公司行政管理流程手册模板

公司行政管理流程手册通用模板一、手册概述本手册旨在规范公司日常行政管理事务，明确各环节操作标准，提升行政工作效率，保障公司运营有序进行。适用于公司全体员工及行政相关岗位人员，涵盖办公物资、会议、文件、印章、差旅、办公环境等核心管理场景。二、办公物资管理流程（一）适用场景说明适用于公司各部门日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件等）的申领、采购、领用及库存管理，保证物资供应及时、使用规范。（二）操作流程详解需求提报部门员工根据工作需要，填写《办公物资申领表》（表1），注明物资名称、规格型号、申领数量、用途及预计使用时间。部门负责人*对申领需求的合理性进行审核，确认后提交至行政部。汇总与采购行政专员*每月固定日期（如每月25日）收集各部门《办公物资申领表》，汇总形成《月度物资需求清单》。对于常规物资，行政部核查库存后直接从固定供应商采购；对于非常规或大额物资（单次申领金额超500元），需填写《特殊物资采购申请表》，报行政经理及分管领导审批后实施采购。入库与登记物资到货后，行政专员*与采购人共同核对物资名称、规格、数量及质量，确认无误后办理入库。登记《办公物资台账》（表2），更新库存信息，保证账实相符。领用与发放员工凭审批通过的《办公物资申领表》至行政部领用，行政专员*核对信息后发放，领用人签字确认。贵重物资（如笔记本电脑、投影仪等）需填写《贵重物资领用登记表》（表3），明确领用期限、责任人及归还时间。库存盘点行政部每季度末组织一次全面库存盘点，核对台账与实际库存，编制《库存盘点报告》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报领导审批后处理。（三）配套表单模板表1：办公物资申领表申领部门申领人申领日期物资名称规格型号申领数量部门负责人签字行政部审核备注：□常规物资□特殊物资（需附采购申请表）表2：办公物资台账序号物资名称规格型号入库日期数量领用部门领用人领用日期库存数量管理人表3：贵重物资领用登记表领用部门领用人联系方式领用日期物资名称规格型号序列号领用用途预计归还日期部门负责人签字行政部审核归还情况：□已归还（归还日期：_______）□未归还（原因：_______）领收回签字（四）执行要点提示申领物资需注明具体用途，避免虚报、冒领。行政部需建立最低库存预警机制，常规物资库存不足时及时补充。贵重物资领用后由领用人妥善保管，离职时须办理归还手续。采购过程中需优先选择合格供应商，保证物资质量与性价比。三、会议管理流程（一）适用场景说明适用于公司各类会议（如例会、专题会、评审会等）的筹备、召开、记录及会后跟进，保证会议高效有序、目标明确。（二）操作流程详解会议发起与审批需召开会议的部门/人员提前填写《会议申请表》（表4），注明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板笔等）。部门负责人审核会议必要性后，报行政部备案；跨部门会议由分管领导审批。会议筹备行政专员*根据审批通过的《会议申请表》，提前预订会议室（如有冲突需协调调整）、准备会议物料，并提前1天通过邮件/企业发送会议通知，明确会议时间、地点及议程。会议组织人负责收集相关材料，提前分发至参会人员。会议召开参会人员提前10分钟到达会场，签到入场（签到表由行政部准备）。会议主持人按议程主持会议，控制会议时间，保证议题聚焦；行政专员*负责会议记录，记录关键决议、待办事项及责任人和完成时限。会后跟进会议结束后2个工作日内，行政专员整理《会议纪要》（表5），经会议主持人及部门负责人审核后，分发至参会人员及相关执行部门。各责任部门根据《会议纪要》落实待办事项，行政部每周跟踪进度，形成《会议待办事项跟踪表》（表6）。（三）配套表单模板表4：会议申请表申请部门申请人联系方式申请日期会议主题会议时间会议地点参会人员会议议程：1._______2._______3._______所需物料：□投影仪□白板□麦克风□其他_______部门负责人签字分管领导签字行政部备案备注：□内部会议□跨部门会议□外部会议表5：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员：1._______2._______3._______会议议题及决议：1.议题：_______决议：_______责任人：_______完成时限：_______2.