2026年古籍修复公司供应商管理管理制度

2026年古籍修复公司供应商管理管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司供应商管理全流程，保障古籍修复所需材料、设备、服务的质量与供应稳定性，适配古籍修复行业专业性、稀缺性、安全性的核心需求，降低供应链风险，优化采购成本，建立长期稳定、互利共赢的供应商合作关系，结合《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》等法律法规及公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有供应商的准入、合作、评估、退出等全流程管理工作，涵盖古籍修复核心材料供应商（宣纸、古籍修复专用糨糊、墨汁、防虫防霉剂、碑帖拓片材料等）、专业设备供应商（古籍数字化扫描设备、修复操作台、恒温恒湿存储设备等）、配套服务供应商（物流配送、仓储托管、材料检测、古籍修复技术咨询等）的管理，公司采购部、修复业务部、质量管理部等相关部门及工作人员均需严格遵守。第三条基本原则质量优先原则：供应商提供的产品/服务需符合古籍修复行业质量标准及公司定制化要求，核心修复材料需满足非遗技艺传承、古籍文物保护的安全规范，优先选择具备相关质量认证的供应商。合规合法原则：供应商需具备合法经营资质，无违法违规经营记录，合作过程严格遵守国家法律法规及行业监管要求，杜绝采购假冒伪劣、不合规的修复材料。适配性原则：供应商的产品特性、供货能力、服务水平需与公司古籍修复业务需求相匹配，如稀缺修复材料的供应稳定性、设备供应商的售后响应效率等需贴合业务实际。成本可控原则：在保障质量与供应稳定性的前提下，通过比价、议价、长期合作协议等方式优化采购成本，避免无效成本支出，提升供应链性价比。动态管理原则：对供应商实施全生命周期动态管理，定期评估合作效果，及时淘汰不合格供应商，补充优质供应商资源，保持供应链的活力与稳定性。互利共赢原则：与核心供应商建立长期战略合作关系，通过信息共享、需求同步、联合研发等方式，共同提升古籍修复材料/设备的适配性，实现双方可持续发展。第二章供应商分类与准入标准第四条供应商分类核心类供应商：指提供古籍修复核心材料（如手工宣纸、专用糨糊、非遗级修复工具）、关键设备（如高精度古籍扫描仪）的供应商，此类供应商直接影响古籍修复质量与业务开展，需重点管理。常规类供应商：指提供通用辅助材料（如普通收纳盒、办公耗材）、基础服务（如普通物流配送）的供应商，此类供应商供应品类标准化程度高，可替代性较强。特殊类供应商：指提供稀缺修复材料（如绝版碑帖拓片原料、特定年代复刻纸张）、定制化服务（如古籍修复技术专项咨询、设备定制改造）的供应商，此类供应商资源稀缺，需建立专属合作机制。第五条通用准入标准具备合法有效的营业执照、税务登记证等基础经营资质，经营范围涵盖所供应的产品/服务类别，注册经营年限不少于2年（特殊稀缺品类供应商可放宽至1年）。无被市场监管部门列入经营异常名录、严重违法失信名单的记录，近3年内无重大质量投诉、安全事故、违法违规经营等不良记录。具备稳定的供货/服务能力，能够满足公司月度/季度采购需求，核心类供应商需具备应急供货能力（如突发修复项目的材料加急供应）。具备规范的售后服务体系，明确售后响应时限、产品质保期、问题处理流程等，核心设备供应商需提供上门安装、调试、维修等服务。能够提供符合国家相关标准的产品质量检测报告、环保认证等文件，涉及古籍文物保护的材料需提供无腐蚀性、无有害成分的检测证明。第六条分类准入标准核心类供应商额外标准：核心修复材料供应商需具备古籍修复材料生产的专项资质或行业认证，如宣纸供应商需提供非遗传承工艺认证；设备供应商需提供产品适配古籍修复场景的专项检测报告，且具备3年以上相关设备生产/销售经验。常规类供应商额外标准：需提供近6个月内的产品抽检合格证明，具备批量供货的仓储能力，物流配送时效需满足公司采购周期要求（一般不超过3个工作日）。特殊类供应商额外标准：需提供稀缺材料/服务的来源合规证明，如绝版纸张需提供文物保护部门认可的流通证明；定制化服务供应商需提供相关领域的专业资质证书（如古籍修复高级技师认证、文物保护工程咨询资质等）。第三章供应商准入管理流程第七条供应商信息收集采购部负责供应商信息的收集工作，渠道包括行业协会推荐、古籍修复展会资源、同行合规推荐、公开招标平台、定向调研等，确保信息来源合法合规。