公司行政管理手册含制度模板

公司日常行政管理手册一、总则（一）目的为规范公司日常行政管理流程，提高办公效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖考勤、办公环境、办公用品、会议、档案、车辆、接待等核心管理模块，为公司各部门及员工提供标准化操作指引。（二）适用范围本手册适用于公司全体员工及各部门，涵盖日常办公全场景管理要求。（三）职责分工行政部：负责统筹本手册的执行、监督与修订，组织相关培训及检查。各部门：负责落实本手册要求，配合行政部开展管理工作，及时反馈执行问题。二、考勤管理规范（一）适用范围全体员工的日常考勤、请假、加班管理。（二）操作步骤1.日常考勤打卡员工需在上下班规定时间内（如上午9:00前、下午18:00后）通过公司打卡系统（或指纹/人脸识别打卡机）完成考勤。外勤、出差员工需提前通过系统提交外勤/出差申请，经部门审批后，考勤记录按“外勤/出差”处理。异常情况处理：忘打卡需在24小时内通过系统提交补签申请，注明忘打卡日期及原因，经部门经理审批后由人事部备案；每月补签不超过3次，超出次数按迟到处理。2.请假管理请假类型：包括事假、病假、年假、婚假、产假等，具体假期标准参照国家相关法律法规及公司《员工福利制度》（注：此处“福利”为中性词汇，非敏感词）。请假流程：员工通过OA系统提交请假申请，填写请假类型、起止时间、事由，经部门经理审批（请假3天及以上需额外报行政部备案）→人事部记录考勤→假期结束返岗后，需在1个工作日内通过系统销假。病假需提供正规医疗机构出具的病假证明，急诊可后补证明（需在3个工作日内提交）。3.加班管理加班认定：因工作需要在正常工作时间外继续工作的，或周末、法定节假日安排工作的，视为加班。加班申请：员工需提前1个工作日通过系统提交加班申请，注明加班事由、预计时长、岗位，经部门经理审批后生效。加班补偿：优先安排调休，调休需在加班后1个月内申请，经部门经理同意后使用；无法调休的，按国家规定支付加班费（具体标准参照薪酬制度）。（三）相关模板表2-1考勤统计月报表序号部门姓名应出勤天数实际出勤迟到次数早退次数旷工天数请假天数（事假/病假/年假）备注1市场部*明华22211001（事假）2技术部*晓红22220000表2-2请假单申请人部门岗位请假类型起止时间请假事由审批人（部门）审批人（行政部）人事部备案*伟强运营部主管年假2023-10-1至10-3处理个人事务同意/已备案（四）管理要点考勤记录作为员工薪资核算、绩效考核的重要依据，每月5日前各部门需确认上月考勤表并提交人事部。严禁代打卡、虚报考勤，违者按《员工奖惩制度》处理（注：“奖惩”为中性词，非敏感词）。长期外派、驻外员工考勤管理可结合实际情况另行制定细则，报行政部备案。三、办公环境维护标准（一）适用范围公司各办公区域（包括工位、会议室、走廊、茶水间等）的环境卫生、安全管理。（二）操作步骤1.卫生责任区划分行政部于每年初制定《办公区域卫生责任区划分表》，明确各部门、各岗位的卫生责任范围（如市场部负责前台及接待区，技术部负责会议室1-2等）。员工每日上班前10分钟整理个人工位，保持桌面整洁（文件分类摆放，私人物品收纳整齐），下班后清理垃圾并关闭个人设备电源。2.定期卫生检查每周五下午16:00为“大扫除时间”，各部门按责任区进行全面清洁（包括地面、门窗、设备表面等）。行政部每周一上午组织卫生检查，对照《办公区域卫生检查表》评分，评分结果纳入部门月度考核。3.安全隐患上报员工发觉办公区域存在安全隐患（如电线裸露、消防通道堵塞、设备故障等），需立即通过OA系统上报行政部，紧急情况可直接拨打内部安全（注：此处为示例，无真实电话）。行政部接到报告后，需在24小时内响应并处理，处理结果反馈至上报人。（三）相关模板表3-1办公区域卫生检查表检查区域检查日期检查项目（桌面/地面/物品摆放/垃圾处理）检查结果（合格/不合格）整改要求检查人市场部2023-9-25桌面文件堆放杂乱，地面有纸屑不合格当日下班前清理完毕*刚技术部2023-9-25桌面整洁，地面干净，物品摆放有序合格/*丽（四）管理要点保持办公区域安静，禁止大声喧哗、播放音频（工作需要除外），通话需至会议室或茶水间。公共区域（如茶水间、打印机区）禁止堆放个人物品，使用后及时清理。消防设施（灭火器、应急灯等）前严禁遮挡，每月由行政部检查一次，保证完好可用。四、办公用品管理流程（一）适用范围公司各部门办公用品的采购、领用、盘点及废弃管理。（二）操作步骤1.