议题：_______决议：_______责任人：_______完成时限：_______附件：□会议资料□签到表□其他_______分发范围：□参会人员□相关部门表6：会议待办事项跟踪表序号待办事项责任部门责任人计划完成时间实际完成时间完成情况备注□已完成□进行中□延期（四）执行要点提示会议主题需明确，避免临时议题过多，保证会议效率。《会议纪要》需准确记录决议及待办事项，避免模糊表述。会议室使用需遵守“先申请先使用”原则，使用后保持整洁。涉密会议需提前通知参会人员遵守保密规定，会议资料按涉密文件管理。四、文件管理流程（一）适用场景说明适用于公司各类行政文件（如制度、通知、函件、档案等）的起草、审核、印发、归档及借阅，保证文件规范、安全、可追溯。（二）操作流程详解文件起草根据工作需要，由相关部门/人员起草文件，明确文件目的、内容、适用范围及生效日期，格式需符合公司《公文规范要求》（字体、字号、行距等）。审核与审批起草人将文件提交部门负责人*审核，重点审核内容合理性及与公司制度的合规性。涉及跨部门内容的文件，需会签相关部门负责人；重要文件（如公司级制度、重大通知）需报总经理审批。印发与登记审批通过后，行政专员*根据文件性质确定印发范围（如全公司、相关部门），打印并加盖公司公章（需遵守《印章管理流程》）。登记《文件印发台账》（表7），记录文件名称、文号、印发份数、接收部门及接收人。归档与保管行政部每月对已印发文件进行分类整理，按“年度-类别-文号”顺序归档，编制《文件归档目录》（表8），存放于专用文件柜，做好防火、防潮、防虫措施。电子文件同步存储至公司服务器指定文件夹，定期备份。借阅与销毁员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》（表9），经部门负责人审批后，行政专员按规定提供借阅，借阅期限不超过3天。超过保存期限的文件，由行政部编制《文件销毁清单》（表10），报总经理*审批后，统一销毁并做好记录。（三）配套表单模板表7：文件印发台账序号文件名称文号起草部门起草人审批人印发日期印发份数接收部门接收人表8：文件归档目录年度文件类别文号文件名称归档日期页数存放位置经办人表9：文件借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期文件名称文号借阅用途预计归还日期部门负责人签字行政部审核归还确认：□已归还（归还日期：_______）□未归还（原因：_______）借阅人签字经办人签字表10：文件销毁清单序号文件名称文号归档日期销毁原因销毁日期监销人经办人（四）执行要点提示文件内容需简洁明了，避免错别字及表述歧义。涉密文件需单独标注密级，借阅需经分管领导*审批。归档文件需保持完整性，不得缺页、涂改。电子文件需定期备份，防止数据丢失。五、印章管理流程（一）适用场景说明适用于公司公章、合同章、财务章、法人章等各类印章的刻制、保管、使用及缴销，保证印章使用规范、安全。（二）操作流程详解印章刻制与备案因工作需要刻制新印章，由使用部门填写《印章刻制申请表》（表11），注明印章名称、规格、用途及使用范围，报总经理*审批。审批通过后，行政部选择公安机关备案的刻制单位刻制，刻制完成后到公安机关备案，登记《印章登记台账》（表12），留存印模。印章保管公章、合同章由行政专员专人保管，财务章由财务部专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。印章存放于专用保险柜，钥匙由保管人随身携带或存放于安全位置，不得随意转交他人。印章使用使用印章需填写《印章使用申请表》（表13），注明用印文件名称、份数、用途及经办人，附需用印的文件材料。日常用印（如内部通知、函件）由行政经理审批；合同、协议等重要文件用印需经总经理审批，必要时需法定代表人*签字确认。保管人核对审批手续及文件内容无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》（表14）中记录用印日期、用印人、文件名称及份数。印章缴销因机构调整、名称变更等原因停止使用的印章，由保管部门填写《印章缴销申请表》（表15），报总经理*审批后，交行政部统一封存并销毁，销毁时需有两名以上人员监销，记录缴销日期及监销人。