珠宝公司样品管理规定细则

珠宝公司样品管理规定细则第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《珠宝玉石质量保证书管理规定》等国家法律法规、《ISO9001质量管理体系标准》《ISO14001环境管理体系标准》等行业标准、《联合国打击跨国有组织犯罪公约》等国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向及数字化转型、国际化经营战略，旨在规范珠宝公司样品管理全生命周期流程，防范样品遗失、损毁、滥用等风险，提升样品周转效率与合规水平，保障公司资产安全与品牌声誉。针对现有管理痛点，如样品交接混乱、溯源困难、责任界定不清等，本规定致力于构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司总部及各分支机构，覆盖设计研发部、生产制造部、市场销售部、仓储物流部、财务部、内控合规部等相关部门，以及所有直接或间接接触样品的正式员工、外包服务商（如合作设计师、第三方检测机构）及授权合作单位。适用范围包括但不限于设计稿样品、工艺样品、质检样品、营销样品、客户寄售样品、返工样品等。例外场景包括经授权的紧急样品处理、跨境样品临时调拨等，需经总经理办公会审批备案。各级审批权限由董事会授权总经理办公会明确。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守法律法规及行业标准，确保样品管理全流程合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位权责边界，确保责任可追溯；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险环节，实施差异化管控措施；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批，提升周转效率；

（5）持续改进原则：基于内外部审计、业务变化及技术发展动态优化制度；

（6）国际化适配原则：跨境业务适配目标市场法律法规及文化习惯。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，位于公司治理体系第二层级（仅次于公司章程），与《公司内部控制基本规范》《财务审批管理办法》《信息安全管理制度》等关联制度形成协同。若存在冲突，以本规定为准，涉及跨境业务需优先适用目标市场法规。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司设立样品管理领导小组作为顶层决策机构，由董事会成员、总经理、设计研发总监、生产制造总监、内控合规总监组成，负责制定样品管理战略方向、重大风险决策及跨部门协调。执行层由各相关部门负责人及指定专员落实具体管理职责，监督层由内控合规部、审计部独立开展监督检查。层级关系为：领导小组统筹决策，执行层落实执行，监督层独立评价，形成闭环管理。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议样品管理重大政策（如高价值样品处置权限）；

（2）董事会：批准样品管理年度预算、重大风险控制策略及跨境业务管理规则；

（3）总经理办公会：决策样品管理流程优化、应急预案及部门间争议协调；

（4）样品管理领导小组：每月召开例会，审议跨部门样品调拨申请、风险处置方案及制度优化建议。

2.3执行机构与职责

（1）设计研发部：负责设计稿样品的创建、登记及归档，主责人：样品专员（A1）；

（2）生产制造部：负责工艺样品的流转、保管及报废处置，主责人：生产主管（B1）；

（3）市场销售部：负责营销样品的借展、使用及反馈收集，主责人：品牌经理（C1）；

（4）仓储物流部：负责样品出入库管理、盘点及安全存储，主责人：仓储经理（D1）；

（5）财务部：负责样品价值评估及资产核算，主责人：成本会计（E1）；

（6）内控合规部：负责流程监督、风险排查及制度优化，主责人：内控专员（F1）。

跨部门协同需明确主责部门（如样品借展需市场部主责，仓储部配合），通过OA系统发起协同任务单，全程留痕。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度开展专项内控测试（覆盖样品登记、流转、报废全流程），嵌入关键控制点：①样品交接双人核对；②高价值样品双人保管；③报废样品双人销毁；核查标准：符合《企业内部控制应用指引第8号-资产管理》要求；

（2）审计部：每年开展专项审计（覆盖年度审计计划），嵌入关键控制点：①样品台账完整性；②异常调拨审批合规性；③数字化系统数据准确性；核查标准：审计发现率≤3%，重大风险整改率100%；

（3）合规部：负责跨境样品管理合规性审查，嵌入关键控制点：①目标市场法规符合性；②样品运输保险完整性；核查标准：符合《联合国打击跨国有组织犯罪公约》关于易制毒易制爆物品管理要求。

2.5协调与联动机制

建立跨部门样品管理联席会议制度，由内控合规部牵头，每月首周召开，协调事项包括：①异常样品处置；②流程优化方案；③跨境业务适配问题。涉外业务增设属地法务部、海外子公司代表参与协调，确保符合当地《珠宝首饰进出口管理条例》等法规。信息共享通过公司数字化平台实现，确保样品状态实时可见。

第三章样品管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现样品全生命周期可追溯、高价值样品零遗失、跨境样品合规流转、管理成本降低15%；