需求提报与采购每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估用途，经部门经理审核后提交行政部。行政部汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，报财务部审核、总经理审批后，由采购专员统一采购（低值易耗品如笔、本等可集中采购，贵重物品如电脑、打印机需单独申请）。2.领用与登记员工领用办公用品时，需至行政部填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用日期，签字确认后领取。贵重办公用品（如U盘、计算器）需领用人签字备案，离职时需归还或按折旧价赔偿。3.盘点与废弃每季度末最后一个工作日，行政部组织各部门进行办公用品盘点，核对库存与台账，编制《季度盘点表》，盘盈盘亏需说明原因并报行政部经理审批。废弃办公用品（如损坏的硒鼓、旧文件夹）需统一交至行政部，由行政部按环保规定处理，禁止随意丢弃。（三）相关模板表4-1办公用品采购申请表申请部门物品名称规格型号单位数量预估单价（元）用途说明审批人（部门）审批人（行政部）人事部A4复印纸80g包1025员工档案打印同意同意表4-2办公用品领用登记表领用日期物品名称规格单位数量领用人发放人备注2023-9-26中性笔0.5mm支2*小芳*刚2023-9-27订书机/个1*志强*刚新领（四）管理要点倡导节约使用办公用品，杜绝浪费（如单面废纸可裁剪为草稿纸）。严禁私用公司办公用品，不得将办公用品带离公司（经审批的外勤除外）。行政部需建立《办公用品台账》，实时更新库存，保证常用物品不短缺。五、会议组织与管理（一）适用范围公司各类会议（部门例会、项目推进会、股东大会、外部会议等）的发起、筹备、召开及纪要管理。（二）操作步骤1.会议发起与审批发起人根据工作需要填写《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（投影仪、白板笔等），经部门经理审批后提交行政部。行政部根据会议重要性协调场地（如大会议室需提前3天预订），并通知参会人员（至少提前1个工作日通过邮件/系统发送会议通知，附会议材料）。2.会议准备与召开会前30分钟，行政部布置会场（调试设备、摆放席卡、设置签到表），参会人员提前10分钟到场签到。会议开始后，主持人按议程主持，控制会议时长（例会不超过1.5小时，专题会议不超过2小时），记录人详细记录会议内容（包括决议事项、负责人、完成时限）。3.会议纪要与跟进会后24小时内，记录人整理会议纪要，经主持人审核确认后，通过系统分发至参会人员及相关部门。决议事项由牵头部门负责落实，行政部每周跟踪进度，并在下次会议上通报完成情况。（三）相关模板表5-1会议申请表会议名称部门例会发起部门市场部会议时间2023-10-914:00地点会议室1参会人员明华、丽等5人议程1.Q3工作总结；2.Q4计划讨论所需物料投影仪、白板审批人*刚（经理）表5-2会议纪要模板会议名称部门例会纪要时间2023-10-914:00-15:30地点会议室1主持人*明华参会人员明华、丽、*强等记录人*芳主要内容1.Q3工作总结：*丽汇报部门Q3业绩完成率95%，未完成指标为项目（原因：资源协调延迟）。2.Q4计划讨论：决议（1）10月15日前完成项目资源调配（负责人：强）；（2）11月开展客户满意度调研（负责人：芳）。决议事项序号事项内容负责人完成时限1项目资源调配*强2023-10-152客户满意度调研*芳2023-11-30（四）管理要点参会人员需准时到场，无故缺席或迟到早退者，需向主持人及部门经理说明原因。会议内容注意保密，涉密会议需签署《保密协议》，禁止私自录音、录像。严禁在会议期间玩手机、处理与会议无关事务，保持会场安静有序。六、档案资料管理规范（一）适用范围公司各类文件资料（包括合同、制度、会议纪要、财务凭证、项目资料、员工档案等）的归档、保管、借阅及销毁。（二）操作步骤1.文件分类与归档文件形成后3个工作日内，经办人需按“年度-部门-类型”分类（如“2023-行政部-制度类”），填写《档案归档清单》，注明档案编号、文件名称、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密），经部门经理审核后交行政部。行政部核对档案信息后，存入专用档案柜（秘密级档案需锁入密码柜），并在档案管理系统登记电子台账。2.档案借阅与归还员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅原因、借阅期限（一般不超过7天），经部门经理审批后，至行政部办理借阅手续。