（三）配套表单模板表11：印章刻制申请表申请部门申请人联系方式申请日期印章名称规格型号用途说明使用范围部门负责人签字行政部审核总经理审批备注：□新刻□换刻□补刻表12：印章登记台账序号印章名称文号规格型号刻制日期保管人备案情况印模表13：印章使用申请表用印部门用印人联系方式用印日期用印文件名称份数用途说明附件材料审批人：□行政经理*□总经理*□法定代表人*审批意见：保管人确认：□手续齐全□文件不符用印时间用印位置表14：印章使用登记表序号用印日期用印部门用印人文件名称份数审批人保管人备注表15：印章缴销申请表申请部门申请人联系方式申请日期印章名称缴销原因封存/销毁方式部门负责人签字行政部审核总经理审批监销人缴销记录：封存日期：_______销毁日期：_______监销签字：_______（四）执行要点提示印章保管人需妥善保管印章，严禁将印章带出办公场所（特殊情况需经总经理*批准并派专人陪同）。用印文件需内容完整、手续齐全，不得在空白纸张或空白合同上用印。印章遗失需立即向行政部和公安机关报告，并登报声明作废，重新刻制。定期检查印章保管情况，保证印章安全。六、差旅管理流程（一）适用场景说明适用于公司员工因公出差（如参加会议、业务洽谈、项目调研等）的申请、审批、报销及差旅标准执行，规范差旅费用管理。（二）操作流程详解出差申请与审批员工出差前填写《出差申请表》（表16），注明出差事由、地点、时间、行程安排、交通工具及预计费用。部门负责人审核出差必要性及行程合理性；跨地区出差需报分管领导审批；长期出差（超7天）需报总经理*审批。审批通过后，员工凭《出差申请表》办理相关手续（如预订机票、酒店等）。差旅费用预借如需预借差旅费用，员工凭审批通过的《出差申请表》填写《借款单》（表17），按公司标准预借（如交通费、住宿费、餐费等），经财务部审核后领取款项。差旅期间管理员工出差期间需遵守公司纪律，不得擅自变更行程或延长出差时间，如需调整需及时向部门负责人*报备。差旅费用需取得合规票据（如发票、车票等），票据需注明日期、金额、用途及消费单位名称。差旅报销员工出差结束后3个工作日内，填写《差旅报销单》（表18），附《出差申请表》、原始票据及差旅小结，按审批流程报销。部门负责人*审核报销内容及票据真实性；财务部审核费用是否符合公司《差旅费管理办法》（如交通、住宿、餐费标准）。审批通过后，财务部在5个工作日内完成报销款项支付。（三）配套表单模板表16：出差申请表申请人所在部门职位联系方式申请日期出差地点出差事由出差时间自_年_月_日至_年__月__日行程安排：1._______2._______3._______交通工具：□飞机□高铁□汽车□其他_______住宿标准：□□元/天餐补标准：□□元/天部门负责人签字分管领导签字总经理审批备注：□本地出差□跨地区出差□长期出差表17：借款单借款人所在部门借款日期借款事由借款金额（大写）：_______小写：￥_______审批人：□部门负责人*□分管领导*□总经理*财务审核领款人签字备注：□差旅费□业务费□其他_______表18：差旅报销单报销人所在部门报销日期出差时间出差地点出差事由费用项目金额（元）票据张数交通费住宿费餐费其他合计金额（大写）：_______小写：￥_______部门负责人签字财务审核分管领导审批报销人签字：_______日期：_______（四）执行要点提示出差申请需提前3天提交（紧急出差可事后补申请，需注明原因）。差旅费用报销需票据齐全、手续完备，不得虚报、冒领。住宿、交通、餐费等需控制在标准范围内，超标准部分需经总经理*审批。出差结束后及时报销，不得拖延。七、办公环境管理流程（一）适用场景说明适用于公司办公区域（如工位、会议室、公共区域）的日常维护、清洁、安全及绿植管理，营造整洁、有序、舒适的办公环境。（二）操作流程详解办公区域划分与维护行政部根据部门需求合理划分工位，员工需保持工位整洁，物品摆放有序，下班前关闭电脑、空调等设备电源。部门负责人*负责监督本部门办公区域环境，定期组织整理。清洁与卫生管理行政部委托专业保洁公司负责日常清洁（如地面、卫生间、茶水间等），每日定时打扫，每周进行一次全面消毒。员工需自觉维护公共卫生，不随地吐痰、乱扔垃圾，垃圾分类投放至指定位置。办公安全与秩序员工需遵守公司安全规定，严禁在办公区域使用明火、私拉乱接电线，下班前锁好门窗。行政部定期检查消防设施（如灭火器、应急灯），保证完好有效；组织安全演练，提升员工安全意识。绿植与设施维护行政部负责办公区域绿植的采购、摆放及养护，定期浇水、施肥、修剪，枯死绿植及时更换。办公设施（如空调、饮水机、打印机等）出现故障时，员工及时向行政部报修，行政专员*联系维修人员处理，并记录《设施维修台账》（表19）。（三）配套表单模板表