零基础Excel办公技能培训教材

零基础Excel办公技能培训教材前言你好！欢迎来到Excel的世界。无论你是刚步入职场的新人，还是希望提升办公效率的老手，掌握Excel基本技能都是一项非常实用的投资。这本小册子里，我会尽量用平实的语言，带你一步步认识Excel，从最基础的操作开始，让你能够快速上手，并应用到实际工作中。别担心，Excel并不难，跟着我的节奏，你很快就能感受到它的便捷与强大。第一章：Excel初印象——认识你的工作区在开始动手操作之前，我们先来认识一下Excel的“长相”，也就是它的工作界面。当你打开Excel（通常我们用的是Excel2016或之后的版本，界面大同小异），首先看到的会是一个空白的表格文档，我们称之为“工作簿”。1.1什么是工作簿、工作表和单元格？*工作簿：你可以把它想象成一个笔记本。一个Excel文件就是一个工作簿，它可以包含很多张“纸”。*工作表：就是工作簿里的一张张“纸”。默认情况下，一个新的工作簿会有1张或几张工作表（通常是3张，标签名叫Sheet1,Sheet2,Sheet3），你可以根据需要添加或删除。工作表的名字可以改，方便你区分不同内容。*单元格：这是Excel里最小的“格子”，也是我们存放数据的地方。每个单元格都有自己的“地址”，这个地址由列标和行号组成。比如，最左上角的单元格，它在A列第1行，所以它的地址就是“A1”。你点一下某个单元格，它的地址就会显示在表格上方的“名称框”里。1.2熟悉一下“功能区”在Excel窗口的顶部，有一大片区域排列着各种按钮和选项卡，这就是“功能区”。它把Excel的各种功能分门别类地放好了，方便我们查找和使用。最常用的几个选项卡是：*开始：这里面是最常用的操作，比如复制粘贴、设置字体格式（加粗、字号、颜色）、对齐方式（左对齐、居中、右对齐）、给单元格加边框底纹等等。*插入：如果你想在表格里插入新的行、列、单元格，或者插入图表、图片、形状，就来这里找。*公式：当你需要进行计算时，这里是你的“武器库”，有各种函数可以调用。*数据：处理数据用的，比如排序、筛选、合并计算等。*视图：可以调整表格的显示方式，比如放大缩小、显示或隐藏网格线等。不用一下子把所有按钮都记住，先用起来，慢慢就熟悉了。第二章：数据的输入与编辑——让表格“活”起来认识了界面，接下来就是最基本的操作：往Excel里填东西，以及修改这些东西。2.1输入文本和数字*选中单元格：想往哪个格子里输入内容，就先用鼠标点一下那个单元格，让它变成“活动单元格”（单元格边框会变粗）。*直接输入：然后就可以像在记事本里一样打字了。输入完成后，按一下键盘上的“Enter”键（回车键），光标会自动跳到下面一个单元格；或者按“Tab”键，光标会跳到右边一个单元格。*文本：比如姓名、产品名称、部门等，直接输入就行。*数字：比如数量、金额、日期等。日期的输入有讲究，比如可以输入“____”或者“10/1/2023”，Excel会自动识别为日期格式。如果输入的数字太长，Excel可能会用科学计数法显示，别担心，这时候你可以把单元格的列宽拉宽一点试试。2.2简单编辑：修改、删除、复制粘贴*修改内容：如果输错了，双击那个单元格，光标就会进到单元格里面，你就可以修改了；或者选中单元格后，直接在表格上方的“编辑栏”（就是名称框旁边那一大片空白区域）里修改。*删除内容：选中单元格，按一下键盘上的“Delete”键，里面的内容就没了。*复制粘贴：这是办公神器！1.选中你要复制的内容（可以是一个单元格，也可以是好几个单元格组成的区域，按住鼠标左键拖动就能选中一片区域）。2.按“Ctrl+C”（复制的快捷键，按住Ctrl键不放，再按C键），或者在“开始”选项卡的“剪贴板”组里点那个“复制”按钮（长得像两张重叠的纸）。3.然后选中你想粘贴到的目标位置（左上角第一个单元格）。4.按“Ctrl+V”（粘贴的快捷键），或者点“粘贴”按钮。