家具公司档案管理质量办法

家具公司档案管理质量办法家具公司档案管理质量办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司《内部控制基本规范》等相关法律法规制定，旨在规范公司档案管理行为，确保档案安全、完整、准确、系统、高效利用，防范档案管理风险，提升公司治理水平。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分子公司，涵盖设计、采购、生产、销售、财务、人事等各环节形成的具有保存价值的各类档案，包括纸质档案、电子档案及其他载体的档案资料。公司所有部门及员工均须遵守本制度规定。

1.3核心原则

档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全第一、注重利用的原则，确保档案管理全过程符合合规要求。

1.4制度地位

本制度是公司档案管理的基本制度，与公司《内部控制基本规范》《信息安全管理规定》《保密管理制度》等制度相互衔接，构成公司档案管理的制度体系。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立档案管理委员会作为档案管理决策机构，由总经理担任主任委员，分管副总经理担任副主任委员，各相关部门负责人为委员。档案管理委员会下设档案管理中心，隶属于行政部，负责档案管理的日常运作。各部门设立档案联络员，负责本部门档案的收集、整理与移交。

2.2决策机构与职责

档案管理委员会负责审定公司档案管理制度、重大档案管理事项，监督档案管理工作，协调解决跨部门档案管理问题。每年至少召开2次会议，形成会议纪要存档备查。

2.3执行机构与职责

档案管理中心负责制定档案管理细则，组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作，指导各部门档案工作，定期编制档案目录，建立档案数据库。各部门档案联络员负责本部门文件的形成、积累、整理与归档工作，确保归档文件符合规范要求。

2.4监督机构与职责

公司内部审计部门负责对公司档案管理制度的执行情况进行监督审计，每年至少开展1次专项审计，出具审计报告。档案管理委员会对档案管理工作进行定期检查，发现问题及时督促整改。

2.5协调机制

建立档案管理联席会议制度，由档案管理中心牵头，相关部门参加，每月召开1次会议，协调解决档案管理中的具体问题。各部门应积极配合档案管理工作，提供必要的资源支持。

第三章档案分类与标准

3.1管理目标与指标

档案管理目标是实现档案资源有效配置、档案信息安全保障、档案利用便捷高效。关键绩效指标包括档案完整率（≥98%）、档案准确率（≥99%）、档案利用满意度（≥90%）、档案安全事件发生次数（0次）。

3.2专业标准与规范

公司档案分为永久、长期（10-30年）、短期（1-10年）三类，具体分类标准见附件一。档案整理应遵循"收、整、立、编、存、用"六步法，纸质档案采用"三分四号"排列法，电子档案按元数据标准进行管理。

3.3管理方法与工具

采用"分类管理、集中统一、分级负责"的管理模式。使用档案管理信息系统进行电子档案管理，实现档案的全生命周期管理。建立档案卷内目录、专题目录、电子目录三级检索体系。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

公司档案管理主流程包括文件形成与收集、整理与归档、保管与鉴定、利用与销毁四个环节。文件形成部门负责文件初稿审核，档案联络员负责文件定稿与收集，档案管理中心负责整理归档，档案利用者按规定借阅，超出保管期限的档案按规定销毁。

4.2子流程说明

（1）设计档案管理流程：设计部门文件经审核、定稿后，由档案联络员收集归档，包括设计图纸、计算书、评审记录等。

（2）采购档案管理流程：采购部门文件经审核、定稿后，由档案联络员收集归档，包括采购合同、供应商资质、验收报告等。

（3）生产档案管理流程：生产部门文件经审核、定稿后，由档案联络员收集归档，包括生产计划、工艺文件、质量检验报告等。

（4）销售档案管理流程：销售部门文件经审核、定稿后，由档案联络员收集归档，包括销售合同、客户档案、售后服务记录等。

（5）财务档案管理流程：财务部门文件经审核、定稿后，由档案联络员收集归档，包括会计凭证、财务报表、税务文件等。

4.3流程关键控制点

（1）文件审核控制：文件在定稿前必须经过相关部门负责人审核，确保内容真实、完整、合规（高风险点）。

（2）归档时效控制：文件形成后应在30日内完成收集归档，电子文件应在7日内完成归档（中风险点）。

（3）档案保管控制：纸质档案应使用符合档案保管要求的库房，电子档案应异地备份，定期进行数据恢复测试（高风险点）。

4.4流程优化机制

建立档案管理流程评估制度，每年对档案管理流程进行评估，识别瓶颈环节，提出优化建议。采用RACI矩阵明确流程各环节责任主体，运用价值流图分析流程效率，持续改进档案管理流程。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