收集的信息需包含供应商基本资质、产品/服务品类、质量标准、供货能力、报价体系、售后服务条款、合作案例（尤其是古籍修复行业合作案例）等核心内容，填写《供应商信息登记表》。对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除资质不全、明显不符合准入标准的供应商，形成待审核供应商名单。第八条资质审核采购部联合质量管理部对候选供应商的资质文件进行审核，重点核查资质文件的有效性（是否在有效期内）、真实性（可通过国家企业信用信息公示系统等平台核验）、完整性（是否覆盖准入标准要求的所有资质）。审核过程中需留存资质文件复印件（加盖供应商公章），对审核发现的资质瑕疵（如部分认证即将到期），需要求供应商限期补充或出具书面说明，无法补正的取消候选资格。资质审核完成后填写《供应商资质审核表》，明确审核结论（通过/不通过/补充材料后复审），由审核人员签字确认。第九条实地考察（如需）核心类供应商、特殊类供应商需进行实地考察，由采购部、修复业务部、质量管理部组成考察小组，提前制定考察提纲，明确考察重点（生产/仓储环境、质量管控流程、供货能力验证等）。考察过程中需记录供应商的生产/服务现场情况，核实供货能力、质量管控措施是否与申报信息一致，与供应商负责人沟通合作细节及定制化需求的满足能力。考察完成后形成《供应商实地考察报告》，明确考察意见，作为供应商准入评审的重要依据；常规类供应商可根据实际情况决定是否实地考察。第十条样品核验/服务试体验对提供实物产品的供应商，需要求其提供代表性样品，由质量管理部联合修复业务部进行核验，核验内容包括产品外观、材质、适配性（如宣纸的吸墨性、柔韧性是否符合修复要求）、质量检测指标等，填写《样品核验报告》。对提供服务类的供应商，需开展试体验，如物流供应商的配送时效试测、技术咨询供应商的专项答疑试体验等，由使用部门评估服务效果，填写《服务试体验评估表》。样品核验/服务试体验不合格的供应商，取消准入资格；存在轻微瑕疵且可整改的，可要求供应商限期整改后重新核验。第十一条准入评审采购部组织召开供应商准入评审会，参会人员包括采购部负责人、修复业务部负责人、质量管理部负责人、公司分管采购的管理人员等。评审会需审核供应商的资质审核结果、实地考察报告（如有）、样品核验/服务试体验报告等资料，综合评估供应商的质量、价格、服务、适配性等维度，采用评分制（满分100分，80分及以上为通过）。评审结果需形成《供应商准入评审纪要》，明确通过准入的供应商名单，经参会人员签字确认后报公司管理层备案。第十二条准入备案与名录建立对通过准入评审的供应商，由采购部填写《供应商准入备案表》，录入公司供应商管理台账，建立《合格供应商名录》，明确供应商分类、合作品类、准入时间、联系人等信息。《合格供应商名录》需定期更新（每季度核对一次），同步至修复业务部、财务管理部等相关部门，公司所有采购行为均需在合格供应商名录内开展。向准入供应商发放《合格供应商通知书》，明确合作的基本规则、质量要求、保密义务等，作为后续合作的基础依据。第四章供应商合作过程管理第十三条采购需求确认修复业务部根据古籍修复项目需求、日常耗材使用计划，填写《采购需求单》，明确采购品类、数量、质量标准、交货时间、使用场景等，经部门负责人审核后提交采购部。采购部结合《合格供应商名录》，根据采购品类匹配对应的供应商，核心类材料需至少选择2家合格供应商进行比价，常规类材料可根据价格、时效择优选择。采购部与供应商沟通采购需求，确认供货细节（如定制化材料的生产周期、特殊设备的安装调试时间），形成《采购意向确认单》，经双方确认后作为采购合同的前置依据。第十四条合同管理所有合作均需签订正式采购合同，合同内容需明确产品/服务的质量标准、数量、价格、交付方式、验收标准、质保期、违约责任、争议解决方式等核心条款，核心类供应商需增加保密条款、应急供货条款。合同由采购部拟定，经公司法务审核、管理层审批后，与供应商签订，合同签订后留存原件至公司档案管理部门，采购部留存复印件并录入合同管理台账。合同履行过程中，如需变更条款（如供货数量调整、交货时间顺延），需签订补充协议，补充协议的审批流程与主合同一致。第十五条供货/服务质量管控供应商需按照合同约定的质量标准供货/提供服务，质量管理部负责到货验收前的质量抽检，核心修复材料抽检比例不低于30%，常规材料抽检比例不低于10%。如发现到货产品质量不符合合同约定（如宣纸厚度偏差、糨糊成分不合规），需立即暂停入库，填写《质量异常通知单》告知供应商，要求其限期整改、换货或退货，同时记录供应商质量异常情况。