*小贴士：粘贴的时候，有时候内容格式会跟着过来。如果你只想要纯文本，可以点“粘贴”按钮下面的小箭头，选择“值”或者“纯文本”粘贴。2.3快速填充相同内容如果你有一整列或一整行都要输入同样的内容，比如“部门：行政部”，不用一个个敲：*先在第一个单元格输入内容。*选中这个单元格，把鼠标指针移到单元格右下角，指针会变成一个小方块（这个叫“填充柄”）。*按住鼠标左键往下拖（或往右拖），拖过的单元格就都填上相同内容了。*如果输入的是数字，比如“1”，往下拖默认是复制。如果想让它变成“1,2,3,4...”这样递增，你可以先输入1和2，选中这两个单元格，再拖动填充柄。第三章：让表格更规整——格式设置与美化数据输进去了，光秃秃的不好看，也不方便阅读。我们来给它化化妆。3.1调整行高和列宽有时候文字太长，单元格装不下，或者显得太挤：*调整列宽：把鼠标指针移到列标（A、B、C...）的中间分隔线上，指针会变成左右箭头的样子，按住鼠标左键往左拖（变窄）或往右拖（变宽）。双击分隔线，可以让列宽自动适应内容的宽度。*调整行高：类似，把鼠标指针移到行号（1、2、3...）的中间分隔线上，指针会变成上下箭头，按住拖动即可。双击也能自动适应。3.2设置字体、字号和颜色就像Word里一样，Excel也能改字体：*选中要设置格式的单元格或单元格区域。*在“开始”选项卡的“字体”组里，你可以选择字体（比如宋体、微软雅黑）、字号大小（比如12号字）、加粗（B按钮）、倾斜（I按钮）、下划线（U按钮），还可以改变文字颜色和单元格背景颜色。*试试把表头（第一行标题）设置成“加粗、居中、浅蓝色底纹”，表格一下子就清晰多了。3.3设置对齐方式文字在单元格里的位置也可以调整：*在“开始”选项卡的“对齐方式”组里，有左对齐、居中对齐、右对齐（水平方向），还有顶端对齐、垂直居中和底端对齐（垂直方向）。*最常用的是“水平居中”，让文字在格子中间，看起来整齐。3.4添加边框默认情况下，Excel的网格线在打印的时候是不显示的。为了让打印出来的表格能看清格子，我们可以给它加上边框：*选中需要添加边框的单元格区域。*在“开始”选项卡的“字体”组里，找到那个像田字格一样的“边框”按钮，点一下旁边的小箭头，可以选择不同的边框样式，比如“所有框线”、“外侧框线”等。第四章：简单计算不求人——公式入门Excel最强大的功能之一就是计算。别害怕，入门很简单。4.1认识公式：从“=”开始在Excel里，所有的计算都要以一个“=”号开头。比如，你想计算A1单元格和B1单元格的和，就可以在C1单元格里输入“=A1+B1”，然后按Enter键，C1单元格就会显示计算结果。*公式里的符号：*`+`加号（加法）*`-`减号（减法）*`*`星号（乘法，注意不是×）*`/`斜杠（除法）4.2快速求和：Sum函数如果要把一长串数字加起来，比如从A1到A10，一个个输入A1+A2+...+A10太麻烦了。这时候，“Sum函数”就派上用场了。*方法一：直接输入`=SUM(A1:A10)`，然后按Enter。这里的“A1:A10”表示从A1到A10这个连续的单元格区域。*方法二：用按钮。选中你想放结果的单元格，然后在“开始”选项卡的“编辑”组里，找到那个长得像希腊字母Σ（读“西格玛”）的“自动求和”按钮，点一下它，Excel会自动帮你选中它认为你要相加的区域（通常是上方或左侧的连续数字区域），如果选对了，直接按Enter就行；如果不对，你可以用鼠标重新选中正确的区域，再按Enter。4.3其他常用简单函数*平均值(AVERAGE)：`=AVERAGE(A1:A10)`，计算A1到A10的平均值。*最大值(MAX)：`=MAX(A1:A10)`，找出A1到A10中的最大数。*最小值(MIN)：`=MIN(A1:A10)`，找出A1到A10中的最小数。*这些函数的用法和SUM类似，也可以通过“自动求和”按钮旁边的小箭头找到。