某服装公司电脑设备管理规定

某服装公司电脑设备管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）、《信息技术服务运行维护第1部分：通用要求》（GB/T24405.1-2019）等国家法律法规，参考《跨国公司财务通则》《国际数据保护与隐私保护通用规范》等行业标准，并结合《某服装公司数字化战略规划（2023-2025）》及国际化经营需求制定。

1.1.2制定目的

针对公司电脑设备（含台式机、笔记本电脑、外设等）管理中存在的资产流失、数据泄露、使用不当等痛点，本规定旨在规范设备全生命周期管理，构建“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，实现价值创造（提升员工工作效率）、风险防控（保障信息安全）与效率提升（优化资源配置），满足数字化转型与国际化合规要求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定覆盖公司所有部门及正式员工、外包服务人员、合作单位驻场人员等关联人员的电脑设备管理，包括但不限于采购、配置、使用、维护、报废等环节。跨境业务场景需参照《欧盟通用数据保护条例》《新加坡个人数据保护法》等属地法规执行。

1.2.2例外适用场景

涉及国家安全、商业秘密的特殊系统（如ERP财务模块）需经董事会专项审批，适用《某服装公司涉密信息系统管理办法》。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

设备管理需符合国家网络安全法、数据安全法及各属地数据跨境传输规定，关键操作需留存不可篡改日志。

1.3.2权责对等原则

IT部为设备管理主责部门，各部门负责人为本部门设备合规使用第一责任人，需定期开展自查。

1.3.3风险导向原则

高风险场景（如敏感数据存储）需设置双重加密，中风险场景（如访客设备接入）需强制安装终端安全管理系统。

1.3.4效率优先原则

标准化配置流程缩短交付周期至3个工作日，紧急需求审批可启动加急通道（需IT部与需求部门双签）。

1.3.5持续改进原则

每年6月30日前完成制度复盘，结合ISO27001体系要求动态调整。

1.4制度地位与衔接

本规定为专项性制度，隶属于《某服装公司总管理制度汇编》第5部分，与《财务资产管理办法》《信息安全事件应急预案》等制度存在以下衔接：

-资产配置需经财务部核验预算，关联《财务资产管理办法》第3.4条；

-数据销毁需双重确认，符合《信息安全事件应急预案》第4.2条要求；

-国际化场景需报备《跨国经营合规管理手册》第8.1条。制度冲突时，以本规定为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电脑设备管理遵循“董事会-管理层-职能部门-岗位”四级授权体系，决策层（股东会/董事会）负责重大资产投入审批，执行层（总经理办）统筹年度配置计划，监督层（内控部/审计部）实施季度抽查，IT部作为具体实施主体，需与人力资源部、财务部建立“需求-采购-考核”联动机制。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：年度设备预算（＞500万元）、供应商战略合作协议。

议事规则：重大事项需三分之二以上成员同意，决议需经法律部合规验证。

2.2.2董事会

决策范围：国际数据传输协议签署、分级保护方案。

责任：确保设备管理符合《网络安全法》第27条要求，定期审议审计结果。

2.3执行机构与职责

2.3.1IT部（主责部门）

-负责设备台账电子化（ERP系统关联），需建立“设备编号-使用人-状态”三维索引；

-高风险操作需经技术总监双签（如敏感数据存储设备分配）。

2.3.2人力资源部（配合部门）

-新员工入职需同步《电脑设备使用规范》，考核合格后方可领用；

-年度调岗需触发IT部资产变更流程。

2.3.3财务部（配合部门）

-每季度核对设备折旧率（依据《企业会计准则第4号-固定资产》），异常需3日内反馈IT部；

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

-每季度开展终端安全审计，核查标准见附件A，高风险项需7日内整改。

2.4.2审计部

-年度专项审计需覆盖5%以上部门，重点关注数据跨境传输场景。

2.4.3合规部

-跨境场景需提供《欧盟GDPR合规性证明》，留存于OA系统“合规档案”模块。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

-建立IT部主导、需求部门配合的“设备需求月度会”，每月25日前完成下月计划；

-涉外业务需增加法律部前置审核环节。

2.5.2信息共享

-设备台账通过OA系统“资产管理系统”共享，权限按《信息安全技术访问控制》（GB/T28448-2019）配置；

2.5.3争议解决

-设备损坏赔偿纠纷由HR部牵头，需参考《劳动合同法》第81条处理。

第三章电脑设备管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

-设备故障率≤2%，维修响应时效≤4小时；

-数据安全事件0发生，跨境传输合规率100%。

3.1.2核心KPI

-配置交付时效（ERP系统自动统计）；

-终端安全检查通过率（内控部月报）。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购标准

-标准配置清单见附件B，非标准需求需经管理层审批；

-国际采购需参照《跨国采购管理办法》第6.3条执行。

3.2.2使用规范

-敏感数据存储设备需安装“双因子认证+数据防泄漏”系统；

-外包人员需签署《保密协议》，设备归还需经IT部检测。

3.2.3风险控制点

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|--------|----------|

|高|跨境传输|签署《数据安全合作协议》|

|中|公共网络接入|推广VPN强制认证|

|低|办公室设备交接|清屏操作后拍照留痕|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-应用PDCA循环：Plan（IT部每季度制定计划）-Do（人力资源部组织培训）-Check（内控部现场核查）-Act（修订制度）；

-风险矩阵管理：按“影响度x可能性”划分管控等级，见附件C。

3.3.2管理工具

-ERP系统实现资产全生命周期跟踪；

-终端安全管理系统（如CrowdStrike）实现“行为审计+威胁响应”。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1设备配置流程

