珠宝公司财务管理管控规定

珠宝公司财务管理管控规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《珠宝玉石首饰行业规范标准》等行业规范、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，针对珠宝公司财务管理中存在的流程冗余、风险点分散、国际化业务合规性不足等管理痛点，旨在规范财务行为，强化风险管控，提升运营效率，支撑公司全球化战略实施。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司总部及各分子公司所有涉及财务管理的业务活动，覆盖财务部、业务部、采购部、仓储部、设计部等相关部门及所有正式员工、外包团队、合作单位等关联人员。例外场景包括但不限于紧急救灾、重大突发事件等经总经理办公会审批的特殊业务。金额超过人民币500万元的重大事项需经董事会审批。

1.3核心原则

本规定遵循以下原则：

（1）合规性原则：所有财务活动须符合国家法律法规及国际会计准则；

（2）权责对等原则：明确各层级、岗位的权限与责任，禁止越权操作；

（3）风险导向原则：重点管控高、中风险环节，嵌入内控机制；

（4）效率优先原则：简化非核心流程，优化审批路径；

（5）持续改进原则：定期复盘，动态调整制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性财务管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《合同管理办法》等专项制度构成管理闭环。制度冲突时，以本规定为准；与上级制度不符时，需由财务部提交修订建议经总经理办公会审议。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司财务管理遵循“董事会-总经理-财务部-业务单元”四层级架构。董事会负责重大财务事项决策；总经理办公会审批年度预算、重大投资；财务部统筹全流程管控；业务单元落实具体执行。监督机构包括内控部（牵头）、审计部、合规部，形成立体监督网络。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度财务预算、决算、重大资本运作；

（2）董事会：审批年度预算、决算、利润分配、重大融资方案；

（3）总经理办公会：审批金额在100万元至500万元之间的投资、采购、费用支出；

2.3执行机构与职责

财务部：负责核算、资金管理、税务筹划、内控执行；业务部：落实采购、销售、库存管理，配合财务对账；采购部：执行供应商准入、价格谈判，财务部主责审核；仓储部：实施珠宝品控与出入库管理，财务部核对实物与账实。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽查财务流程合规性，每季度评估风险点；

（2）审计部：每半年开展专项审计，审计结果提交董事会；

（3）合规部：负责跨国业务税务、外汇合规性审查。

2.5协调与联动机制

建立“财务-业务-内控”月度联席会议，处理跨部门争议；涉外业务增设属地法务部协调机制，确保符合当地《珠宝交易法》《反洗钱法》等法规。

第三章财务管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现资金安全、成本最优、合规经营；

（2）核心指标：资金周转率≥5次/年、坏账率≤1%、费用支出控制在预算±5%以内、单笔交易超限审批率≤0.2%。

3.2专业标准与规范

（1）采购标准：供应商需通过ISO9001认证，珠宝品控符合GIA或国家珠宝玉石质量监督检验中心标准；

（2）销售标准：跨境交易需取得《珠宝类商品出口许可证》，符合《欧盟通用产品安全指令》（GPSD）要求；

（3）风险控制点及措施：

-高风险点：大额采购审批（需财务部双重复核）；

-中风险点：库存盘点（每年至少两次）；

-低风险点：凭证附件完整性（需业务员、财务员双重签字）。

3.3管理方法与工具

采用“PDCA+风险矩阵”管理，关键环节嵌入ERP系统自动校验：

（1）采购流程需通过OA系统审批；

（2）销售合同需CRM系统自动匹配客户信用额度；

（3）库存管理对接区块链溯源系统，确保跨境交易可追溯。

第四章财务业务流程管理

4.1主流程设计

财务业务流程分为“采购-付款-入库-销售-收款-资金”六环节，逻辑链如下：

采购申请→预算校验（财务部）→供应商审批（采购部）→合同签订→付款申请（业务部）→资金审批（财务部）→入库验收（仓储部）→销售报价（业务部）→合同审批（销售部）→收款确认（财务部）→资金归集（财务部）。