4.4公式的复制如果你有多行数据都要进行相同的计算，比如每一行都要算A列加B列，不用一行行输公式。*先在第一行（比如C1）输好公式`=A1+B1`。*选中C1单元格，把鼠标移到右下角的填充柄（小方块），变成黑色十字后，按住左键往下拖，拖到你需要的行，松开鼠标，公式就自动复制过去了。Excel会聪明地把公式里的单元格地址自动变成`A2+B2`、`A3+B3`……这就是“相对引用”的魅力。第五章：数据的查看与整理——让信息更清晰数据多了之后，怎么快速找到想看的内容，让表格更有条理呢？5.1查找和替换想在表格里找某个名字或者数字？*按`Ctrl+F`快捷键，会弹出“查找”对话框，输入你要找的内容，点“查找下一个”就能定位到了。*如果想把某个词统一换成另一个词，就按`Ctrl+H`快捷键，用“替换”功能。5.2排序：让数据排队比如，想把员工按年龄从大到小排，或者按工资从高到低排。*选中你要排序的数据区域（最好包含表头，也就是列标题）。*点击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组里，点“升序”（A到Z，从小到大）或“降序”（Z到A，从大到小）按钮。*注意：排序前一定要看清楚，是按哪一列排序的。Excel会默认以你选中的单元格所在列作为排序依据。如果需要更复杂的排序（比如先按部门排，部门相同再按工资排），可以点“排序”按钮，在弹出的对话框里详细设置。5.3筛选：只看我想看的如果只想看“销售部”的员工数据，或者“工资大于某个数”的记录。*选中数据区域（包含表头）。*点击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组里，点“筛选”按钮。这时候，每个表头单元格旁边会出现一个小箭头。*点那个小箭头，就可以设置筛选条件了。比如，在“部门”列的筛选箭头里，只勾选“销售部”，表格就只会显示销售部的记录，其他部门的会暂时隐藏（不是删除）。*想取消筛选，再点一下“筛选”按钮就恢复原样了。第六章：表格的保存、打印与保护——工作成果要珍惜辛辛苦苦做的表格，可不能丢了。6.1保存文件*第一次保存：点击左上角的“文件”按钮，然后选择“保存”或“另存为”。会弹出一个对话框，让你选择保存的位置（比如“桌面”或“我的文档”），给文件起个名字（文件名最好起得有意义，比如“2023年10月员工工资表”），保存类型默认是“Excel工作簿(*.xlsx)”就好。*之后保存：修改了内容后，要及时保存，按`Ctrl+S`快捷键最方便，一秒搞定。养成随时保存的好习惯！6.2打印预览和打印*在打印之前，最好先看看效果，免得打出来乱七八糟。*点击“文件”按钮，选择“打印”，右边就能看到打印预览了。*在这里你可以设置打印份数、选择打印机、设置纸张方向（纵向/横向）、纸张大小、页边距等。特别要注意表格会不会被拆到好几页，或者某一页只有一点点内容。可以通过调整列宽、设置“打印区域”（在“页面布局”选项卡）来优化。*都设置好了，点“打印”按钮就开始打印了。6.3简单的工作表保护（选学）如果不想让别人随便改你的表格内容，可以给工作表加个密码保护。*点击“审阅”选项卡，找到“保护工作表”按钮，点击它。*在弹出的对话框里，可以设置密码，并且勾选允许用户进行哪些操作（比如只允许查看，不允许修改）。设置好后点确定，再输一遍密码确认。第七章：Excel学习之路——持续进阶恭喜你！看到这里，你已经掌握了Excel的基本操作，能够应付日常办公中的很多基础表格制作和数据处理工作了。Excel的功能非常强大，远不止这些。比如更复杂的函数（VLOOKUP、IF、数据透视表等）、图表制作、数据有效性、条件格式等等，都是非常实用的高级技能。*多动手实践：Excel是练出来的，遇到实际问题多尝试，别怕出错。*善用帮助：Excel本身就有很