某轮胎厂采购合同管理规范

某轮胎厂采购合同管理规范某轮胎厂采购合同管理规范

一、总则

1.制定目的

本制度旨在规范公司采购合同的管理，明确合同签订、履行、变更、终止等环节的操作流程，确保合同内容合法合规，降低采购风险，提高工作效率，保障公司利益。通过标准化管理，减少因合同问题导致的纠纷和损失，提升采购工作的透明度和可控性。

2.适用范围

本制度适用于公司所有涉及采购活动（包括原材料、设备、服务、外包等）的部门及人员，特别是采购部、财务部、法务部、生产部等相关部门。所有采购合同必须按照本制度执行，不得擅自变更或绕过规定流程。

3.基本概念说明

-采购合同：指公司为获取商品、服务或工程而与供应商签订的具有法律效力的协议。

-合同签订人：指经公司授权，负责代表公司与供应商签订合同的员工，需具备相应的权限和资质。

-合同履行：指双方按照合同约定，逐步完成各自义务的过程，包括交货、付款、验收等环节。

-合同变更：指在合同生效后，双方经协商一致对合同内容进行的修改或补充。

-合同终止：指合同因约定履行完毕、解除、违约等原因而结束法律效力。

二、采购合同签订管理

1.合同需求确认

采购需求必须由需求部门提出，并填写《采购申请单》，详细说明采购物品、数量、规格、预算、供应商建议等。采购部审核需求合理性，必要时需经技术部或生产部确认。

2.供应商选择与评估

采购部根据需求组织供应商筛选，优先选择已通过公司认证的合格供应商。评估供应商时，需考虑其资质、信誉、价格、交货能力等因素，必要时进行实地考察或样品测试。

3.合同条款审核

合同条款必须清晰、完整，涉及价格、付款方式、交货时间、质量标准、违约责任等内容需明确约定。法务部必须参与重大合同的审核，确保条款合法合规，避免潜在风险。

4.合同签订流程

-采购部与供应商协商确定合同内容，经双方领导审批后，由法定代表人或授权代表签字盖章。

-电子合同需符合电子签名法要求，双方需确认电子签名的有效性。

-合同签订后，原件由法务部存档，复印件分发给采购部、财务部等相关部门。

5.合同归档管理

每份合同签订后，需及时录入《合同台账》，注明合同编号、签订日期、供应商、金额、履行期限等信息。电子版合同与纸质版合同一并存档，确保可追溯。

三、采购合同履行监督

1.交货进度跟踪

采购部需根据合同约定，跟踪供应商的交货进度，确保按时到货。如遇延迟，应及时与供应商沟通，并书面记录原因及解决方案。

2.质量验收管理

物料到货后，由生产部或技术部按合同标准进行验收，填写《验收报告》。验收合格方可入库，不合格需及时退回并要求供应商整改。

3.付款进度控制

财务部根据合同约定及验收结果，审核付款申请。需确保供应商提供的发票、验收单等资料齐全，避免超额或错付。重大合同付款需经财务总监审批。

4.履约异常处理

如供应商出现违约行为（如延迟交货、质量不合格等），采购部需立即启动违约处理流程，收集证据并要求供应商承担责任。必要时可启动法律程序。

5.合同变更管理

合同履行过程中，如需变更条款（如数量、价格、交期等），需双方书面协商一致，并签订《合同补充协议》，经法务部审核后存档。

四、采购合同风险控制

1.合同风险识别

采购部需定期梳理合同条款，识别潜在风险，如付款风险、质量风险、法律风险等。对高风险合同需加强审核，必要时寻求外部法律意见。

2.履约担保要求

对金额较大或履约周期较长的合同，可要求供应商提供履约保证金或银行保函，以降低违约风险。具体要求需在合同中明确约定。

3.争议解决机制

合同中需明确争议解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼。优先选择协商解决，协商不成的再按合同约定处理。

4.合同终止管理

合同履行完毕后，双方需确认无遗留问题，并办理合同终止手续。如需解除合同，需书面说明原因，并明确责任划分。

5.履约记录管理

采购部需建立《合同履行记录表》，记录每次交货、验收、付款等信息，确保合同履行过程可追溯，为后续审计提供依据。

五、采购合同档案管理

1.合同文件整理

每份合同的相关文件（包括合同正本、补充协议、验收单、付款凭证等）需统一归档，按合同编号或签订日期排序，确保完整、清晰。

2.电子档案管理

法务部需建立电子合同管理系统，对合同进行分类存储，并设置访问权限。确保电子档案安全、可查阅，避免数据丢失或篡改。

3.档案借阅流程

内部人员因工作需要查阅合同档案，需填写《档案借阅申请单》，经部门主管批准后由档案管理员提供。查阅完毕后需及时归还。

4.档案销毁规定

合同履行期满且无争议后，可按规定程序销毁档案。销毁前需填写《档案销毁申请单》，经法务部审批后执行，并记录销毁时间、人员等信息。

5.档案保管责任

档案管理员需定期检查合同档案的完整性，发现破损或缺失需及时修复或补充。如因保管不当导致问题，需追究相关人员责任。

六、采购合同监督检查

1.检查责任部门

法务部牵头负责采购合同管理的监督检查，采购部、财务部配合提供相关资料。每季度至少开展一次全面检查，确保制度执行到位。

2.检查内容范围

检查内容包括合同签订流程、条款审核、履行监督、变更记录、档案管理等环节，重点关注是否存在违规操作、风险隐患等问题。

3.检查方式方法

检查以抽查为主，随机抽取一定比例的合同进行审核，同时查阅相关记录和流程文件。对发现的问题需形成《检查报告》，并要求整改。

4.检查结果处理

检查结果需向公司管理层汇报，对存在问题的部门或个人，视情节严重程度给予警告、罚款或降职处理。整改不到位的需追究部门负责人责任。

5.持续改进机制

检查中发现的问题需纳入制度优化范围，定期修订完善相关流程，提升合同管理水平。

七、奖惩办法

1.奖励规定

对在合同管理中表现突出的部门或个人，如合同履约率高、风险控制得当、档案管理规范等，公司给予通报表扬或绩效奖励。

2.违规处理

-未经授权签订合同或擅自变更条款的，对责任人处以500-2000元罚款，情节严重的解除劳动合同。

-因合同管理不善导致公司损失的，需追究相关责任人的赔偿责任。

-伪造、篡改合同档案的，视情节轻重给予纪律处分或移送司法机关处理。

3.特殊情况处理

如遇紧急情况（如自然灾害、供应商突发危机等），可适当简化流程，但事后需补办手续并说明原因。重大特殊情况需经公司管理层审批。

4.申诉机制

受处罚人员可向人力资源部提出申诉，公司需在收到申诉后3个工作日内组织复核，并给出最终处理意见。

5.奖惩记录管理

所有奖惩情况需记录在案，作为员工绩效考核和晋升的重要依据。

八、附则

1.解释权归属

本制度由法务部负责解释，如有疑问