灯具厂原材料采购供应商管理制度

灯具厂原材料采购供应商管理制度灯具厂原材料采购供应商管理制度

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第一章总则

1.制定目的

本制度旨在规范灯具厂原材料采购供应商的选择、评估和管理，确保原材料质量稳定、供应及时、成本可控，提升生产效率和产品质量。通过建立科学的供应商管理体系，降低采购风险，促进供应链的长期稳定合作。

2.适用范围

本制度适用于公司所有参与原材料采购的部门，包括采购部、生产部、质检部、仓库等部门，以及所有与供应商沟通、合作的相关人员。所有原材料采购活动必须遵循本制度执行。

3.基本概念说明

-原材料：指生产灯具所需的所有直接材料，如灯罩、灯泡、电路板、金属支架等。

-供应商：指为公司提供原材料的第三方企业或个人。

-合格供应商：经过评估，符合公司质量、价格、服务要求的供应商。

-采购订单：采购部根据生产需求向合格供应商下达的正式采购文件。

实际应用例子

-例子1：生产部提交下周生产所需灯罩的采购需求，采购部根据本制度选择3家合格供应商报价，最终确定一家价格最低且质量稳定的供应商签订订单。

-例子2：质检部发现某供应商提供的电路板存在质量问题，按照本制度暂停该供应商的供货资格，并启动重新评估流程。

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第二章供应商选择与评估

1.供应商信息收集

采购部通过行业展会、网络平台、同行推荐等方式收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。重点收集供应商的生产能力、技术水平、财务状况、市场口碑等资料。

