2026年共享办公空间运营公司资金管理制度

2026年共享办公空间运营公司资金管理制度第一章总则第一条为规范公司资金管理行为，保障资金安全、提高资金使用效率、防范资金风险，结合共享办公空间多站点运营、资金收支分散（各站点租金收款、运维支出）、资金流转频繁的业务特点，依据《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》《人民币银行结算账户管理办法》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度所称“资金”，是指公司拥有的现金、银行存款、银行承兑汇票、微信/支付宝等第三方支付账户资金，以及用于日常运营的备用金；本制度覆盖资金预算、收入、支出、账户、监控、风险防控等全流程管理。第三条本制度适用于公司财务部、各共享办公空间站点及全资/控股子公司；外包合作方涉及资金往来的，参照本制度核心条款执行。第四条资金管理遵循“集中管控、分级使用、安全优先、效益兼顾、全程留痕”的核心原则：集中管控指公司层面统一管理资金账户、统筹资金调配；分级使用指各站点在授权范围内使用资金；安全优先指建立资金支付双重审核、账户权限分级等防控机制；效益兼顾指在保障运营的前提下提高闲置资金收益；全程留痕指所有资金收支行为均有记录可追溯。第五条公司财务部是资金管理的归口部门，设资金管理专员不少于1名，负责资金预算编制、账户管理、资金收付、对账监控、风险防控等工作；各站点指定专人作为资金联络人，负责本站点资金收入归集、支出初审、日常对账及备用金管理，对本站点资金收支的真实性、合规性负责。第六条资金管理实行“统一账户体系、统一预算管控、统一支付审批、分级执行落地”的管理模式，公司层面统一开立和管理银行账户，统一制定资金预算，统一设定支付审批权限；各站点按预算及授权完成日常资金收支，财务部对全公司资金安全及使用效率负最终责任。第二章资金管理职责分工第七条财务部资金管理职责：（一）制定并修订资金管理制度及配套细则，明确资金收支、账户、预算管理的具体标准；（二）开立、变更、注销公司资金账户，管理账户网银U盾、密码等安全介质；（三）编制公司月度/季度/年度资金预算，监控预算执行情况，分析资金缺口或闲置情况；（四）办理公司层面资金收付业务，审核各站点资金支付申请，统筹跨站点资金调拨；（五）每日核对资金账户余额，每月编制资金收支明细表、资金状况分析报告；（六）建立资金风险防控机制，识别并处置资金支付、账户安全等方面的风险隐患。第八条各站点资金管理职责：（一）按制度要求归集本站点资金收入（租金、增值服务费等），不得截留、挪用；（二）在预算范围内提出本站点资金支出申请，初审支出票据的真实性、合理性；（三）管理本站点备用金，按规定报销备用金支出，定期盘点备用金余额；（四）配合财务部完成资金对账工作，及时反馈本站点资金收支异常情况；（五）妥善保管本站点资金收款凭证、付款申请单等资料，按要求移交财务部归档。第九条审批人资金管理职责：（一）部门/站点负责人：审核本站点资金支出申请的真实性、必要性，签署初审意见；（二）财务负责人：审核资金支出的合规性、预算匹配度，审批授权范围内的资金支付；（三）总经理：审批大额资金支出、超预算资金支出、特殊资金支出，对资金支付的最终合规性负责。第三章资金预算管理第十条资金预算编制：（一）各站点每月规定日期前，编制本站点次月资金收支预算（收入包括工位租赁收入、增值服务收入等，支出包括场地租金、运维费、办公费等），报财务部汇总；（二）财务部汇总各站点预算后，结合公司层面支出（人力成本、营销费、税费等）编制公司整体资金预算，经财务负责人审核、总经理审批后下发执行；（三）资金预算需明确收支项目、金额、时间节点，重点标注大额收支（如年度场地租金支付、季度营销费投放），确保预算与公司运营计划匹配。第十一条资金预算执行：（一）各站点资金收支严格按预算执行，无预算的支出原则上不予支付；（二）财务部每日监控资金预算执行进度，对超预算支出预警，每周向管理层报送预算执行情况；（三）因业务调整需增加支出预算的，需由站点提交《资金预算调整申请单》，说明调整原因、金额，按审批权限报财务负责人或总经理审批。第十二条资金预算分析：财务部每月对资金预算执行情况进行分析，对比实际收支与预算的差异，分析差异原因，提出优化资金使用效率的建议，形成《资金预算执行分析报告》报管理层。第四章资金收入管理第十三条资金收入范围：涵盖各站点工位租赁收入、会议室/洽谈室租赁收入、打印/复印等增值服务收入、广告投放收入、客户服务费等全部运营收入。第十四条资金收入归集要求：（一）各站点收取的现金收入，需在收款当日缴存至公司指定账户，不得坐支（即不得直接用收款支付费用），特殊情况需坐支的，需报财务部审批；（二）各站点通过微信/支付宝收取的资金，需在每月规定日期前提现至公司指定账户，提现记录需留存备查；（三）客户通过银行转账支付的资金，需直接汇入公司指定账户，站点需核对到账信息，及时在系统中登记收款明细；（四）各站点不得私自开立收款账户，不得将公司资金转入个人账户，不得截留、挪用、延迟归集资金。