（2）核心KPI：

①样品登记及时率≥98%；

②样品调拨审批时效≤2个工作日；

③高价值样品盘点准确率≥99.5%；

④违规调拨发生率≤0.1%；

⑤跨境样品运输合规率100%。

统计口径：通过ERP系统自动统计，财务部每月核对。

3.2专业标准与规范

（1）样品分类标准：

①设计稿样品：价值≥5万元/件，保管期限3年；

②工艺样品：价值≥10万元/件，保管期限2年；

③营销样品：价值≥8万元/件，借展期≤6个月；

④客户寄售样品：按合同约定管理。

（2）合规要求：

①高价值样品需附《珠宝玉石质量保证书》（依据GB11887）；

②跨境样品需取得《中华人民共和国出口货物报关单》（依据海关总署令第243号）；

③存储环境需符合《珠宝玉石鉴定实验室环境要求》（依据YB/T4014）。

（3）风险控制点及措施：

①高风险点：样品交接（措施：双人核对、拍照留痕）；

②中风险点：样品盘点（措施：季度盘点、ERP系统记录）；

③低风险点：样品清洁（措施：标准化清洁流程）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

①全生命周期管理：从创建至报废全流程受控；

②风险矩阵法：根据样品价值、接触频次、跨境属性确定管控等级；

③PDCA循环法：通过“计划-执行-检查-改进”持续优化。

（2）管理工具：

①ERP系统：实现样品信息电子化登记、流转追踪；

②OA系统：支持跨部门协同审批；

③RFID技术：高价值样品唯一身份标识，实现自动盘点。

工具应用要求：系统操作需通过专项培训考核（考核合格率≥95%）。

第四章样品业务流程管理

4.1主流程设计

（1）样品创建：设计研发部填写《样品登记申请表》（附件1），包含样品名称、材质、设计编号、价值估算，经部门负责人（A1）审核，总经理办公会（B1）批准后由仓储物流部（D1）赋予唯一样品编号；

（2）样品流转：需经《样品调拨申请表》（附件2）审批，路径为：需求部门（发起）→仓储物流部（D1，复核）→样品使用部门（确认）→内控合规部（抽查）；

（3）样品报废：填写《样品报废申请表》（附件3），经技术部门（C1）评估、财务部（E1）核销价值、总经理办公会（B1）批准后，由仓储物流部（D1）实施双人销毁并记录；

（4）样品归档：保管期满样品由仓储物流部（D1）整理，附全流程记录，移交档案室（档案专员F2）保管5年。

4.2子流程说明

（1）跨境样品调拨：需附《海关监管申报清单》（依据《中华人民共和国海关法》），经目标市场法务部（G1）审核、内控合规部（F1）备案后，由国际物流部（H1）安排运输并购买足额保险；

（2）紧急样品借展：需经市场部（C1）提交《紧急借展申请表》，加急审批路径为：部门负责人（C1）→分管副总（I1）→总经理（B1），借展期≤3天。

4.3流程关键控制点

（1）样品交接：需经双人核对、拍照留痕，并同步ERP系统状态；

（2）高价值样品保管：设置保险柜，双人加锁保管（如生产主管B1+质检经理J1）；

（3）异常调拨预警：调拨次数超过3次/年触发内控合规部（F1）重点核查。核查方式：现场检查+系统数据比对。

4.4流程优化机制

每年12月由内控合规部（F1）牵头，组织相关部门（占比40%以上）开展流程复盘，基于以下条件发起优化：①审计发现2次以上同类问题；②系统操作效率低于行业标杆（如样品调拨平均耗时＞3天）；③新业务场景适配不足。优化方案需经总经理办公会（B1）批准，并在次年3月完成上线验证。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“样品类型+价值等级+业务场景”分配权限：

（1）设计稿样品（价值>5万元）：

①登记权：设计研发部（A1）；

②调拨权：总经理办公会（B1）；

③报废权：分管副总（I1）+财务总监（K1）；

（2）营销样品（价值>8万元）：

①借展权：市场部（C1）+分管副总（I1）；

②调拨权：市场部（C1）+仓储物流部（D1）；

（3）跨境样品（所有类型）：

①运输安排：国际物流部（H1）；

②文件审核：法务部（G1）。

权限范围需在OA系统设置电子签章权限控制。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：

①一般样品调拨：部门负责人→仓储物流部主管（D2）；

②高价值样品调拨：部门负责人→分管副总（I1）；

③跨境样品调拨：部门负责人→总经理办公会（B1）；

（2）审批时限：常规审批≤2个工作日，加急审批≤0.5个工作日；

（3）越权处理：需在3个工作日内补办审批手续，越级审批需经直接上级书面说明。责任追溯通过OA系统审批链自动记录。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需经总经理（B1）批准，授权期限≤1年，每年审核；

（2）临时代理：最长15个工作日，需经部门负责人（如B1）备案，代理权限不得交叉；

（3）交接报备：代理结束后3个工作日内提交交接清单，由仓储物流部（D1）复核。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：触发条件为样品需在2小时内调拨（如客户临时要样），路径为：需求部门（发起）→分管副总（I1，加急）→总经理（B1）；

（2）补批审批：需附《补批说明》，内控合规部（F1）核查风险后，按原审批路径执行；

（3）风险评估：异常审批需附《样品调拨风险评估报告》（附件4），由内控合规部（F1）出具风险等级（高/中/低），作为审批参考。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：

