多部门沟通协调会议纪要模板

适用情境在跨部门协作场景中，如项目推进、资源调配、流程优化、问题联动解决等需多部门共同参与的会议，需通过标准化纪要明确责任、共识与行动项，保证信息同步与执行落地。例如：新产品上市前各部门协同会、季度资源分配协调会、客户投诉跨部门处理推进会等。操作流程一、会前准备：明确提前铺垫确定会议目标与范围明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3市场推广预算分配”“解决生产线A与仓储部交接流程卡点”），避免议题发散。列出必须参与的核心部门及建议列席人员（如涉及技术部门需包含研发负责人，涉及客户问题需包含客服接口人），提前3个工作日发送会议通知。收集前置信息，准备材料主导部门（如项目组、行政部）提前收集与议题相关的背景资料、数据报表、previous会议决议等，随会议通知一并发送，保证参会人提前知晓context。示例：“附件1：Q2各部门预算执行表；附件2：市场部提交的Q3推广方案初稿”。拟定会议议程与时间分配按议题重要性排序，明确每个议题的讨论时长（如“议题1：预算分配（40分钟）；议题2：流程优化（20分钟）”），并标注需决策或输出成果的环节，控制会议节奏。二、会中记录：聚焦核心，精准提炼记录会议基本信息会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会部门及人员（用号代替，如“市场部：张；技术部：李；财务部：王”）、缺席人员及原因。逐项记录议题讨论内容按议程顺序，记录每个议题的讨论要点：各部门观点：客观呈现不同部门的立场、建议（如“市场部主张增加线上投放预算，理由是Q2线上ROI达1:5；财务部建议压缩10%，理由是整体预算同比缩减5%”）；分歧点：明确存在争议的核心问题（如“线上与线下预算比例分歧”）；共识点：记录无争议的结论（如“双方同意保留线上基础预算，线下活动需提前提交效果评估报告”）。输出决议与行动项对每个议题的讨论结果，明确“决议内容”（需清晰、可执行，如“确定Q3线上推广预算为80万元，线下为50万元”）；列出“行动项”，包含：具体任务、负责人（部门+姓名）、完成时间、所需支持（如“行动项1：技术部李负责于8月15日前完成数据接口调试，支持市场部用户行为跟进——所需支持：IT部协调服务器资源”）。三、会后整理：核对分发，跟踪落地整理与审核纪要会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理初稿，重点核对决议内容与行动项的准确性（负责人、时间、任务描述是否清晰），避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）。将初稿发送给主持人及各部门负责人审核，确认无异议后定稿（审核时间不超过1个工作日）。分发与归档定稿纪要通过邮件或企业协作平台（如钉钉、企业）发送给所有参会人及相关部门抄送人，并在邮件标题注明“【会议纪要】+会议主题+日期”；将纪要原件（含附件）按部门+日期分类归档，方便后续查阅。跟踪行动项进度记录人或指定跟进人每周更新行动项进度，在下次会议前3天汇总“未完成项”及原因，形成《行动项跟踪表》同步各部门，保证决议闭环。纪要模板多部门沟通协调会议纪要会议基本信息会议主题（例：Q3产品推广跨部门协调会）会议时间（例：2023年8月10日14:00-16:00）会议地点/平台（例：公司3号会议室/钉钉会议号：X）主持人（例：市场部经理张*）记录人（例：行政专员刘*）参会部门及人员（例：市场部：张、赵；技术部：李、陈；财务部：王；客服部：周）缺席人员及原因（例：技术部孙*——因客户现场支持）议题与讨论记录议题1：Q3推广预算分配讨论要点：-市场部：提出线上投放预算120万（含短视频、信息流），线下活动80万，理由是Q2线上转化率提升20%；-财务部：整体预算同比缩减5%，建议总预算控制在180万，线上/线下按6:4分配；-技术部：需增加20万数据中台搭建预算，支持用户画像分析。分歧点线上预算下限（市场部主张100万，财务部主张80万）。共识点优先保障数据中台预算，线上/线下预算按7:3调整。决议内容1.总预算190万（其中数据中台20万，推广预算170万）；2.线上推广预算119万，线下51万，按7:3分配。行动项序号123议题2：客户投诉处理流程优化（以此类推，按“讨论要点-分歧点-共识点-决议-行动项”记录）附件（例：Q2预算执行表、数据中台方案初稿）抄送总经理办公室、各参会部门负责人使用要点客观中立，避免主观表述纪要需忠实还原会议内容，不记录个人观点或情绪化表述（如“李固执己见”应改为“技术部李坚持需增加数据中台预算”）。行动项需“SMART”原则每个行动项需具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound），避免“推进流程优化”等模糊描述，明确为“完成《跨部门交接SOP》初稿并组织评审”。及时性与闭环管理纪要需在会后24小时内发出初稿，48小时内定稿分发；行动项需明确跟踪责任人，未完成项需在下次会议前说明原因，避免“议而不决