办公设备采购与维护清单模板

办公设备采购与维护清单模板一、适用范围与核心价值规范采购流程：明确需求审批、供应商选择、验收标准等环节，避免盲目采购或资源浪费；跟进设备状态：实时记录设备采购信息、维护历史及使用状况，便于资产盘点与效率分析；降低维护成本：通过定期维护与故障预警，减少设备突发故障率，延长设备使用寿命；责任到人管理：明确设备使用人与维护责任人，保证设备使用规范与问题及时响应。二、标准化操作流程（一）设备采购流程需求提出与初审各部门根据工作需要，填写《办公设备需求申请表》（见模板表格1），注明设备名称、规格型号、数量、用途、预算金额及使用人信息，提交部门负责人*审核。部门负责人*需核实需求的合理性与必要性（如现有设备是否可复用、是否为新增岗位必需等），签字确认后报行政部（或后勤部）汇总。需求汇总与审批行政部（或后勤部）收集各部门需求后，结合年度预算及现有设备情况，编制《办公设备采购汇总表》，提交财务部审核预算合规性。预算审核通过后，按公司权限逐级报批（如部门总监→分管领导→总经理），最终审批结果由行政部（或后勤部）反馈至需求部门。供应商选择与采购执行行政部（或后勤部）根据采购需求（如设备类型、金额、紧急程度），通过公开招标、询价比价或定向采购等方式选择合格供应商（优先选择有资质、口碑好的品牌供应商）。与供应商签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交付时间、质保条款及售后服务标准，合同需经法务部门（或指定负责人）*审核。供应商按合同约定交付设备后，由行政部（或后勤部）组织需求部门、财务部共同验收，核对设备信息（型号、数量、配件等），测试功能是否正常，填写《设备验收单》（三方签字确认）。资产登记与领用验收合格后，行政部（或后勤部）将设备信息录入资产管理系统，分配唯一资产编号，粘贴资产标签（注明编号、名称、领用日期）。使用人凭《设备领用单》到行政部（或后勤部）领用设备，签字确认并签署《设备使用责任书》，明确使用规范与保管责任。（二）设备维护流程日常维护与定期检查日常维护：使用人需每日对设备进行简单清洁（如擦拭电脑屏幕、打印机粉尘），检查电源线、数据线连接是否正常，发觉异常及时停止使用并报修。定期检查：行政部（或后勤部）每月组织专业维护人员*对办公设备进行全面检查（如电脑硬件功能、打印机硒鼓/墨盒状态、空调滤网清洁等），填写《设备定期检查记录表》（见模板表格2），对潜在问题提前处理。故障报修与处理设备出现故障时，使用人立即停止操作，通过OA系统、书面申请或电话（需记录）向行政部（或后勤部）报修，说明故障现象、发生时间及设备信息。行政部（或后勤部）接到报修后，1小时内响应：小故障（如软件卡顿、连接松动）：由维护人员*远程指导或现场处理，2小时内解决；大故障（如硬件损坏、核心部件故障）：联系供应商或专业维修机构，明确维修周期（原则上不超过3个工作日），同步告知使用人预计恢复时间。维修完成后，由使用人确认设备功能正常，维护人员*填写《设备维修记录表》（见模板表格3），记录故障原因、维修内容、更换部件及费用。设备报废与更新设备达到使用年限（如电脑5年、打印机6年）、维修成本超过重置价值或无法修复时，由使用部门提交《设备报废申请表》，经行政部（或后勤部）技术鉴定、财务部审核残值后，按权限报批。报批通过后，由行政部（或后勤部）收回设备，注销资产信息，并按规定进行环保处理（如电子废弃物交由专业机构回收），同步更新设备台账。三、办公设备采购与维护清单模板表格表格1：办公设备需求申请表申请部门申请人*申请日期年月日设备名称□电脑□打印机□投影仪□空调□办公家具□其他：________规格型号（如：联想ThinkPad14锐龙版、惠普M234dw激光打印机）需求数量预算单价（元）预算总价（元）用途说明使用人*使用部门负责人意见（签字）年月日行政部（或后勤部）审核意见（签字）年月日财务部预算审核意见（签字）年月日最终审批意见（签字）年月日备注（如：紧急程度、特殊要求）表格2：设备定期检查记录表检查日期年月日检查人员*检查范围□办公电脑□打印机□投影仪□空调□其他：________设备编号设备名称检查项目检查结果异常情况说明电脑：系统运行、硬件连接、磁盘空间□正常□异常（如：磁盘空间不足）打印机：硒鼓/墨盒余量、卡纸情况、打印质量□正常□异常（如：打印模糊）空调：制冷/制热效果、滤网清洁度、运行噪音□正常□异常（如：滤网积灰）检查总结使用部门确认签字（签字）年月日行政部（或后勤部）确认签字（签字）年月日表格3：设备维修记录表报修日期年月日报修人*设备编号设备名称故障发生时间故障现象描述（如：电脑无法开机、打印机卡纸无法清除）报修部门使用人*联系方式（如：分机8888）响应时间年月日时维修人员*维修方式故障原因分析（如：电源适配器损坏、硒鼓老化）维修内容（如：更换电源适配器、清洁硒鼓）更换部件（名称/型号/数量/费用）维修完成时间年月日时使用人确认签字□设备恢复正常□仍有异常（说明：________________）维修人员签字费用承担□部门预算□供应商质保□其他：________备注（如：后续维护建议）四、关键使用提醒采购合规性：严格执行采购审批流程，禁止超预算采购或未经审批自行购置设备；优先选择节能环保、质保期长的产品，保留采购合同、验收单等凭证备查。维护责任明确：使用人需妥善保管设备，避免人为损坏；维护人员需定期记录设备状态，对高频故障设备（如某型号打印机频繁卡纸）分析原因并提出更换建议。数据安全管理：设备维修前，使用人需备份个人数据（如电脑文件），防止数据丢失；涉密设备维修需经保密部门审