档案管理权限分为收集、整理、保管、利用、销毁五个方面，根据档案密级和保管期限设置不同权限。公司级档案由档案管理委员会审批，部门级档案由部门负责人审批，一般档案由档案联络员审批。具体权限分配见附件二。

5.2审批权限标准

（1）档案收集审批：公司级档案需总经理审批，部门级档案需分管副总经理审批，一般档案需部门负责人审批。

（2）档案利用审批：永久和长期档案需档案管理委员会审批，短期档案需档案管理中心审批，一般查询需部门负责人审批。

（3）档案销毁审批：永久档案不得销毁，长期档案需档案管理委员会审批，短期档案需档案管理中心审批。

5.3授权与代理机制

档案管理人员因故无法履行职责时，应书面委托其他档案管理人员代为处理，委托书应经部门负责人批准。档案管理人员每年至少参加1次档案管理培训，考核合格后方可上岗。

5.4异常审批流程

档案利用申请不符合审批权限的，应逐级上报至有权审批人；紧急情况需越级审批的，应经总经理批准。所有异常审批均需记录审批理由，并存档备查。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

档案管理人员应严格遵守档案管理制度，保持档案的完整性、准确性和安全性。档案收集应及时、完整，整理应符合规范要求，保管应确保安全，利用应提供便利，销毁应合规有序。

6.2监督机制设计

建立档案管理监督网络，由档案管理委员会、内部审计部门、各部门负责人组成，定期对档案管理工作进行监督。设立档案管理举报电话和邮箱，接受员工和社会监督。

6.3检查与审计

档案管理中心每月对各部门档案管理工作进行检查，出具检查报告。内部审计部门每年至少开展1次档案管理专项审计，形成审计报告，对发现的问题提出整改建议。公司定期开展档案管理质量评估，评估结果与部门绩效考核挂钩。

6.4执行情况报告

档案管理中心每季度向档案管理委员会提交档案管理工作报告，内容包括档案收集情况、整理情况、保管情况、利用情况、存在问题及改进措施等。报告应经行政部负责人审核，总经理批准。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

档案管理绩效考核指标包括档案收集及时率（≥95%）、档案完整准确率（≥98%）、档案保管安全率（100%）、档案利用满意度（≥90%）、档案管理制度执行率（100%）。考核结果与档案管理人员绩效考核挂钩。

7.2评估周期与方法

档案管理评估每年开展1次，采用问卷调查、实地检查、数据分析等方法进行。评估结果形成评估报告，经档案管理委员会审议，报总经理批准。

7.3问题整改机制

对评估发现的问题，档案管理中心应制定整改方案，明确整改责任人、整改措施和整改时限，报档案管理委员会审批。整改完成后，由档案管理中心组织验收，验收合格后方可销账。

7.4持续改进流程

建立PDCA循环改进机制，通过"计划-实施-检查-处置"四个环节持续改进档案管理工作。每半年召开1次档案管理改进研讨会，总结经验，发现问题，制定改进措施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予通报表扬、奖金奖励等表彰。奖励标准包括档案管理创新、档案利用效益、档案安全保护等方面。奖励程序包括提名、审核、审批、公示、发放。

8.2违规行为界定

（1）档案管理失职：未按制度要求收集、整理、保管档案的；

（2）档案损毁：故意或过失造成档案损毁、丢失的；

（3）档案泄密：违反档案保密规定，造成档案信息泄露的；

（4）档案利用违规：擅自提供、复印、销毁档案的。

8.3处罚标准与程序

对违规行为，根据情节轻重给予警告、罚款、降职、解聘等处理。处罚标准见附件三。处罚程序包括调查、认定、处理、告知、申诉。

8.4申诉与复议

受处罚人有权在收到处罚决定后30日内提出申诉，档案管理委员会负责组织复议，复议结果报总经理批准。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由档案管理委员会负责解释。

9.2相关制度索引

本制度与公司以下制度相互衔接：《内