化工公司生产耗材采购细则

化工公司生产耗材采购细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《企业内部控制基本规范》及ISO9001质量管理体系、REACH欧盟化学物质注册评估授权限制法规等国内外法律法规、行业标准和国际公约制定，旨在规范化工公司生产耗材采购行为，防控采购过程中的合规风险、质量风险和财务风险，提升采购效率与价值创造能力，符合公司国际化经营战略需求。针对当前采购管理中存在的流程冗长、信息不对称、供应商管理薄弱、风险防控不足等问题，核心目标在于构建标准化、透明化、智能化的采购管理体系。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有分子公司、事业部的生产耗材采购活动，涵盖原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等类别，涉及采购部、生产部、质量部、财务部、内控部等相关部门及岗位，包括正式员工、外包团队及合作单位。例外场景包括紧急采购（单次金额低于10万元且占年度采购总额≤1%）、内部调拨等，此类场景需经总经理办公会审批，并纳入专项管理。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及所在地法律法规，确保采购活动合法合规。

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门职责权限，实现权责统一。

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。

（4）效率优先原则：优化流程节点，缩短审批周期，提升采购效能。

（5）持续改进原则：基于绩效数据与风险反馈，动态优化制度流程。

（6）平等自愿原则：采购合同遵循公平、诚信、平等自愿原则，确保商业道德。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《供应商管理办法》等制度协同执行。制度冲突时，以本细则为准；交叉事项由内控部牵头协调。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理实行“董事会-总经理办公会-采购部-业务部门”四层级决策与执行架构。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会审议年度采购预算与超限采购方案；采购部统筹执行采购业务；业务部门提出采购需求并参与验收。监督层由内控部、审计部组成，实施全过程监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度采购总额＞5000万元的重大采购计划。

（2）董事会：审批重大采购（金额＞2000万元）或战略类采购（如核心专利耗材）。

（3）总经理办公会：审批金额100-2000万元的采购，或跨部门协作的专项采购。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：主责采购需求确认、供应商管理、合同签订、履约跟踪，需配备3名以上持证采购专员。

（2）生产部：主责耗材技术标准制定、验收确认，需指定2名材料工程师。

（3）质量部：主责质量检验与合规性审核，需通过CNAS认证。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购合同审批、供应商年度评估等三个关键内控环节，核查采购流程合规性。

（2）审计部：每年开展1次专项审计，重点检查金额＞500万元的采购项目。

2.5协调与联动机制

建立月度跨部门采购协调会，由采购部牵头；涉外采购需联合法务部、当地业务单元，确保符合属地法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）采购合规率≥98%；

（2）合同审批时效≤3个工作日；

（3）供应商合格率≥95%；

（4）库存周转率≥12次/年。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：严格执行ISO9001体系要求，危险化学品需符合REACH法规。

（2）合规标准：禁止向“一带一路”高风险地区采购易制爆物品。

（3）技术标准：关键耗材需通过第三方检测认证（如SGS）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（TCM），应用风险矩阵评估供应商风险。

（2）管理工具：通过ERP系统实现采购需求线上提报，OA系统管理合同审批。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求发起：业务部门填写《采购申请单》，经生产部技术参数确认后提交采购部。

（2）供应商选择：采购部从合格供应商库中筛选，高风险品类需质量部参与技术比选。

（3）合同签订：金额＞50万元的采购需采购部起草，法务部审核。

（4）执行与归档：财务部按合同支付，采购部跟踪到货，内控部定期抽查单据。

4.2子流程说明

（1）紧急采购流程：业务部门需附《紧急采购说明》，经部门负责人签字后加急上报。

（2）退货处理流程：质量部出具《不合格品报告》后，采购部联系供应商退换货，财务部调整付款。

4.3流程关键控制点

（1）供应商准入：高风险供应商需通过ISO14001+ISO45001双认证（高风险点）。

（2）合同审批：金额＞100万元的合同需总经理办公会审议（中风险点）。

（3）付款控制：到货验收合格后10个工作日内完成付款，财务部核查发票合规性（中风险点）。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头开展流程复盘，优化建议经采购部、财务部联合评估后报总经理办公会。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按金额/品类划分：常规耗材（≤20万元）由采购部审批，特种化学品（＞200万元）由董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：业务部门→采购部→财务部→总经理。

（2）超限审批路径：业务部门→采购部→法务部→董事会/总经理办公会。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人书面确认。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《风险评估报告》，由总经理特批并抄送内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：《采购申请单》需经3级签字确认。

（2）信息系统：ERP系统自动校验发票与合同条款匹配度。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查30份采购单据，审计部每季度开展突击检查。

（2）内控嵌入环节：采购合同审批（控制点：金额审核）、供应商评估（控制点：年度绩效考核）、付款执行（控制点：验收单核对）。

6.3检查与审计

专项审计覆盖上一年度金额＞3000万元的采购项目，审计结果纳入部门绩效考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部向总经理办公会提交《采购执行报告》，含合同完成率、超预算项等指标。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

采购部考核指标：采购成本降低率（权重40%）、供应商投诉率（权重30%）。业务部门考核指标：需求提报准确率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，通过ERP数据自动统计与现场核查结合完成。

7.3问题整改机制

整改按“一般（7个工作日）-重大（30个工作日）”分类，内控部跟踪销号。

7.4持续改进流程

每年1月由质量部牵头分析采购数据，形成《优化建议书》，经采购部评估后纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：年度采购成本降低＞5%的团队、发现重大合规风险的员工，奖励标准由总经理办公会确定。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：需求提报超期未处理（处1000元罚款）。

（2）较重违规：向不合格供应商采购（处金额10%罚款）。

8.3处罚标准与程序

处罚流程：调查取证→告知→审批→执行，违规员工可申请复议。

8.4申诉与复议

由人力资源部受理申诉，复议结果在收到申请后5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对供应商断供制定《替代方案清单》，由采购部、生产部共同编制。

9.2例外情况处理

例外采购需附《不可抗力证明》，经审计部核查后豁免考核。

9.3危机公关与善后

重大采购纠纷由法务部牵头，境外业务需聘请当地律师协助。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由内控部负责解释。

10.2相关制度索引

《公司内部控制手册》第5.3条款、《财务报销管理办法》第2.1条款。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，修订内容在官网公示5个工作日。

10.4生效与实施日期