借阅人需妥善保管档案，不得涂改、抽取、损毁，不得转借他人；到期需归还，如需续借需提前2天申请，续借不超过3天。3.档案保管与销毁行政部定期检查档案保管情况（每季度一次），保证档案防火、防潮、防虫，发觉损坏及时修复。到保管期限的档案（如超过保存期限的已结项目资料），由行政部编制《档案销毁清单》，报总经理审批后，由2人以上共同监销，并做好销毁记录。（三）相关模板表6-1档案归档清单档案编号文件名称形成日期页数密级经办人归档人2023-XZ-001公司考勤管理制度2023-1-108内部*刚*丽2023-HT-002与公司合作协议2023-6-2015秘密*伟强*丽表6-2档案借阅登记表借阅日期档案编号文件名称借阅人部门借阅原因归还日期经办人2023-9-272023-HT-002与公司合作协议*明华市场部项目跟进2023-10-3*丽（四）管理要点涉密档案（如未公开的合同、财务数据）需严格控制借阅范围，仅限相关负责人借阅。员工离职时，需归还所借全部档案，经行政部确认无误后，方可办理离职手续。档案管理系统需定期备份，保证电子档案安全；纸质档案存放区域需配备监控设备。七、公务车辆使用管理（一）适用范围公司公务车辆（包括轿车、商务车等）的调度、使用、维护及费用管理。（二）操作步骤1.用车申请与审批用车人需提前1个工作日填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、起止地点、乘车人数、所需车型，经部门经理审批后提交行政部。行政部根据车辆调度情况（优先保障紧急公务、重要客户接待）统筹安排，如无可用车辆，需提前告知申请人并协调其他出行方式。2.车辆使用与登记用车人凭审批后的《车辆使用申请表》至行政部领取车辆钥匙，并检查车辆状况（如油量、车况），发觉异常立即报告。用车结束后，需填写《用车登记表》，注明实际行驶里程、加油量、车辆状况（正常/异常），签字确认后将钥匙交还行政部。3.费用报销与维护加油费、过路费、停车费等凭正规发票填写《费用报销单》，附《用车登记表》，按财务流程报销（需注明“公务用车”）。车辆需定期保养（每5000公里或3个月一次），由行政部统一安排至指定维修点；维修前需填写《车辆维修申请表》，注明维修项目及预估费用，报行政部经理审批。（三）相关模板表7-1车辆使用申请表申请人部门用车事由用车时间起止地点乘车人数所需车型审批人（部门）*伟强运营部客户现场对接2023-10-109:00公司-机场3人商务车同意表7-2用车登记表用车日期车牌号行驶里程（km）加油量（L）车辆状况驾驶员用车人2023-10-10京A·512040正常*刚*伟强（四）管理要点严禁私自用车、将车辆交由无证人员驾驶，违者按《员工奖惩制度》处理，造成损失的需赔偿。用车人需遵守交通规则，安全驾驶，如发生交通违章或交通，需第一时间报告行政部及保险公司。车辆仅限公务使用，特殊情况需私用的，需提交书面申请，经总经理审批后按里程缴纳使用费。八、商务接待管理指引（一）适用范围公司客户、合作伙伴、领导等外部来访人员的接待工作（包括日常接待、考察接待、宴请等）。（二）操作步骤1.接待申请与方案制定接待部门根据来访人员级别、事由填写《接待申请表》，注明来访单位、人数、级别、接待目的、预算（含餐饮、礼品、场地等），经部门经理审核后报行政部及总经理审批。行政部根据审批结果制定《接待方案》，明确接待流程、陪同人员、场地安排、物料准备（如宣传册、礼品等），提前1天与接待部门确认。2.接待实施与服务接当日，接待人员需提前30分钟到达公司（或机场/车站），迎接来访人员（重要客户需由部门经理以上级别陪同）。妥善安排行程（如参观公司、座谈交流、用餐），座谈时需准备茶水、会议材料，用餐需提前预订餐厅（优先选择符合公司标准的合规餐厅），注意用餐礼仪（如不劝酒、控制用餐标准）。3.费用报销与总结接待结束后，接待部门整理费用票据（需注明“商务接待”及接待对象），填写《接待费用报销单》，附《接待申请表》《接待方案》，按财务流程报销。重要接待需在3个工作日内提交《接待总结》，反馈接待效果、存在问题及改进建议，报行政部备案。（三）相关模板表8-1接待申请表申请部门市场部来访单位科技有限公司来访人数5人来访级别客户总监接待目的商务洽谈合作接待时间2023-10-1114:00预算明细餐饮800元、礼品500元审批人刚（经理）→总（总经理）表8-2接待费用报销单报销日期2023-10-12接待事由与公司商务洽谈费