4.2子流程说明

（1）大额采购审批：金额超200万元需附市场询价报告，经财务总监初审、总经理复审；

（2）跨境收款：需通过银行跨境收汇系统，财务部核对外汇备案号，合规部审查交易真实性。

4.3流程关键控制点

（1）采购付款：需附三单匹配（合同、入库单、发票）；

（2）销售收款：需核对POS机小票、银行流水、客户签收单；

（3）资金归集：境外资金需通过代理行集中账户，每日零点前完成轧差。

4.4流程优化机制

每年6月、12月由财务部牵头，内控部配合开展全流程复盘，优先优化审批节点。例如：2023年将采购付款审批时限从5个工作日压缩至3个工作日。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购类型+金额+岗位层级”分层授权：

（1）常规采购（≤50万元）：部门经理审批；

（2）金额50-200万元：财务总监审批；

（3）金额>200万元：总经理审批；

（4）跨境交易需董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购申请→部门经理→财务部→总经理/董事会；

（2）审批时限：常规审批≤2个工作日，紧急采购经总经理特批可延长1天；

（3）禁止转办：审批人不得将审批事项转交下属代签。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权书格式需包含授权范围、期限、被授权人签字。临时代理需直属上级签字，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急采购：需附《紧急采购申请表》，经财务总监、总经理双签，留存风险评估说明；

（2）权限外事项：需提交《权限外审批申请》，董事会审批后方可执行。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）凭证管理：发票需符合《增值税专用发票使用规定》，附件扫描需存档3年；

（2）痕迹留存：电子审批需截图OA系统流转痕迹，纸质审批需附流转单；

（3）执行不到位判定：连续两次同类审批超期视为执行不力。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查10家门店费用报销合规性；

（2）专项监督：审计部每半年核查库存盘点记录；

（3）关键内控环节：采购付款需三单匹配、销售收款需POS核对、资金归集需银企对账。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年至少一次，覆盖采购、销售、库存等环节；

（2）日常检查：财务部每月核对ERP与业务系统数据，差异率超5%需追溯原因。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《财务执行报告》，包含：

（1）预算执行率（金额、比例）；

（2）风险事件（发生数、处理情况）；

（3）改进建议（需明确责任部门与完成时限）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）财务部KPI：费用控制率（权重30%）、坏账率（权重20%）、资金周转率（权重25%）；

（2）业务部KPI：采购合规率（权重15%）、库存周转率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核+季度评估+年度审计；

（2）评估方法：数据统计（60%）+现场核查（40%）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内）、重大问题（30个工作日内）、紧急问题（24小时内）；

（2）责任追究：整改未达标者取消当季奖金，连续两次取消年度评优资格。

7.4持续改进流程

（1）优化建议来源：业务部门、客户投诉、审计发现；

（2）审批权限调整：每年5月由财务部提交修订方案，经内控部评估后总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：费用节约、风险防控成效显著、制度优化建议采纳；

（2）奖励类型：季度奖金（最高不超过当月工资20%）、年度评优、晋升优先；

（3）程序：申报→部门审核→财务部复核→总经理审批→公示（3个工作日）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：伪造单据（如虚开发票）、审批超期（如采购付款超5天）；

（2）较重违规：隐瞒重大风险（如库存盘盈未报）、权限外操作（如超额报销）；

（3）严重违规：内外勾结舞弊、跨境交易伪造合规证明。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告（罚款不超过1000元）、降级（扣除当月奖金）、解除合同；

（2）程序：调查→取证（需两名以上证人）→告知（书面告知权利）→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3日内；

（2）复议流程：向人力资源部申诉，由总经理办公会复核，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）资金风险预案：建立备用金池（占比15%），重大资金风险由董事长牵头成立应急小组；

（2）跨境交易危机处理：违反当地《反洗钱法》时，由合规部启动“属地法务-总部财务”双轨处理机制。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、银行系统故障；

（2）处理要求：需提交《例外情况说明》，经财务总监、总经理双签，事后3个工作日内补充审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，财务部提供涉密数据支持；

（2）善后措施：跨境业务纠纷需通过国际商会仲裁（适用《国际贸易术语解释通则》）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司财务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》（内控办制，文号2023-IC-001）；

（2）《财务报销管理办法》（财务部制，文号2023-FM-015）；

（3）《合同管理办法》（法务部制，文号2023-LW-008）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整；

（2）审批权限：董事会