家具公司销售合同质量制度

家具公司销售合同质量制度家具公司销售合同质量制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况制定，旨在规范销售合同管理，防范合同质量风险，提升合同履约效率，保障公司合法权益，促进销售业务健康发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同的设计、拟定、审核、签订、履行及归档等全流程管理。适用于销售部、法务部、财务部、仓储部等所有涉及销售合同管理的部门及员工。

1.3核心原则

销售合同质量管理遵循合法合规、风险可控、效率优先、权责明确、持续改进的核心原则。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理体系的重要组成部分，与《公司合同管理制度》、《公司法律风险防控体系》等制度相互衔接，共同构成公司合同管理框架。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立销售合同质量管理委员会作为最高决策机构，由总经理牵头，成员包括销售总监、法务总监、财务总监。委员会下设合同管理办公室（设在法务部），负责日常管理工作。各部门指定合同管理员作为具体执行人。

2.2决策机构与职责

销售合同质量管理委员会负责制定合同质量管理政策，审批重大合同质量风险控制标准，审议重大合同纠纷处理方案，监督全公司合同质量管理工作的实施。

2.3执行机构与职责

销售部负责合同基础条款拟定、商务条款审核；法务部负责法律条款审核、风险识别；财务部负责付款条款审核、资金风险控制；仓储部负责交货条款审核、履约支持。

2.4监督机构与职责

内审部定期对销售合同管理流程进行审计，评估内控有效性，提出改进建议。审计结果作为绩效考核的重要依据。

2.5协调机制

建立跨部门合同管理联席会议制度，每月召开一次，解决合同管理中的疑难问题。设立合同管理沟通平台（邮箱/系统），确保信息及时传递。

第三章销售合同标准管理

3.1管理目标与指标

合同拟定及时率≥95%，合同审核通过率≥90%，合同履行合格率≥98%，重大合同纠纷发生率≤0.5%，合同管理合规差错率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

公司统一制定标准合同模板库，根据客户类型、产品类型、交易金额分为基础型、标准型、高级型三类模板，由法务部维护更新。

3.2.2合同要素标准化

合同必须包含公司全称、法定代表人、地址、联系方式、产品规格、数量、价格、交付时间地点、付款方式、违约责任、争议解决、法律适用等法定必备条款。

3.2.3合同编号规则

采用"年份-部门代码-序号"三级编号，如2023-SL-001，由销售部按月统一编号。

3.3管理方法与工具

3.3.1合同评审方法

采用"三阶评审法"：部门内部初审→跨部门会审→管理层审批。重点审核合同合法性、合规性、可行性。

3.3.2合同管理工具

使用合同管理系统实现电子化管理，与ERP、CRM系统对接，实现数据共享。系统应具备电子签章、版本控制、预警提醒、统计分析等功能。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售线索→合同初稿拟定→合同内部评审→客户沟通修订→合同最终审核→合同签订→合同归档→合同履行跟踪→合同结算→合同后评估。

4.2子流程说明

4.2.1合同拟定流程

销售代表根据客户需求选择合适模板，填写商务条款，法务部提供法律条款支持。合同初稿需经销售经理审核。

4.2.2合同评审流程

评审小组由销售、法务、财务相关人员组成，对合同进行逐条审核，重大合同需提交质量管理委员会审议。

4.2.3合同履行管理流程

销售部负责交付跟踪，法务部负责争议预警，财务部负责款项催收，各环节发现问题及时上报。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点

（高风险）重大合同拟定前法律风险评估

（高风险）付款方式安全性评估

（高风险）客户信用额度验证

4.3.2中风险控制点

合同模板使用合规性检查

合同必要条款完整性审核

合同编号规范性检查

4.3.3低风险控制点

合同格式规范性检查

附件完整性审核

签署流程合规性检查

4.4流程优化机制

建立合同流程后评估制度，每季度对流程效率、风险发生情况进行评估，提出优化建议。优秀实践及时推广。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同审批权限根据合同金额、客户等级、合同类型确定：

5.1.1金额审批

10万元以下：销售部经理审批

10-50万元：销售总监审批

50万元以上：总经理审批

5.1.2客户等级审批

普通客户：销售经理审批

VIP客户：销售总监审批

战略客户：总经理审批

5.1.3合同类型审批

简单合同：部门内部审批

复杂合同：跨部门会审

涉外合同：质量管理委员会审批

5.2审批权限标准

审批人必须基于合同条款、风险评估结果、公司政策进行审批，不得越权审批。特殊情况下需报质量管理委员会特别审批。

5.3授权与代理机制

公司授权销售人员代表公司签订合同，授权书需经法务部备案。授权范围明确，有效期限制。代理人需提供授权证明。

5.4异常审批流程

审批人发现重大风险或权限不足时，应将合同转至更高级别审批或提交质量管理委员会审议。异常审批需记录原因及处理方案。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

6.1.1合同拟定标准

使用标准模板，条款清晰明确，无歧义表述。特殊条款需双方签字确认。

6.1.2合同审核标准

法务部审核重点为合法性、合规性；财务部审核重点为资金安全；销售部审核重点为商务合理性。

6.1.3合同签署标准

采用电子签章或现场签署，签署过程记录存档。涉外合同需符合外事规定。

6.2监督机制设计

建立合同质量监督小组，由法务部牵头，成员来自各相关部门，负责抽查合同执行情况。

6.3检查与审计

内审部每半年对合同管理执行情况进行检查，重点检查高风险环节的管控情况。

6.4执行情况报告

合同管理部门每月提交合同质量报告，包括合同数量、审批时效、风险事件、改进建议等。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

7.1.1销售部考核指标

合同质量差错率、客户投诉率、合同履约支持满意度

7.1.2法务部考核指标

合同审核时效、风险识别准确率、纠纷处理效果

7.1.3财务部考核指标

付款风险控制率、资金周转效率

7.2评估周期与方法

按季度进行考核评估，采用定量与定性相结合的方法，评估结果与绩效考核挂钩。

7.3问题整改机制

建立问题台账，明确整改责任人、完成时限，定期跟踪整改效果。重大问题需提交质量管理委员会讨论。

7.4持续改进流程

设立合理化建议渠道，鼓励员工提出合同管理改进建议。优秀建议给予奖励，并纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励标准

合同管理创新奖、优秀合同案例奖、零差错奖等。

8.1.2奖励程序

个人或团队提出申请，部门推荐，质量管理委员会审批。

8.2违规行为界定

8.2.1轻微违规

使用过期模板、格式错误等。

8.2.2严重违规

签订违法合同、重大条款缺失、泄露商业秘密等。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

警告、通报批评、扣绩效、降级、解雇等。

8.3.2处罚程序

法务部调查核实，相关部门认定，总经理审批。

8.4申诉与复议

受处罚人员可在收到处罚通知后5个工作日内提出申诉，由质量管理委员会组织复议。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释。