2.供应商初步筛选

根据原材料种类和需求量，筛选出10-15家潜在供应商，进行初步资格审核，确保其具备合法经营资质、生产许可和必要的质量管理体系认证（如ISO9001）。

3.供应商综合评估

对筛选后的供应商进行综合评估，包括：

-质量能力：产品检测报告、客户评价、质量管理体系等。

-价格竞争力：同类产品报价对比，长期合作的可能性。

-交付能力：生产能力、库存情况、运输时效等。

-服务支持：售后响应速度、技术支持能力等。

4.样品测试与验证

对初步选定的供应商提供样品进行检测，确保原材料符合公司技术标准。测试内容包括物理性能、化学成分、耐久性等，由质检部出具测试报告。

5.供应商确定与签约

根据评估结果，选择3-5家表现优异的供应商进行商务谈判，签订《原材料采购合同》，明确供货范围、价格、交货期、质量标准、违约责任等条款。

实际应用例子

-例子1：采购部发现某供应商生产的金属支架强度不足，即使价格较低也被排除在外，因为质量无法满足生产要求。

-例子2：某供应商在样品测试中表现优异，但交货周期过长，经过谈判将交货期缩短至5天，最终签订长期合作协议。

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第三章供应商关系管理

1.订单下达与跟进

采购部根据生产计划下达采购订单，明确数量、规格、交货时间等。定期跟进订单执行情况，确保供应商按时交货，如有延迟需及时协调解决。

2.质量监控与抽检

质检部对到货原材料进行抽检，不合格产品必须退回供应商，并要求其限期整改。建立供应商质量表现档案，定期评估其供货稳定性。

3.绩效评估与反馈

每季度对供应商进行一次绩效评估，根据质量合格率、交货准时率、价格竞争力等指标打分，评估结果用于优化供应商组合。

4.合作维护与升级

对于长期合作且表现优异的供应商，可授予“核心供应商”称号，享受优先供货、价格优惠等政策。对于表现不佳的供应商，可减少订单或终止合作。

5.争议处理机制

如遇质量纠纷或交付问题，采购部、生产部、质检部共同协商，必要时启动法律程序维护公司权益。

实际应用例子

-例子1：某供应商多次交货延迟，经评估后取消其LED灯泡供货资格，改为选择另一家交货稳定的供应商。

-例子2：某供应商因技术改进产品质量显著提升，公司给予其年度“优质供应商”称号，并提高采购比例。

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第四章供应商退出管理

1.退出条件

供应商出现以下情况时，公司可终止合作：

-连续两次供货不合格。

-交货延迟超过合同约定天数。

-财务状况恶化或经营风险增加。

-违反合同约定，如泄露公司技术秘密等。

2.退出流程

公司提前30天书面通知供应商终止合作，并结清所有未完成订单的款项。供应商需配合完成库存清理、设备转移等善后工作。

3.退出评估与总结

终止合作后，采购部总结原因，分析改进措施，避免类似问题再次发生。

4.黑名单管理

将违规供应商列入“黑名单”，禁止其未来参与公司采购活动。必要时向行业协会或监管机构举报。

5.替代供应商准备

对于核心原材料，需提前储备备选供应商，确保在原有供应商退出时能够快速切换。

实际应用例子

-例子1：某供应商因欠款被法院起诉，公司立即终止合作，并启动备选供应商对接流程。

-例子2：某供应商因环保问题被罚款，公司决定终止其电路板供货，改为选择更合规的供应商。

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第五章操作流程说明

1.采购申请与审批

生产部根据生产计划填写《原材料采购申请单》，注明所需材料、数量、用途等，经部门主管签字后提交采购部。采购部审核需求合理性，确认无误后进行供应商选择。

2.供应商选择与报价

采购部从合格供应商名单中筛选3-5家进行报价，汇总形成《供应商报价对比表》，报采购总监审批后确定供应商。

3.合同签订与执行

采购部与供应商签订《原材料采购合同》，明确条款后交财务部审核，确认无误后正式签署。供应商按合同要求供货，采购部核对数量、规格无误后安排入库。

4.质量检验与入库

仓库接收原材料后，质检部进行抽检，合格产品办理入库手续，不合格产品隔离存放并通知供应商处理。

5.付款流程

供应商提供发票及出库单后，采购部核对无误后提交财务部付款。每月核对供应商账目，确保无遗漏款项。

实际应用例子

-例子1：生产部申请采购一批灯罩，采购部选择A、B、C三家供应商报价，最终确定A供应商因价格最低且质量稳定被选中，签订合同后按时到货。

-例子2：某供应商提供的LED灯珠抽检不合格，采购部要求其退回并赔偿损失，同时启动对D供应商的订单增加。

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第六章监督检查

1.检查主体

采购部负责日常监督检查，每季度联合质检部、财务部进行一次全面审核，确保制度执行到位。

2.检查频率

日常抽查与季度全面检查相结合，重点关注供应商资质、供货质量、合同履行情况等。

3.检查内容

-供应商档案是否完整。

-采购订单是否规范。

-质量检验记录是否齐全。

-付款流程是否合规。

4.问题整改

检查中发现的问题需限期整改，采购部跟踪落实情况，确保问题得到解决。

5.检查结果应用

检查结果纳入供应商绩效评估体系，作为调整合作策略的重要依据。

实际应用例子

-例子1：季度检查发现某供应商未按要求提供质检报告，采购部要求其补交并加强监管。

-例子2：检查发现采购部未及时更新供应商名单，责令其完善档案管理。

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第七章奖惩办法

1.奖励措施

对表现优秀的供应商给予以下奖励：

-优先获得大额订单。

-提供技术改进支持或培训机会。

-评选为“年度优质供应商”，给予荣誉证书或奖金。

2.惩罚措施

对违反制度的供应商采取以下措施：

-警告：首次违规可口头或书面警告。

-罚款：因质量问题导致生产延误的，可要求赔偿损失。

-终止合作：严重违规的，直接终止合同并列入黑名单。

3.内部奖惩

公司内部对采购人员设置绩效考核，如供应商选择合理、谈判价格优惠等可获奖励；因失误导致成本增加的需承担相应责任。

4.特殊情况处理

如遇不可抗力（如自然灾害、疫情等）导致供应商无法供货，经公司批准可临时调整采购计划，事后需补充说明。

5.申诉机制

供应商对处罚不服可向采购总监申诉，公司重新核实后作出最终决定。

实际应用例子

-例子1：某供应商连续三年供货质量稳定，公司授予其“年度优质供应商”称号，并给予10%的订单优先权。

-例子2：某供应商提供的塑料外壳有异味，公司要求其整改并赔偿生产损失，最终终止合作。

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第八章附则

1.解释权

本制度由公司采购部负责解释，如有疑