某发动机厂档案管理工作制度

某发动机厂档案管理工作制度第一章总则

一、制定目的

为了规范公司档案管理，确保档案的完整性、安全性和有效性，提高档案利用效率，特制定本制度。档案管理是企业管理的重要组成部分，良好的档案体系有助于公司决策、工作衔接和责任追溯。

二、适用范围

本制度适用于发动机厂所有部门及员工，包括但不限于设计档案、生产档案、质量档案、设备档案、行政档案等。所有涉及档案形成、收集、整理、保管、利用和销毁的行为均需遵守本制度。

三、基本概念说明

1.档案指公司在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录，如纸质文件、电子文档、图纸、照片等。

2.档案形成者指直接创建或收集档案的部门或个人，如设计部、生产部、质检部等。

3.档案保管者指负责档案日常保管和管理的部门，如综合管理部档案室。

二、档案分类与归档要求

一、档案分类

公司档案分为以下几类：

1.设计档案包括产品图纸、技术规范、试验报告等，由技术部负责归档。

2.生产档案包括生产计划、工艺流程、设备维护记录等，由生产部负责归档。

3.质量档案包括质量检验报告、不合格品处理记录等，由质检部负责归档。

4.设备档案包括设备采购合同、维修记录等，由设备部负责归档。

5.行政档案包括劳动合同、会议纪要、规章制度等，由综合管理部负责归档。

二、归档要求

1.档案必须按类别、时间顺序整理，确保编号清晰、查找方便。

2.电子档案需定期备份，并与纸质档案同步管理。

3.涉密档案需加密存储，非授权人员不得接触。

三、档案借阅与利用

1.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后办理。

2.借阅档案需在规定时间内归还，如有损坏或遗失需赔偿。

3.档案利用需符合公司规定，不得擅自复制涉密档案。

三、档案保管与安全

一、档案保管环境

1.档案室需保持恒温恒湿，防止档案受潮或变形。

2.档案柜应定期检查，确保存放牢固，防止意外损坏。

3.档案室需安装防火、防盗设施，严禁存放易燃易爆物品。

二、档案销毁规定

1.过期档案需经部门负责人审批后销毁，并填写《档案销毁记录表》。

2.销毁档案需由两人以上监督，确保档案彻底销毁，不得恢复。

3.涉密档案不得销毁，需按规定移交保密部门处理。

四、档案数字化管理

一、数字化目标

1.逐步将纸质档案转化为电子档案，提高档案检索效率。

2.建立电子档案管理系统，实现档案的在线查询和共享。

二、数字化流程

1.电子档案需统一格式，扫描清晰，并附目录说明。

2.数字化档案需与纸质档案核对一致，确保信息准确。

3.数字化档案由综合管理部负责维护，定期更新系统。

五、档案管理责任

1.各部门负责人对本部门档案管理负责，确保档案完整齐全。

2.综合管理部负责监督全厂档案管理工作，定期检查落实情况。

3.员工需妥善保管个人工作档案，离职时按公司规定移交。

第四章档案保管要求

一、纸质档案保管

1.纸质档案需存放在档案柜中，按类别分层存放，避免挤压或日晒。

2.重要档案需装订成册，并标注页码和档案编号。

3.档案室需定期除虫消毒，防止档案受潮或被虫蛀。

二、电子档案保管

1.电子档案需存储在专用服务器上，并设置访问权限。

2.电子档案需定期备份，备份文件存储在异地，防止数据丢失。

3.电子档案的删除需经审批，并记录操作时间及人员。

三、涉密档案保管

1.涉密档案需单独存放，档案柜需上锁，并指定专人保管。

2.涉密档案的借阅需经主管领导批准，并记录借阅人及时间。

3.涉密档案的销毁需按保密规定执行，不得留有残片。

四、档案室管理

1.档案室需指定专人负责，非档案管理人员不得随意进入。

2.档案室门需保持关闭，离开时需确认锁好。

3.档案室钥匙需由保管人员妥善保管，不得外借。

五、档案保管期限

1.设计档案：永久保存。

2.生产档案：至少保存5年。

3.质量档案：至少保存3年。