对服务类供应商的服务质量，由使用部门按月评估，如物流配送的破损率、技术咨询的响应效率等，发现服务质量问题及时反馈采购部，由采购部与供应商沟通整改。第十六条交付与验收管理供应商需按照合同约定的时间、地点交付产品/服务，采购部负责核对交付数量、交付时间是否符合约定，填写《交付核对单》。质量管理部联合修复业务部进行验收，验收内容包括产品外观、规格、质量检测指标、配套凭证（如检测报告）等，服务类验收包括服务完成度、效果达标度等，填写《验收单》，明确验收结论（合格/不合格/整改后复验）。验收不合格的，需在3个工作日内书面通知供应商，明确不合格原因及整改要求，整改后仍不合格的，有权解除合同并追究供应商违约责任。第十七条账款结算管理结算需以验收合格为前提，采购部根据《验收单》、供应商开具的合法合规发票、合同约定的结算条款，填写《付款申请单》，经财务管理部审核、管理层审批后办理付款。核心类供应商可根据长期合作协议约定账期（一般不超过60天），常规类供应商原则上采用货到验收合格后30天内付款的方式，特殊类供应商可根据合作内容协商结算方式。财务管理部需核对发票的真实性、合规性，对不符合要求的发票（如虚开、项目不符），需要求供应商重新开具，否则暂停付款。第五章供应商绩效评估管理第十八条评估周期与主体核心类供应商每季度评估一次，常规类、特殊类供应商每半年评估一次；此外，每年开展一次年度综合评估，全面复盘供应商合作情况。评估主体为采购部、修复业务部、质量管理部，采购部负责组织评估工作，汇总评估意见；修复业务部侧重评估产品/服务的适配性、使用效果；质量管理部侧重评估质量稳定性、合规性。第十九条评估维度与标准质量维度（40分）：包括产品/服务合格率、质量异常发生率、整改及时率等，核心修复材料合格率需达到100%，常规材料合格率不低于98%。供应维度（25分）：包括供货/服务准时率、应急供应能力、缺货率等，准时率需不低于95%，核心类供应商缺货率需为0。服务维度（20分）：包括售后响应时效、问题解决效率、沟通配合度等，售后响应需在24小时内，问题解决时效不超过5个工作日。成本维度（15分）：包括价格合理性、调价透明度、优惠政策等，价格需不高于行业平均水平，调价需提前30天书面告知公司。第二十条评估结果分级与应用评估结果分为A级（90分及以上）、B级（70-89分）、C级（60-69分）、D级（60分以下）四个等级，填写《供应商绩效评估表》并由评估人员签字确认。A级供应商：列为核心战略合作供应商，可优先获得采购订单，协商更优惠的合作条款，如延长账期、增加采购份额。B级供应商：维持现有合作规模，针对评估中发现的轻微问题，要求其限期整改，整改完成后复查。C级供应商：暂停新增采购订单，下达《整改通知书》，要求在1个月内完成整改，整改后重新评估，评估仍为C级的列入观察名单，3个月内未达标则淘汰。D级供应商：直接淘汰出合格供应商名录，终止合作，且1年内不再纳入准入审核范围。第六章供应商退出与异动管理第二十一条退出情形绩效评估结果为D级，或C级整改后仍未达标；供应商出现违法违规经营行为，或被列入失信名单，影响合作合规性；供应商产品/服务质量出现重大问题，造成公司古籍修复项目损失或声誉损害；供应商单方面违约，如无故中断供货、擅自提价、泄露公司采购信息等；公司业务调整，不再需要该供应商的产品/服务；供应商主动提出终止合作，且按合同约定完成善后事宜。第二十二条退出流程采购部根据退出情形，填写《供应商退出申请表》，说明退出原因、合作善后要求（如剩余货款结算、未交付产品处理、保密义务延续等），报管理层审批。审批通过后，采购部向供应商出具《终止合作通知书》，明确终止合作的时间、善后事宜的处理要求，留存送达凭证。财务管理部核对与该供应商的账款往来，确保结算清晰；采购部更新合格供应商名录，封存该供应商的相关档案，档案保存期限不少于3年。第二十三条供应商信息异动管理供应商的经营资质、联系方式、产品价格、售后服务条款等信息发生异动时，需在3个工作日内书面告知公司采购部。采购部核实异动信息的真实性，更新供应商管理台账，如异动信息影响准入标准（如资质过期），需要求供应商限期补正，无法补正的按退出流程处理。采购部每半年核对一次供应商信息，确保台账信息与供应商实际情况一致，避免因信息滞后导致采购风险。第七章监督与问责第二十四条监督机制公司设立供应商管理监督岗（由质量管理部专人兼任），负责监督供应商准入、合作、评估、退出全流程的合规性，受理各部门对