①样品登记需同步ERP系统，录入准确率100%；

②样品交接需在《样品交接单》（附件5）上签字并拍照留痕；

③电子化记录需符合《信息安全技术电子数据存储安全管理》（GB/T32918）；

（2）表单管理：纸质表单由档案室（F2）统一编号、登记，电子表单通过OA系统流转；

（3）痕迹留存：电子记录需双备份（总部+异地灾备），纸质记录需在档案室保管5年。执行不到位判定标准：样品状态与系统记录不符2次/年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控合规部（F1）每月抽查30%样品流转记录，核查关键控制点：①交接签字是否齐全；②ERP状态更新是否及时；

（2）专项监督：针对高风险环节（如跨境样品），内控合规部（F1）联合审计部（J2）开展季度专项检查；

（3）突击检查：内控合规部（F1）可随时抽查仓储物流部（D1）样品保管情况，检查比例≥10%。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

①日常检查：每月≥1次（仓储物流部D1）；

②专项检查：每季度≥1次（如跨境样品管理）；

③突击检查：每月≥2次（全部门覆盖）；

（2）审计要求：

①专项审计：每年至少1次，覆盖高价值样品管理；

②合规审计：配合海关、质检部门检查；

③审计结果需形成《审计报告》（附件6），明确整改要求（一般问题7个工作日内整改，重大问题30个工作日内整改）。

6.4执行情况报告

（1）报告主体：内控合规部（F1）每月向总经理（B1）提交《样品管理执行报告》；

（2）报告内容：含样品数量变动、异常事件、风险指标、改进建议；

（3）报告应用：作为绩效考核依据（占内控部考核权重20%），并用于季度管理评审。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：

①设计研发部：样品登记准确率（权重30%）；

②仓储物流部：样品盘点准确率（权重30%）；

③市场部：营销样品完好率（权重20%）；

④内控合规部：违规调拨预防率（权重20%）；

（2）评分标准：优秀（≥95%）、良好（90%-94%）、合格（85%-89%）、不合格（＜85%）；

（3）挂钩机制：考核结果与年度绩效奖金、晋升挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估（数据统计）、季度评估（现场核查）、年度评估（综合评审）；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统）、现场检查（内控合规部F1）、客户反馈（市场部C1）。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现→评估（内控合规部F1）→立项（责任部门）→实施（责任人）→复核（内控合规部F1）→销号（总经理B1）；

（2）分类管理：

①一般问题：责任人书面检讨，分管副总（I1）监督；

②重大问题：分管副总（I1）提交整改方案，总经理（B1）审批；

③紧急问题：启动应急预案，24小时内完成处置，事后7个工作日内完成整改。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：

①内控审计发现；②客户投诉；③系统数据异常；④技术升级需求；

（2）改进流程：建议提交（内控合规部F1）→评估（总经理办公会B1）→审批（董事会）→实施（责任部门）→验证（内控合规部F1）；

（3）优化周期：每半年至少评估1次改进效果，每年修订制度。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

①连续6个月样品管理零差错；

②提出优化方案显著降低风险（如引入RFID技术）；

③成功处置重大样品风险事件；

（2）奖励类型：

①精神奖励：通报表扬（OA系统发布）；

②物质奖励：奖金500-5000元（财务部E1发放）；

③晋升奖励：优先晋升管理岗位；

（3）奖励程序：部门推荐（发起）→内控合规部（F1）审核→总经理（B1）批准→人力资源部（L1）公示（3个工作日）→财务部（E1）发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：

①样品登记信息错误1次；

②未按规定拍照留痕（1次）；

（2）较重违规：

①样品交接未双人核对（1次）；

②借展超期1天；

（3）严重违规：

①样品遗失/损毁；

②违规跨境调拨；

③伪造样品记录。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：

①一般违规：通报批评，取消当月绩效；

②较重违规：扣绩效奖金20%-50%（人力资源部L1执行）；

③严重违规：降级/解雇（依据《劳动合同法》，需工会参与）；

（2）处罚程序：调查（内控合规部F1）→取证（仓储物流部D1）→告知（当事人）→审批（总经理B1）→执行（人力资源部L1）；

（3）合法性保障：处罚前需听取当事人陈述申辩，保留书面记录。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）受理部门：人力资源部（L1）→总经理（B1）→董事会（重大案件）；

（3）复议时限：5个工作日内出具复议决定，全程录音录像。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：

①样品遗失预案：启动24小时应急响应，责任部门→内控合规部→法务部→公关部（按顺序）；

②跨境样品扣押预案：启动48小时应急响应，责任部门→国际物流部→法务部→驻外机构（按顺序）；

（2）处置措施：

①遗失样品：启动保险理赔（财务部E1主导）；

②扣押样品：启动法律维权（法务部G1主导）；

（3）资源保障：设立应急基金（财务部E1管理），年度预算100万元。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政府征用、重大客户需求；

（2）处理流程：需经《例外样品处理申请表》（附件7）审批，路径为：需求部门（发起）→分管副总（I1）→总经理（B1）→必要时报董事会（B1）；

（3）风险控制：例外处理需附《风险自评报告》，内控合规部（F1）审批。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关责任主体：公关部（M1）牵头，联合法务部（G1）、市场部（C1）；

（2）发布口径：由董事会（B1）授权，需符合《企业危机公关