4.设备档案：至少保存10年。

5.行政档案：至少保存2年。

第五章操作流程说明

一、档案收集与整理

1.各部门每月5日前将当月档案汇总至综合管理部。

2.综合管理部对档案进行分类、编号，并录入电子系统。

3.档案整理完毕后，纸质档案存放在档案室，电子档案同步上传系统。

二、档案借阅流程

1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号及借阅目的。

2.部门负责人签字批准后，交由综合管理部办理借阅手续。

3.借阅人需在规定时间内归还档案，如有损坏需照价赔偿。

三、档案销毁流程

1.需销毁的档案需填写《档案销毁申请表》，说明销毁原因及档案范围。

2.部门负责人及综合管理部负责人签字后，报主管领导审批。

3.销毁时需两人以上监督，并记录销毁时间、人员及方式。

四、电子档案管理流程

1.电子档案需按格式要求扫描，并附电子目录。

2.电子档案上传前需核对纸质档案，确保信息一致。

3.借阅电子档案需输入密码，系统自动记录操作日志。

五、特殊情况处理

1.如遇档案遗失，需立即上报并调查原因，同时补办档案。

2.如遇档案损坏，需拍照存证并申请修复，修复后归档。

3.如遇档案争议，需由综合管理部协调解决，必要时报主管领导处理。

第六章监督检查

一、检查责任

1.综合管理部负责定期检查全厂档案管理工作。

2.各部门负责人需配合检查，提供相关档案及记录。

3.监督检查每年至少进行两次，确保制度落实到位。

二、检查内容

1.档案分类是否齐全，归档是否及时。

2.档案保管是否规范，是否存在破损或丢失。

3.档案借阅是否合规，记录是否完整。

4.电子档案备份是否正常，系统运行是否稳定。

三、检查结果处理

1.对检查中发现的问题，需限期整改并跟踪落实。

2.对违反档案管理制度的员工，需按公司规定处理。

3.检查结果需形成报告，报主管领导审阅存档。

四、检查方式

1.现场抽查：随机抽取部门档案进行检查。

2.系统核查：登录电子档案系统，核对数据完整性。

3.问卷调查：向员工了解档案管理情况，收集意见建议。

五、检查记录

1.检查过程需详细记录，包括检查时间、人员、内容及结果。

2.检查报告需存档，作为绩效考核的参考依据。

3.对检查中发现的典型问题，需通报全厂，以示警示。

第七章奖惩办法

一、奖励办法

1.对档案管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰或奖励。

2.奖励形式包括奖金、晋升或评优，具体标准由主管领导决定。

3.每年评选一次“档案管理先进部门”，并在全厂大会上进行表彰。

二、处罚办法

1.对违反档案管理制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款或降级。

2.档案丢失或损坏，需照价赔偿，并追究相关责任人的责任。

3.对故意破坏档案的行为，公司将依法处理，情节严重的移交司法机关。

三、特殊情况处理

1.如因不可抗力导致档案损坏，经核实后可免除责任。

2.如因系统故障导致电子档案丢失，需及时修复并加强防范措施。

3.对因疏忽导致的问题，需进行批评教育并加强培训，避免类似情况再次发生。

四、奖惩记录

1.奖惩情况需记录在案，作为员工绩效考核的参考。

2.对处罚的员工，需进行谈话教育，帮助其认识错误并改进工作。

3.奖惩结果需公示，以起到警示作用，促进全员重视档案管理。

五、奖惩标准

1.奖励标准：档案分类完整、归档及时、保管规范、利用高效的部门或个人。

2.处罚标准：档案丢失、损坏、泄密、销毁不合规等行为，根据情节轻重处罚。

3.奖惩执行：由综合管理部提出建议，主管领导审批后执行。

第八章附则

一、解释权

本制度由综合管理部负责解释，如有疑问可随时咨询相关部门。

二、执行时间

本制度自发布之日起执行，所有员工需严格遵守。

三、修订办法

1.如遇国家政策变化或公司发展需要，