-发起：需求部门通过OA提交《设备配置申请》，需包含业务场景说明；

-审核：IT部在2个工作日内完成技术评估，重点核查“设备类型-使用场景”匹配性；

-执行：采购部3个工作日内完成交付，IT部验收后同步至ERP系统；

-归档：档案部留存采购合同电子版及验收单。

4.1.2设备处置流程

-发起：IT部每月5日前提交《报废申请》，需附《资产折旧率统计表》；

-审核：财务部核验账目，内控部核查数据销毁情况；

-执行：IT部7个工作日内完成物理销毁，财务部同步账目核销；

-归档：存档销毁报告及ERP系统核销记录。

4.2子流程说明

4.2.1敏感数据存储设备申请

-增加“业务必要性论证”环节，需经部门负责人+IT总监双签；

-使用期限≤6个月，到期强制清退。

4.2.2紧急需求配置

-需求部门需附《紧急说明函》，IT部启动“白名单审批”通道；

-优先保障生产类场景。

4.3流程关键控制点

4.3.1验收环节

-验收标准：附件D《设备验收清单》，需覆盖硬件配置、软件授权；

-双重校验：IT部技术员+使用部门专员共同签字。

4.3.2销毁环节

-销毁方式：硬盘需采用专业消磁设备，文件需打印覆盖后粉碎；

-核查方式：内控部现场拍照留证，存入“审计影像库”。

4.4流程优化机制

-每年7月1日开展流程复盘，IT部需提出《优化建议书》，经管理层审议；

-优化方案需通过“小范围试点-全范围推广”路径实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限

-金额≤5万元：部门负责人审批；

-金额＞5万元：需总经理办公会审议，需附《采购风险评估报告》（附件E）。

5.1.2使用权限

-敏感数据存储设备仅限业务部门负责人授权使用；

-国际业务场景需增加合规专员审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-常规审批：IT部→财务部→部门负责人；

-异常审批：需启动“设备管理应急会”。

5.2.2时限要求

-每项审批≤3个工作日，超时需加急处理；

-ERP系统自动跟踪审批进度，超期自动预警。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

-授权范围需明确设备编号、使用期限；

-代理授权需经IT部备案，最长有效期30天。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急场景

-启动“需求部门+IT部+财务部”三签机制，需附《风险评估及补偿方案》；

5.4.2补批场景

-超期未批需提交《补批说明》，经原审批人确认；

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-设备编号格式：部门代码（2位）+年份（4位）+流水号（6位）；

-表单填报需使用OA系统电子模板，纸质单据需扫描归档。

6.1.2痕迹留存

-电子痕迹：ERP系统操作日志；

-纸质痕迹：设备交接单（需双签）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

-IT部每周开展终端安全巡检，记录异常IP接入；

-内控部每月抽查5台设备，核查“使用人-设备编号”一致性。

6.2.2专项监督

-每季度开展《终端安全合规检查表》（附件F）核查，高风险项需形成《整改督办函》。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年至少2次，覆盖10%以上部门；

-日常检查：每月随机抽取20%设备。

6.3.2审计要求

-审计报告需包含《风险评估矩阵》（附件C）分析；

-整改结果需纳入《部门考核指标》（附件G）。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

-月度报告：每月5日前提交，含设备故障率、违规事件统计；

-年度报告：次年1月15日前提交，需附《制度执行效果评估》。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

-IT部：配置交付及时率（权重40%）、故障率（权重30%）；

-部门负责人：设备违规事件数（权重20%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：由IT部汇总数据；

-年度评估：由人力资源部牵头。

7.2.2评估方法

-定量指标：ERP系统自动统计；

-定性指标：内控部现场核查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

-发现：内控部提交《问题清单》；

-立项：IT部7日内制定方案；

-整改：需覆盖“责任部门-责任人-措施”；

-复核：内控部15日内确认；

-销号：归档至《整改台账》（附件H）。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

-通过OA系统“制度反馈”模块收集，IT部每月整理；

7.4.2改进方案评估

-联合审计部、合规部开展《风险评估及可行性分析》。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提前发现重大隐患（如敏感数据外传）；

-优化流程降低成本（如设备共享制度）。

8.1.2奖励程序

-申报：IT部提交《奖励推荐表》，需附事迹说明；

-审批：人力资源部审核，总经理办公会批准；

-公示：OA系统“公司公告”发布，公示期3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

-一般违规：设备不报备（扣绩效10分）；

-较重违规：违规存储数据（扣绩效20分+通报）；

-严重违规：导致数据泄露（解除劳动合同）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚流程

-调查：HR部牵头，需2日内通知当事人；

-取证：IT部提供设备日志；

-告知：书面告知处罚依据及申诉权；

-执行：财务部同步扣款。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

-收到处罚通知后3个工作日内提出；

-需附《申诉书》及证据材料。

8.4.2复议流程

-受理：人力资源部7日内确认；

-复议：审计部15日内出具结论；

-结果：OA系统“申诉记录”存档。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

-《终端安全事件应急预案》（附件I）需包含：

-启动条件：设备感染勒索病毒；

-责任分工：IT部技术组（组长：IT总监）、公关组（组长：市场部总监）；

-处置措施：断网→查杀→恢复→通报。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

-外国政府公务人员考察需临时配置设备；

-特殊研发项目需使用旧设备。

9.2.2处理要求

-需经董事会专项审批，IT部提供《风险补偿方案》；

-例外处理需记录于ERP系统“例外管理模块”。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

-危机公关组需在2小时内确定“官方口径”；

-涉外场景需启动《数据泄露应