第十五条资金收入对账：（一）各站点每日核对收款记录（收款凭证、系统台账）与实际到账金额，确保账实相符；（二）财务部每月与各站点核对收入归集情况，与银行流水核对收款总额，确保所有收入均已归集至公司账户；（三）发现收款差异的，需在3个工作日内查明原因，属于客户少付、漏付的，及时催收；属于记账错误的，及时更正。第五章资金支出管理第十六条资金支出范围：涵盖场地租金、运维费、办公费、营销费、人力成本、税费、备用金报销等与公司运营相关的全部支出。第十七条资金支出审批流程：（一）支出申请：申请人填写《资金支付申请单》，注明支出事由、金额、收款方、支付方式，附相关票据（发票、合同、验收单等），提交至站点/部门负责人；（二）初审：站点/部门负责人审核支出的真实性、必要性，签署审核意见；（三）财务审核：财务部审核支出票据的合规性、预算匹配度、收款方信息准确性，签署审核意见；（四）分级审批：小额支出由财务负责人审批，大额支出、超预算支出报总经理审批；（五）支付执行：财务部根据审批通过的申请单，通过银行转账方式支付资金，禁止无审批、超审批金额支付；（六）资料归档：财务部将支付申请单、票据、银行回单等资料整理归档，留存备查。第十八条备用金管理：（一）各站点可申请定额备用金，用于支付小额、紧急的日常支出（如办公用品采购、小额维修费），备用金额度按站点规模核定，不得超额度申请；（二）备用金由站点指定专人保管，实行“定额管理、专款专用、定期报销”，保管人需登记备用金收支台账；（三）备用金支出后，保管人需在10个工作日内凭合规票据报销，补足备用金额度；超过时限未报销的，暂停该站点备用金使用；（四）财务部每季度对各站点备用金进行盘点，核对台账与实际金额，发现短款的由保管人承担赔偿责任。第十九条禁止性支出规定：（一）禁止支付与公司运营无关的个人消费、娱乐消费等支出；（二）禁止无合规票据、无审批手续的资金支出；（三）禁止向未签订合同、无业务往来的单位或个人支付资金；（四）禁止拆分大额支出规避审批权限，禁止通过个人账户中转公司资金支付。第六章资金账户管理第二十条账户开立与注销：（一）公司资金账户（银行账户、第三方支付账户）由财务部统一开立，开立前需提交申请，经财务负责人审核、总经理审批；（二）各站点不得私自开立任何形式的资金账户，确因业务需要开立的，需报公司财务部审批，纳入公司统一管理；（三）闲置超过规定时限的账户，财务部及时办理注销手续，注销前需核对账户余额，确保资金全部归集至主账户。第二十一条账户日常管理：（一）账户网银U盾、密码、开户资料等由财务部专人分开保管，不得由一人保管全部支付介质，密码定期更换；（二）账户资金实行“收支两条线”管理，收款账户仅用于归集收入，付款账户仅用于支付支出，不得混用；（三）财务部每日查询账户余额，每月打印银行对账单，与公司账面余额核对，编制银行存款余额调节表，处理未达账项；（四）禁止出租、出借公司资金账户，禁止利用公司账户为他人代收代付资金。第二十二条资金调拨管理：跨站点资金调拨由财务部根据预算及资金状况提出申请，经财务负责人审核、总经理审批后执行，调拨完成后及时登记调拨台账，确保资金流向可追溯。第七章资金监控与风险防控第二十三条日常监控：财务部建立资金监控台账，每日记录资金收支明细、账户余额，对大额资金收支、异常资金流动实时预警，及时向管理层报告。第二十四条定期核查：（一）财务部每月开展资金专项核查，重点核查账户安全、资金归集完整性、支付审批合规性；（二）每季度由审计部（或外部审计机构）对资金管理制度执行情况进行审计，形成《资金管理审计报告》；（三）核查发现的问题，制定整改措施，明确整改时限，由财务部跟踪整改完成情况。第二十五条风险防控：（一）支付风险防控：建立资金支付双重审核机制，大额支付需双人复核，确认收款方信息无误后再支付；（二）账户安全防控：定期更新账户密码、网银权限，安装账户安全防护软件，防范账户被盗、信息泄露；（三）舞弊防控：严禁员工利用职务之便挪用、侵占公司资金，严禁虚构业务套取资金，对异常收款、付款行为及时核查。第八章责任追究第二十六条有下列情形之一的，追究相关责任人责任：（一）截留、挪用、侵占公司资金，或私设“小金库”的；（二）未按规定归集资金收入，导致资金流失的；（三）无审批、超审批权限支付资金，或虚构业务套取资金的；（四）泄露账户密码、网银U盾等安全介质，导致资金被盗的；（五）未按规定核对资金账户，导致账实不符且造成损失的；（六）出租、出借公司账户，或为他人代收代付资金的。第二十七条责任追究方式：（一）情节较轻的，给予批评教育、经济处罚（扣减绩效、追回损失资金）；（二）情节较重的，给予岗位调整、解除劳动合同；（三）造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；（四）涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第九章附则第二十八条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》及公司其他财务管理制度执