利用与保密第十条档案的利用档案管理部门应积极为科研、生产、教学、管理等活动提供档案利用服务。利用档案时，应严格遵守本制度及单位其他相关规定，确保档案的合理利用。第十一条档案的保密1.仪器设备档案中涉及技术秘密、商业秘密或其他敏感信息的，应明确标注保密级别，并按照单位保密规定进行管理。2.档案管理员及所有接触档案的人员，均有保守档案秘密的义务。未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播涉密档案内容。3.对于涉密档案的借阅、复制、销毁等，应执行更为严格的审批程序和管理措施。第五章档案的鉴定与销毁第十二条档案的鉴定对于停用、报废或超过保管期限的仪器设备档案，由设备管理部门会同档案管理部门及相关技术人员组成鉴定小组，定期进行鉴定。鉴定工作应明确档案的存毁价值、继续保存的期限等。第十三条档案的销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理员填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成日期等信息，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。3.对于电子档案的销毁，应确保彻底删除，防止数据恢复。涉及涉密信息的，应按涉密载体销毁规定执行。4.《档案销毁清册》应作为永久档案保存。第六章附则第十四条责任追究对于在档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位或个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案材料失真、丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处